Коллизии аудита

СМК нашей компании была разработана и введена в действие за шесть месяцев до сер­тификационного аудита. При сертификации эксперты фиксируют критическое несоответ­ствие, а именно: «Не проведен анализ СМК со стороны руководства». Однако во всех наших документах указано, что этот анализ проводится раз в год, в январе. Там же указано, что входные данные для анализа должны быть максимально объемы (собраны в течение всего года) в целях наиболее полного представ­ления фактов и сведений о тенденциях изменений показателей функционирования СМК на протяжении года. При этом в стандарте ISO 9001:2000 (да и в ISO 9001:2008 тоже) указано, что высшее руководство само определяет периодичность проведения анализа СМК. У нас на момент аудита до указанного срока (январь) оставалось еще четыре месяца, и по этой причине в полном объеме всей необходимой информации мы собрать, естественно, не могли, поэтому и не планировали проведение указанного анализа.

Просим объяснить, насколько обоснованны наши аргументы. Или в данном случае все-таки правы аудиторы?

В ходе сертификационного аудита СМК компании на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000 один из членов команды по аудиту заявил, что мы неправомерно исключили из области распространения СМК деятельность некоторых структурных подразделений и должностных лиц, а именно: бухгалтерии, планово-экономического отдела и юрисконсульта. Заметим, что при подготовке к сертификационному аудиту наша организация пользовалась услугами консультирующей организации, представители которой заявили, что такое исключение вполне обосновано, а затем, уже при проведении предсертификационного аудита, проводивший его аудитор тоже по этому поводу никаких замечаний не высказал. Кроме того, в нашем городе су­ществует ряд предприятий, где область распространения их СМК также не включает аналогичные подразделения, но эти СМК являются сертифицированными.

Разъясните, пожалуйста, насколько правы аудиторы?

Во время первого надзорного аудита нашей СМК, сертифицированной на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000, были оформлены следующие протоколы о несоответствиях по:

1. П. 4.1: «Наличие или отсутствие процессов, выполняемых по субподряду, не определено в рамках СМК».
   
2. П. 4.1: «На схеме взаимодействия процессов отсутствуют процессы управления ресурсами и мониторинга».
   
3. Пп. 4.2.3: «Обнаружена инструкция по соблюдению правил пожарной безопасности, статус которой не определен».
   
4. П. 5.3: «Политика в области качества не содержит обязательств соответствовать законодательным и другим требованиям».
   
5. Пп. 6.2.1: «Не представлены документированные подтверждения оценки и выбора поставщиков услуг по обучению».
   

В соответствующих разделах стандарта ISO 9001 мы не нашли прямых требований, подтверждающих правоту аудиторов.

Насколько обоснованы данные претензии?

Одна из компаний, являющихся нашим поставщиком, после сертификации своей СМК заключил с органом по сертификации договор о проведении трех инспекционных аудитов в течение трех лет действия сертификата. Первый из них был проведен через 6 месяцев после сертификационного аудита, как и предусмотрено договором. Второй аудит компания попросила провести раньше установленного срока, и он состоялся через 6 месяцев после первого. Таким образом, в течение первого года прошли два инспекционных аудита. Далее, ссылаясь на свои производственные планы, компания попросила орган по сертификации провести третий инспекционный аудит также досрочно, что и было сделано. В результате интервал времени между окончанием третьего аудита и окончанием срока действия сертификата составил 14 месяцев.

Не было ли в этом каких-то нарушений со стороны органа по сертификации?

Наш институт осуществляет проектные и изыскательские работы. При сертификации СМК в ходе анализе документации аудитором был документально зафиксирован целый ряд малозначительных несоответствий. Нам представляется, что многие из них были отнесены к таковым необоснованно. Так, при анализе Руководства по качеству несоответствием было признано следующее:

1. «Из раздела «Управление документацией» неправомерно исключено управление проектной документацией, в том числе архивное хранение проектной документацией неправомерно отнесено к разделу 7.5.5 «Сохранение соответствия продукции».

При этом в разделе 4.2.3 Руководства делаются ссылки на то, что управление проектной документацией описано в разделе 7.3, а требования к ее архивному хранению – в разделе 7.5.5.

2. «Неправомерно отнесены к ресурсам «многолетние связи с заказчиками и субподрядчиками».

3. «Неправомерно отнесены к интеллектуальной собственности института лицензии на различные виды деятельности и сертификат на СМК».

4. «В разделе 6.3 неправомерно отнесены к инфраструктуре «внедрение современных методов выполнения изыскательских и проектных работ», а также «влияние деятельности института как исполнителя изыскательских работ на окружающую среду».

5. «Неправомерно отнесен к разделу 7.5 авторский надзор проектировщика за реализацией проекта».

