Интервью В.А. Качалова журналу «Методы менеджмента качества»

«Методы менеджмента качества», 2015, № 11

Во второй половине января 2016 г. РИА «Стандарты и качество» планирует организовать для заинтересованных лиц мастер-класс В.А. Качалова — одного из ведущих специалистов в области методики проведения аудитов систем менеджмента. В преддверии этого мероприятия Владимир Алексеевич ответил на вопросы нашего корреспондента.

Владимир Алексеевич, понятия «аудит» и «аудитор» появились давно. Есть ли особенности трактовки этих понятий применительно к деятельности по сертификации?

Действительно, само понятие «аудит» (от лат. audit — слушать) возникло более века назад, поскольку соответствующие — как говорят сейчас — заинтересованные стороны нуждались в независимом анализе достоверности бухгалтерской документации компаний-производителей и их управляющих. В конце XIX — начале ХХ в. интерес к подобной проверке стали проявлять уже и сами компании, чтобы с помощью независимых специалистов проводить анализ своей бухгалтерской и налоговой отчетности с целью выявления ошибок и искажений и предотвращения тем самым возможных санкций со стороны государства.

С середины XX в. аудиторы стали расширять сферу своих интересов. Их деятельность теперь включала не только независимое подтверждение правильности ведения бухгалтерской отчетности, но и анализ внедрения современных технологий управления предприятием, автоматизации учета, а также независимый анализ состояния дел в других областях, например в деятельности по охране окружающей среды (экологический аудит).

После принятия первых международных документов, относящихся к сертификации продукции, а затем и систем менеджмента, деятельность по проведению аудита стала охватывать и эти направления, в результате чего появились аудиторы по сертификации продукции и систем менеджмента (в нашей стране их принято в отличие от финансовых аудиторов называть экспертами или экспертами-аудиторами).

На международном уровне введено понятие аудита в менеджменте качества. Оно было зафиксировано в стандарте ISO 8402:1987, в соответствии с которым аудит — это систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также результативность внедрения мероприятий и их соответствие поставленным целям.

В этом определении содержится ключевой признак аудиторской деятельности: систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие определенной деятельности и результатов установленным критериям аудита. Так что концептуально аудит системы менеджмента ничем не отличается от содержания любого другого аудита. Именно это обстоятельство является основным и в самом последнем определении аудита, включенном в п. 3.13 стандарта ISO 9000:2015:

Аудит — систематически осуществляемый, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания в целях установления (определения) степени соответствия критериям аудита.

Означает ли ваш ответ, что аудит систем менеджмента может проводить тот, кто признан финансовым или экологическим аудитором?

Конечно же нет. И вызвано это не характером аудиторской деятельности — он-то как раз один и тот же, — а наличием существенных различий как самих аудитируемых объектов, так и критериев, применяемых в качестве основы для сравнения и оценки степени соответствия.

При проведении финансового аудита объектом анализа является финансовая отчетность, ее достоверность и соответствие установленным требованиям.

В случае аудита персонала оценивается степень соответствия сотрудников занимаемой должности, корпоративной культуре и ценностям компании.

Цель экологического аудита — проведение независимой оценки соблюдения требований действующих законов, стандартов и других нормативных документов в области экологической безопасности и охраны окружающей среды.

Если же говорить о внутреннем аудите систем менеджмента, то в Международной организации по стандартизации (ISO) под его целью (как это определено в документе Annex SL, Appendix 2 of the ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement, 2013) понимается получение информации о том, является ли система менеджмента:

а) соответствующей собственным требованиям организации к своей системе менеджмента и требованиям применимого международного стандарта;

б) результативно внедренной и функционирующей.

По этой причине лицу, пожелавшему стать аудитором систем менеджмента, нужно быть компетентным, как минимум:

• в отношении требований «применимого» к этой системе международного стандарта;
• в методах и технике проведения аудитов систем менеджмента.

Более подробно требования к аудиторам систем менеджмента изложены в стандарте ISO 19001:2011 «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента».

Думаю, трудно будет найти аргументы против того, что два названных направления компетентности аудитора систем менеджмента никак не пересекаются с требованиями к компетентности, скажем, финансового или экологического аудитора.

В настоящее время в мире сертифицировано более миллиона предприятий и организаций на соответствие их систем менеджмента стандарту ISO 9001, сотни тысяч — стандарту ISO 14001 и т. д. Для проведения аудитов этих систем менеджмента необходимо огромное количество аудиторов. Кто же их готовит?

