Вопрос эксперту. Журнал «Методы менеджмента качества», 2019, № 8

Версия для печати

О фиксации и сохранении документированной информации в соответствии с требованиями п. 8.6 ГОСТ Р ИСО 9001—2015

В п. 8.6 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 говорится о выпуске продукции и услуг всего два раза. Вначале однозначно говорится о выпуске продукции и услуг для потребителя. А затем требуется, чтобы организация регистрировала и сохраняла документированную информацию о выпуске продукции и услуг, которая должна включать:

a) свидетельства, демонстрирующие соответствие критериям приемки;

b) прослеживаемость в отношении должностного лица (лиц), санкционировавшего(их) выпуск продукции и услуг.

Из «связки» этих двух положений логически следует, что в требуемой документированной информации речь должна идти о регистрации результатов и обстоятельств окончательного (приемочного) контроля, на основании которого и принимается решение о выпуске продукции и услуг для потребителя. Это понятно и логично.

Вместе с тем из этого совсем не вытекает, что указанную документированную информацию необходимо регистрировать и сохранять не только по завершении создания продукции и услуги, но и по ходу этой деятельности. Или мы не правы?

Просим экспертов пояснить, обязаны ли мы с точки зрения требований ГОСТ Р ИСО 9001—2015 регистрировать и сохранять документированную информацию о свидетельствах соответствия и принявших соответствующие решения лицах и на промежуточных этапах создания продукции?

Будем благодарны за разъяснения.

Прямой ответ на заданный вопрос такой: строго говоря — нет, не обязаны, ибо ПРЯМОГО требования на этот счет данный стандарт не содержит.

Вместе с тем, ЕСЛИ организация установила, что какие-то характеристики создаваемой продукции или оказываемой услуги должны официально верифицироваться ПО ХОДУ работ и свидетельства соответствия должны быть ЗАФИКСИРОВАНЫ, она должна после каждой такой верификации фиксировать и сохранять1 ТАКУЮ ЖЕ документированную информацию, как ТА, которую она должна фиксировать и сохранять ПО ЗАВЕРШЕНИИ всех работ, т. е. о которой говорится в процитированном требовании.

В качестве оснований для такого утверждения автор предлагает рассмотреть следующие два обстоятельства.

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО ПЕРВОЕ

Оно касается языковых аспектов перевода оригинального текста ISO 9001:2015 [2] на русский язык. И в первую очередь термина release из оригинальной фразы в п. 8.6, которая была процитирована в письме в варианте перевода ГОСТ Р ИСО 9001—2015 [3]: The organization shall retain documented information on the RELEASE 2 of products and services. Напомним, что этот термин переведен там как выпуск.

Так вот. В толковом словаре С.И. Ожегова [4] дается следующее определение слову «выпуск»: ИЗГОТОВИВ, подготовив, создав, ПУСТИТЬ В ОБРАЩЕНИЕ. Из этого становится понятным, почему русскоговорящие пользователи ГОСТ Р ИСО 9001—2015, скорее всего (и практически «на автомате»), будут воспринимать смысл оборота выпуск продукции и услуг как запуск в обращение уже ИЗГОТОВЛЕННОЙ продукции, как передачу кому-то ЗАВЕРШЕННОЙ услуги.

Не полуфабриката, не промежуточной, а именно продукции и услуги, готовых к ЗАПУСКУ В ОБРАЩЕНИЕ, т. е. КОНЕЧНОЙ продукции и услуги.

Более того. Именно к ТАКОМУ пониманию термина выпуск невольно подводит предыдущая фраза в ГОСТ Р ИСО 9001—2015, говорящая о выпуске продукции и услуг для потребителя. На эту логическую связку и обратили внимание авторы обращения.