6. «Содержание раздела 7.5.2 «Валидация процессов изысканий и проектирования» полностью не соответствует требованиям раздела 7.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001».

7. «Содержание раздела 7.5.3 не соответствует требованиям раздела 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесена к этому разделу идентификация и прослеживаемость проектной продукции».

8. «Содержание раздела 7.5.4 не соответствует требованиям раздела 7.5.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесение к этому разделу исходных данных, представляемых заказчиком».

9. «Содержание раздела 7.5.5 не соответствует требованиям раздела 7.5.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесение к этому разделу подготовки, упаковки и отправки, а также архивного хранения проектной документации».

Кроме этого были зафиксированы также несоответствия, относящиеся к другим документам, в частности:

10. «Наименование СТП 4.2.4-01-2006 «Управление регистрацией данных о качестве (управление записями)» не соответствует п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001».

Хотелось бы узнать, что по этому поводу думают уважаемые эксперты.

Наш завод изготовляет алюминиевую фольгу и упаковочные материалы на ее основе. Продукция про­изводится в соответствии с государственными стандартами и техническими условиями (ТУ). При разработке СМК мы исключили из применения п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001, обосновав это в Руковод­стве по качеству следующим образом: «На предприятии не осуществляется деятельность по проек­тированию. Вся деятельность в этом направлении сводится лишь к планированию процессов соб­ственного производства с целью планирования выпуска продукции, удовлетворяющей запросам по­требителей. Поэтому в данном Руководстве не описывается порядок реализации требований п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001... Требованиями п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001 руководствуются только при доработке технологии производства отдельных видов продукции».

СМК была сертифицирована еще в 2005 г. Несоответствий по п. 7.3 за этот период выявлено не было. При проведении последнего аудита было зафиксировано несоответствие следующего содержания: «Не идентифицирован процесс проектирования (разработка дизайна рисунка, наносимого на фольгу). В Руководстве по качеству отсутствует указание (описание) процесса разработки дизайна рисунка, отсутствует описание взаимодействия с другими процессами системы».

У нас действительно ведется деятельность по доработке эскизов, предоставленных заказчиком, и разработке новых эскизов, но исключительно при изготовлении упаковочных материалов на основе алюминиевой фольги (эскиз не является самостоятельным объектом продаж). Весь процесс разра­ботки и доработки эскизов описан в стандарте предприятия.

Является ли данное несоответствие обоснованным?

СМК нашего института сертифицирована и распространяется на проектирование горнодобы­вающих предприятий (рудников, шахт, карьеров), зданий, комплексов сооружений промыш­ленного и гражданского назначения, осуществление функций генерального проектировщика и авторского надзора за строительством. В ходе первого наблюдательного аудита было за­фиксировано следующее несоответствие: «В разделе 1.2 Руководства по качеству ошибочно исключен пп. 7.5.1 стандарта ISO 9001:2000». Ранее, при подготовке к сертификации, мы действительно исключили из требований стандарта ISO 9001:2000 требования пп. 7.5.1, посчитав, что они не относятся к процессам проектирования. Аудиторы же, как видно, оценили это как несоответствие.

Поясните, кто из нас прав?

Наша организация является достаточно крупной, осуществляет транспортировку грузов по железной дороге и ремонт подвижного состава. СМК сертифицирована в 2005 г. При очередном инспекционном аудите было зафиксировано следующее несоответствие: «План ежегодного внутреннего аудита составлен не равномерно в течение года, а проводится в течение недели».

Вместе с тем, за прошедшее время мы подготовили достаточное количество внутренних аудиторов, позволяющее проводить «срез» и анализ всей нашей СМК практически одномоментно, что представляется нам более рациональным.

Действительно ли наш подход является несоответствием?

В ходе сертификационного аудита СМК нашей организации в административно-кадровом отделе было оформлено два протокола регистрации несоответствий:

1) отсутствие личной подписи сотрудника в листе ознакомления с должностной инструкцией;

2) невнесение данных о повышении квалификации сотрудников в их личные учетные карточки.

В первом случае аудиторы квалифицировали несоответствие как замечание, которое не требует доку­ментального подтверждения его устранения непосредственно данной команде аудиторов. Во втором — как несоответствие, устранение которого аудиторы потребовали доказать им документально. Кроме того, выполнение последнего требования должно быть реализовано нами в ближайшее время, поскольку это было названо необходимым условием выдачи сертификата.

Насколько обоснованно аудиторы отнесли эти несоответствия к разным уровням, и существует ли какая-либо официальная градация или классификация несоответствий по степени их серьезности и, соответственно, механизмам доказательства их устранения?

В полученном нами отчете по сертификационному аудиту написано: «Объектом аудита СМК является область аудита СМК».

Просим разъяснить, действительно ли эти понятия тождественны?