Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2015, № 9
Версия для печати|
В ходе инспекционного аудита нашей СМК аудиторы зафиксировали следующее незначительное несоответствие по п. 4.2.1.d ISO 9001:2008: «Не всегда документация СМК включает документы, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования процессов, их осуществления и управления ими. Так, согласно п . 8.2.3 Руководства по качеству, «Конкретные показатели результативности процессов СМК, их нормы и периодичность оценки установлены в разделе «Критерии результативности» таблицы менеджмента процессов». Однако эта информация касается не всех процессов СМК . В частности, критерии результативности не установлены для следующих процессов: «Закупки», «Промышленное производство», «Хранение и транспортирование», «Гарантийное обслуживание». Мы с этим не согласны, поскольку считаем, что требования п. 8.2.3 Руководства по качеству у нас соблюдаются в полной мере. Так, все документы, идентифицируемые в соответствии с процедурой «Управление документами и записями» как процедуры процессов, содержат раздел «Критерии результативности». Процессы, указанные в данном несоответствии, регламентированы в нашей организации другими документами:
Согласно тому же п. 8.2.3 Руководства по качеству, «руководители подразделений осуществляют мониторинг и измерение процессов в соответствии с установленными в процедурах требованиями и принятой практикой работы». Таким образом, мониторинг и измерение процессов проводятся в соответствии с требованиями процедуры «Анализ со стороны руководства», п. 4.2 которой включает данные по всем вышеуказанным процессам. Свидетельства осуществления мониторинга и измерения всех процессов были предоставлены во время аудита в виде «Сводного отчета к анализу СМК со стороны руководства». В дополнение хотелось бы отметить, что, согласно стандарту ISO 9001:2008:
Наша позиция была доведена до сведения аудиторов, но во внимание ими принята не была. Просим ваших экспертов высказать свое мнение относительно обоснованности данного несоответствия. |
В данном случае автор на стороне аудиторов. И на то есть две причины.
Причина первая. Формальная.
Вся аргументация представителей организации сводится к попыткам доказать соблюдение в СМК требований п. 8.2.3 стандарта ISO 9001:2008 «Мониторинг и измерение процессов». Однако в представленном несоответствии ОТСУТСТВУЕТ хоть какой-то намек на то, что претензия аудиторов была связана с невыполнением требований именно этого пункта.
Суть сформулированного несоответствия (степень его обоснованности обсуждается далее), действительно, относится к п. 4.2.1.d, и ни к чему ИНОМУ. Это прямо следует из содержания требования данного пункта:
Документация СМК должна включать… документы ... определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования и осуществления ее процессов, а также управления ими.
Если организация ОПРЕДЕЛИЛА, что ей для этого нужны какие-то документы, а их в организации НЕТ (неважно, по какой причине), то это прямое невыполнение данного требования. И к выполнению или невыполнению требований п. 8.2.3 данный факт не имеет никакого отношения.
Причина вторая. Содержательная.
Суть претензий аудиторов заключалась в том, что в организации в отношении некоторых процессов СМК ОТСУТСТВОВАЛ документ, содержащий конкретные показатели результативности процессов СМК, их нормы и периодичность оценки, который УСТАНОВЛЕН в Руководстве по качеству. ДАННЫЙ факт в письме ничем НЕ ОПРОВЕРГАЕТСЯ. Это означает, что несоответствие зафиксировано и отнесено к п. 4.2.1.d совершенно обоснованно.
Особо следует разъяснить неубедительность единственного аргумента авторов письма, связанного с тем, что все документы, идентифицируемые в соответствии с процедурой «Управление документами и записями» как процедуры процессов, содержат раздел «Критерии результативности».
Во-первых, даже если все это действительно так, авторы в отношении УКАЗАННЫХ процессов в письме не привели НИ ОДНОГО документа, имеющего статус их процедур. У ВСЕХ перечисленных в письме документов, регламентирующих процессы СМК, совсем ИНОЙ статус, а именно: положение, регламент, технологическая документация, процедуры осуществления определенных внутренних действий, инструкции. Однако это НЕ процедуры процессов, поэтому совсем НЕ ОЧЕВИДНО, что в них обязательно содержатся обсуждаемые критерии результативности.
Более того, из письма следует, что никаких ИНЫХ документов, которые также могли регламентировать эти процессы, в организации просто НЕТ.
Во-вторых, даже если бы среди приведенных в письме документов действительно БЫЛИ процедуры обсуждаемых процессов и они СОДЕРЖАЛИ бы критерии их результативности, это никак НЕ МОЖЕТ опровергнуть факта, что в СМК ОТСУТСТВУЕТ документ, УСТАНОВЛЕННЫЙ организацией именно для такого случая и описанный в Руководстве по качеству. Следовательно, прямое требование п. 4.2.1.d все равно не выполняется.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном случае организация неправа: несоответствие зафиксировано и отнесено к п. 4.2.1.d обоснованно, поскольку документация СМК этой организации, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО, не всегда включает документы, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования процессов, их осуществления и управления ими.
Для устранения несоответствия организации следует либо разработать и включить критерии результативности указанных процессов в документ, на который сделана ссылка в Руководстве по качеству, либо внести изменение в Руководство по качеству и сделать ссылки на те документы, которые фактически содержат данные критерии.
Автор: Качалов В.А.