Вместе с тем выпуск — далеко не единственный и даже далеко не самый часто встречающийся вариант перевода release на русский язык. Среди других вариантов — высвобождение, высвобождать, освобождение, освобождать, давать разрешение, пропуск, отпускание, отпускать, деблокировать [5], а также разрешение [6]. И хотя концептуально все они — одновекторные с выпуском понятия, в них НЕ ПРОСМАТРИВАЕТСЯ та прямая ассоциация с КОНЕЧНЫМ результатом, которая возникает при чтении слова выпуск. Но ЭТИ варианты перевода в ГОСТ Р ИСО 9001—2015, к сожалению, по понятным причинам остались «за кадром». Это — первое.

Второе (и самое главное). Следует обратить внимание, что выпуск (release) — термин, который для правильного использования ОПРЕДЕЛЕН в ISO 9000:2015 [7, п. 3.12.7] и, соответственно, в ГОСТ Р ИСО 9000—2015 [8, п. 3.12.7]. Там установлено, что это — разрешение на ПЕРЕХОД к следующей стадии процесса или к следующему процессу (в оригинале — permission to PROCEED to the next stage of a process or the next process). При этом оборот to proceed в словаре [5], кроме как перейти, переведен и как приступить, продолжить. И тогда определение release в п. 3.12.7 [7] можно перевести еще и так: разрешение ПРИСТУПИТЬ к следующей стадии процесса или к следующему процессу.

Таким образом, если ПРАВИЛЬНО пользоваться понятием выпуск, то в анализируемом требовании мы УВИДИМ, что речь идет НЕ ТОЛЬКО о КОНЕЧНОЙ продукции или услуге.

Заключение 1. При интерпретации положений п. 8.6 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 следует руководствоваться не языковыми ассоциациями, связанными с русским словом выпуск, а всей совокупностью вариантов перевода оригинального понятия release, а также определением этого термина в ГОСТ Р ИСО 9000—2015, из которого следует, что выпуск применим КО ВСЕМ стадиям создания продукции и оказания услуги, а не только к заключительной стадии, на которой происходит передача потребителю готовой продукции или законченной услуги.

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО ВТОРОЕ

Оно связано с рассмотрением аргументов в пользу высказанного в самом начале ответа автора утверждения ПО СУЩЕСТВУ.

Во-первых, отметим, что в п. 8.6 ISO 9001:2015 требуется, чтобы на СООТВЕТСТВУЮЩИХ стадиях организация осуществляла запланированные мероприятия по верификации того, что требования к продукции и услуге были выполнены. При этом понятно, что в общем случае требования к продукции могут касаться и таких характеристик, которые изготавливаемая продукция (услуга) приобретает В СЕРЕДИНЕ процесса своего создания (предоставления) и которые затем будет затруднительно или даже невозможно верифицировать в окончательно изготовленной продукции (оказанной услуге). И тогда очевидно, что при наличии у продукции (услуги) подобных характеристик их соответствие требованиям будет необходимо верифицировать СРАЗУ после их появления в продукции (услуге) — ДО передачи их на следующую стадию изготовления.

На этот счет недвусмысленно заявлено и в ISO/TS 9002:2016 [9, п. 8.6], и в брошюре [10, п. 8.6]: Назначение этого раздела (речь о разделе 8.6 [2]. — Прим. автора) заключается в том, чтобы ДО того, как продукция и услуги будут поставлены потребителю, была обеспечена уверенность в том, что они соответствуют ВСЕМ применимым к ним требованиям.

Более того. ТОЛЬКО в тех случаях, когда результаты верификации положительны или (когда они отрицательны) на это есть разрешение (санкция) соответствующих уполномоченных лиц и, где это возможно и целесообразно, потребителя, продукция или услуга могут быть переданы на следующую стадию их создания (выполнения). А это, по определению в п. 3.12.7 [7, 8], и есть выпуск.

Во-вторых, в п. 8.1 ISO 9001:2015 от организации требуется управлять процессами создания продукции (оказания услуги). А это включает установление (определение), а также фиксацию и сохранение документированной информации в объеме, необходимом для демонстрации соответствия продукции и услуг требованиям к ним [2, п. 8.1.е.2].