К сожалению, насколько мне известно, из аккредитованных и аттестованных учебных заведений — никто. Во всяком случае, в нашей стране — точно. В России в перечне профессий отсутствует «аудитор систем менеджмента» и ни одного дипломированного профессионала — выпускника вуза или техникума с подобной квалификацией ни в одном из органов по сертификации вы не найдете. Не говоря уже о тех, кого в организации признали внутренним аудитором системы менеджмента, а ведь в каждой сертифицированной компании должен быть хотя бы один такой специалист.

Конечно, раз уж сертификация систем менеджмента как институт возникла и развивается более 25 лет, органы по сертификации совместно с другими заинтересованными сторонами уже решили проблему подготовки своих аудиторов. Они осуществляют ее на основе собственных курсов и центров подготовки аудиторов или используют для этого международно признанные структуры, в частности IRCA — Международный регистр сертифицированных аудиторов.

А вот что касается внутренних аудиторов, то их подготовкой занимается множество консалтинговых структур. И слово «множество» я употребил здесь не для красного словца.

Во-первых, их в нашей стране, действительно, сотни. А во-вторых, — и это очень важно подчеркнуть — многие из них, к сожалению, являются прямыми фальсификаторами, потому что «выписывают» документы о прохождении подготовки по теме «Внутренний аудит систем менеджмента» не просто заочно, а вообще без каких-либо обучающих занятий. Фактически они продают их по формуле «утром деньги — вечером документ внутреннего аудитора».

К большому сожалению, я вынужден это утверждать категорически, ибо в прошлом году провел исследование данного рынка, результаты которого были и опубликованы1 и обсуждены на заседании специального «круглого стола», состоявшегося в Торгово-промышленной палате России. Там приведены примеры того, что между оплатой и выдачей такими «обучающими организациями» свидетельств внутреннего аудитора проходят даже не сутки, а несколько часов. Так что здесь проблема действительно есть.

Существует ли при аудите систем менеджмента разница в исполнении «аудиторских обязанностей» аудитором органа по сертификации и внутренним аудитором самой организации? Кроме того, бывают ведь еще и аудиты, проводимые так называемой второй стороной.

Нет никакой принципиальной разницы, кем именно проводится аудит системы менеджмента:

• внутренними аудиторами, когда аудит организован и спланирован самой компанией или по ее поручению (его называют также аудитом, проводимым первой стороной),
• аудиторами заинтересованной стороны, например потребителя, или другими аудиторами по ее поручению (называется еще аудитом, проводимым второй стороной) или
• аудиторами независимого органа по сертификации (называется также аудитом, проводимым третьей стороной).

Во всех случаях объектом аудита является выбранная система менеджмента, а критериями — совокупность установленных для нее требований.

Конечно, у каждого вида аудита (например, внутреннего) по сравнению с другим (например, аудитом, проводимым третьей стороной) есть свои плюсы и свои минусы. Они в первую очередь связаны с уровнем компетентности аудиторов, их знанием и пониманием особенностей организации, временными рамками, а также с человеческим фактором. Ключевое условие здесь — фактическая степень независимости аудиторов.

Главное же различие этих трех видов аудитов между собой — в их целях и, соответственно, в социально-экономических последствиях для организации в зависимости от результата аудита. Так, при любых итогах внутренних аудитов последствия фактически не ощутимы другими участниками рынка. В случае отрицательных результатов аудита, проводимого второй стороной, возможно присвоение и официальное оглашения статуса ненадежного поставщика, а при аудите, проводимом третьей стороной, — изъятие сертификата, выданного ранее органом по сертификации.

Другое дело — и это принципиально важно подчеркнуть еще раз, — что сделанные командой аудита заключения во всех случаях должны быть объективными и обоснованными. Собственно, в этом и заключается главная задача подготовки любых аудиторов, в частности аудиторов систем менеджмента.

Вы сказали, что подготовка аудитора систем менеджмента должна охватывать как вопросы понимания и трактовки требований, применимых к системе, так и методы и технику проведения аудитов систем менеджмента. Каким из них вы будете уделять больше внимания на мастер-классе?

Сразу следует сказать, что методика проведения аудитов как таковая фактически универсальна, ибо в ее основе — вопросы осуществления репрезентативных выборок, психологии ведения бесед, техник постановки вопросов, наблюдения, обобщения собранной информации и формулировки заключений. Эти направления довольно подробно рассматриваются практически на всех семинарах по подготовке аудиторов систем менеджмента (за исключением, конечно, «липовых»). Есть также обширная литература по этим проблемам.