И тогда с учетом первого наблюдения становится понятным, что:

  • ЕСЛИ организации будет необходимо продемонстрировать соответствие продукции и услуг требованиям к ним (вне зависимости от набора причин для этого), и/или

  • ЕСЛИ верификацию соответствия каким-то требованиям будет невозможно или нецелесообразно провести на готовой продукции или уже предоставленной услуге, она должна будет установить, фиксировать и сохранять соответствующую документированную информацию по итогам НЕ ТОЛЬКО последней, но и соответствующих ПРОМЕЖУТОЧНЫХ стадий создания продукции и предоставления услуги.

Заключение 2. ЕСЛИ организация посчитает для себя необходимым, она установит, а затем будет фиксировать и сохранять документированную информацию, включающую свидетельства, демонстрирующие соответствие критериям приемки, и обеспечивающую прослеживаемость в отношении должностного лица (лиц), санкционировавшего (их) выпуск продукции и услуг (как этого требует ГОСТ Р ИСО 9001—2015), по отношению КО ВСЕМ соответствующим стадиям их создания.

ОБЩИЙ ИТОГ

Первое. Ощущение того, что оборот выпуск продукции и услуг относится ТОЛЬКО к конечной продукции или услуге, при чтении ГОСТ Р ИСО 9001—2015 действительно возникает, ибо оно вызвано наиболее распространенным и ТРАДИЦИОННЫМ смысловым содержанием в русском языке понятия выпуск, использованного в качестве перевода английского оригинала release.

Вместе с тем при трактовке положений ГОСТ Р ИСО 9001—2015, включающих слово выпуск, пользователям стандарта необходимо учитывать наличие ОФИЦИАЛЬНОГО определения этого термина в ГОСТ Р ИСО 9000—2015, которое ОДНОЗНАЧНО указывает на то, что понятие выпуск применимо абсолютно ко всем этапам создания продукции и предоставления услуги, ибо отражает наличие разрешения перейти или приступить к следующей стадии действий с этой продукцией или услугой.

Второе. Требования п. 8.1 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 заставляют организацию ОПРЕДЕЛИТЬ требования к продукции и услуге и критерии для их приемки (одобрения), а п. 8.6 — ОСУЩЕСТВИТЬ все действия по верификации соответствия создаваемой продукции или оказываемой услуги этим требованиям и критериям.

Что касается конечной продукции, то необходимость ее верификации очевидна.

Вместе с тем у организации может возникнуть НЕОБХОДИМОСТЬ:

а) ВЕРИФИЦИРОВАТЬ соответствие некоторых характеристик установленным требованиям и критериям приемки еще ДО того, как создание продукции будет завершено или услуга будет оказана;

б) ИМЕТЬ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА соответствия, основанные на результатах этой верификации, чтобы иметь основания передать продукцию или услугу на следующую операцию, т. е. осуществить их выпуск.

И ТОГДА организации ПРИДЕТСЯ фиксировать и сохранять документированную информацию о выпуске продукции и предоставлении услуги на всех ТАКИХ этапах их создания, притом в объеме, установленном в последнем абзаце п. 8.6 ГОСТ Р ИСО 9001—2015.

Это еще один, теперь уже аргументированный вариант того ответа автора на заданный вопрос, который был приведен в самом начале этих комментариев.

НЕОБХОДИМОЕ ДОПОЛНЕНИЕ

В заключение автор хотел бы обратить внимание на одну интересную особенность, которую он обнаружил при анализе причин описанной в письме проблемы.

Представляется, что невольным источником одной из таких причин стала сама Международная организация по стандартизации. К такому выводу автор пришел, сравнивая содержание требований п. 8.2.4 ISO 9001:2000 [11], п. 8.2.4 ISO 9001:2008 [12] и п. 8.6 ISO 9001:2015, относящихся к ОДНОМУ И ТОМУ же вопросу (таблица).

Таблица

Взаимосвязь положений трех редакций ISO 9001 Взаимосвязь положений трех редакций ISO 9001

Нетрудно заметить, что требования всех трех стандартов состоят из совокупности фактически одних и тех же положений. Вместе с тем если рассмотреть ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ этих положений в ISO 9001:2000 и ISO 9001:2008 и сопоставить их с последовательностью положений в ISO 9001:2015, то видно, что в последнем стандарте она СУЩЕСТВЕННО изменилась, РАЗОРВАВ при этом ту логическую цепочку, которая имела место в первых двух стандартах и фактически ИСКЛЮЧАЛА появление описанной в письме проблемы. Если бы в ISO 9001:2015, НЕ МЕНЯЯ содержания, сохранили преемственность по отношению к предыдущим редакциям (как это представлено в третьей колонке таблицы), то, автор уверен, описанной в письме проблемы не возникло бы.

 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. https://slovarozhegova.ru/word.php?wordid=33841. (Дата обращения: 02.04.2019).

2. ISO 9001:2015(Е). Quality management systems. Requirements (Системы менеджмента качества. Требования).

3. ГОСТ Р ИСО 9001—2015. Системы менеджмента качества. Требования.

4. https://slovarozhegova.ru/word.php?wordid=4598. (Дата обращения: 01.04.2019).

5. ABBYY Lingvо 12.

6. Палей С.М., Адлер Ю.П., Загребельный В.Н. Англо-русский словарь по менеджменту качества и оценке соответствия. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.

7. ISO 9000:2015(Е). Quality management systems. Fundamentals and vocabulary (Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь).

8. ГОСТ Р ИСО 9000—2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

9. ISO/TS 9002:2016(Е). Quality management systems. Guidelines for the application of ISO 9001:2015 (Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ISO 9001:2015).

10. ISO handbook: «ISO 9001:2015 for Small Enterprises. What to do? Advice from ISO/TC 176» (брошюра ИСО «ISO 9001:2015 для малых предприятий. Что надо делать? Советы технического комитета ИСО/TК 176»).

11. ISO 9001:2000(Е). Quality management systems. Requirements (Системы менеджмента качества. Требования).

12. ISO 9001:2008(Е). Quality management systems. Requirements (Системы менеджмента качества. Требования).

 ----------------------

1 Здесь автор хотел бы обратить внимание на то, что он использует оборот «ФИКСИРОВАТЬ и сохранять», а не «РЕГИСТРИРОВАТЬ и сохранять», ибо смысл понятия «регистрировать» (а именно записывать, отмечать С ЦЕЛЬЮ учета, систематизации, придания законной силы — см., например, [1]) идет вразрез с тем смыслом, который применим к документированной информации, имеющей характер ЗАПИСЕЙ. Информацию, установленную формой записи, в первую очередь (скажем точнее: ОБЯЗАТЕЛЬНО) нужно ФИКСИРОВАТЬ, что в том же [1] определено как отмечать, ЗАМЕЧАТЬ на бумаге или в сознании (записывать, зарисовывать, запоминать), и лишь затем — РЕГИСТРИРОВАТЬ. И то, ЕСЛИ это нужно для обеспечения прослеживаемости или в других целях. Никакой зарегистрированный учетный признак записи НЕ ЯВЛЯЕТСЯ эквивалентом и НЕ МОЖЕТ заменить зафиксированное в ней СОДЕРЖАНИЕ. Что говорит о некорректности перевода. С учетом этого в дальнейшем, кроме конкретных цитат из наших официальных национальных эквивалентов международных стандартов, автор будет цитировать оригинальные тексты этих стандартов в своем переводе.

2 Выделение отдельных положений в оригинальных текстах прописными буквами сделано автором.


Автор:  Качалов В.А.

Возврат к списку