По этой причине я не считаю целесообразным выделять в своем тренинге время для разъяснения теоретических аспектов данных составляющих деятельности аудиторов и, тем более, включать их в состав практических занятий. Получить такие знания и пройти тренинг по ним можно в других местах.

Особый и единственный упор в моем мастер-классе будет сделан на второй стороне подготовки аудиторов систем менеджмента: на правильной трактовке свидетельств аудита, на выработке навыков для оценки соответствия объективных фактов требованиям модели системы менеджмента, выбранной в качестве критерия, на четкой и однозначной формулировке свидетельств аудита, несоответствий и рекомендаций.

В этих вопросах мне должен помочь не только мой личный опыт аудитора (более 300 аудитов систем менеджмента по стандартам ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001 и ISO 28000), но и аудиторский опыт моих коллег из ООО «Интерсертифика-ТЮФ», на основе которого я начиная с 2004 г. подготовил и выпустил уже четыре издания практикума по проведению аудитов систем менеджмента.

Следует ли понимать, что ваш мастер-класс будет целиком построен на практических примерах?

Да, я не предполагаю рассматривать вопросы методики планирования и проведения аудитов систем менеджмента. Акцент будет сделан на рассмотрении реальных, взятых из практики ситуаций, касающихся оценки соответствия требованиям почти всех разделов широко используемых стандартов на системы менеджмента.

Это будет прямой тренинг, построенный на решении слушателями целого ряда задач и разбора обоснованности сделанных ими выводов. Причем задач далеко не тривиальных, чаще всего имеющих свои «изюминки».

Но в этом-то и заключается интерес в работе аудиторов: объективно исследовать и оценить независимым и непредвзятым способом такой многогранный объект, как система менеджмента. Проведение внутреннего аудита — это чрезвычайно интересное исследование, но к нему надо быть готовым.

Данный мастер-класс призван помочь участникам получить необходимую практическую подготовку. При этом будут рассмотрены примеры-задачи из аудитов на соответствие трем наиболее распространенным стандартам: ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001.

Напрашивается вопрос: кому в первую очередь будет интересен такой материал?

В принципе, критический разбор аудиторских «полетов» должен быть интересен всем, кто так или иначе связан с разработкой, внедрением, поддержанием в рабочем состоянии и улучшением своей системы менеджмента, построенной на основе общепризнанных моделей, изложенных в международных стандартах. Однако исходя из практики освоения систем менеджмента наиболее интересным и важным мастер-класс будет для традиционных «генераторов» создания и последующих главных «методистов» таких систем в организациях — руководителей и сотрудников служб качества, уполномоченных от высшего руководства по системе менеджмента и, конечно же, внутренних аудиторов.

Об этом, кстати, говорит и неиссякающий поток писем-вопросов в рубрику «Коллизии аудита» вашего журнала.

И последний вопрос. В сентябре-октябре были опубликованы новые версии международных стандартов на системы менеджмента качества и экологического менеджмента — ISO 9001 и ISO 14001. Насколько ваш мастер-класс будет учитывать включенные в них новые требования к системам менеджмента?

Здесь будущим участниками следует знать и учитывать два обстоятельства.

Во-первых, понятно, что говорить хотя бы что-то о практике проведения аудитов соответствия требованиям новых редакций этих стандартов будет возможно лишь после того, как эта практика фактически состоится.

Предыдущий опыт перехода на новые версии стандартов показывает, что в массовом порядке организации начинают сертифицировать свои системы менеджмента на соответствие новым версиям международных стандартов не ранее шести–девяти месяцев после их издания. Поэтому очевидно, что основательной практики к январю 2016 г. не будет ни у одного органа по сертификации. Так что обобщать пока будет просто нечего.

Во-вторых, и это самое главное, — фактически все ключевые требования стандартов ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004 в их новых версиях сохранены и составляют подавляющую долю общего объема всех требований стандартов ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015. А это значит, что в отношении этих требований методическая основа для проведения аудита не изменилась и фактически будет такой же, как и сейчас. Кроме этого, для упражнений я буду подбирать такие задачи, которые подходили бы как для существующих, так и для новых версий стандартов на системы менеджмента качества и экологического менеджмента. Так что ценность предстоящего мастер-класса от выхода новых версий этих стандартов не уменьшится.

Уверен: тренинг будет не только интересным, но и очень полезным.

Спасибо, Владимир Алексеевич, за интервью. Желаем успешного проведения мастер-класса, об итогах которого мы планируем рассказать в нашем журнале.

Автор:  «Методы менеджмента качества», 2015, № 11