Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2014, № 8

Наша компания имеет сертифици­рованную СМК. При планировании программы внутренних аудитов на 2014 г. высшее руководство поставило единственную цель: «Проверить соответствие СМК всем требованиям внутренних до­кументированных процедур». Поскольку наши внутренние про­цедуры содержат описание поряд­ка реализации всех требований стандарта ISO 9001, мы считали, что эта цель полностью соот­ветствует требованиям п. 8.2.2 стандарта ISO 9001. Однако ауди­торы сертификационного органа при проведении надзорного ауди­та усмотрели в данной ситуации несоответствие, зафиксировав это следующим образом: «Цели программы внутренних аудитов на 2014 г. не включают задачу про­верить соответствие требованиям стандарта ISO 9001». Просим ваших экспертов отве­тить, насколько аудиторы правы.

Аудиторы в данной ситуации не правы, по­скольку несоответствие они зафиксировали необоснованно.

При этом они не правы НЕЗАВИСИМО от того, содержат ли процедуры компании «описание порядка реализации всех требований стандарта ISO 9001», что позволяло бы, в принципе, в ходе внутреннего аудита СМК решать «зада­чу проверить соответствие требованиям стандарта ISO9001». Несоответствие является необосно­ванным совсем ПО ДРУГОЙ причине. Давайте это поясним.

Положения стандарта ISO 9001¹ [1, п. 8.2.2] действительно ТРЕБУЮТ от организации ПРОВЕДЕНИЯ внутренних аудитов СМК через запланированные интервалы времени, чтобы уста­навливать, среди прочего, соответствует ли она требованиям данного международного стандарта.

Задачей аудиторов третьей стороны во время сертификации и при последующем надзоре за сертифицированной СМК должен быть анализ того, ВЫПОЛНЯЕТСЯ ли ДАННОЕ требование. Это означает, что аудиторы органа по сертифи­кации в ходе каждого аудита должны выяснить:

• ВКЛЮЧАЛИ ли действия, осуществляемые в ходе внутренних аудитов СМК в период между предыдущим и проводимым сейчас аудитом со стороны сертифицирующего ор­гана, анализ соответствия СМК требовани­ям стандарта ISO 9001, и (если включали)
• были ли охвачены таким анализом ВСЕ применимые к СМК требования этого стандарта?

Когда ответы на эти два вопроса положитель­ные, аудиторы должны зафиксировать это как СВИДЕТЕЛЬСТВО ВЫПОЛНЕНИЯ рассматри­ваемого требования. Если же выявлено, что со­блюдение требований каких-то пунктов стандар­та ISO 9001 в ходе внутреннего аудита не было проанализировано, надо зафиксировать это как НЕСООТВЕТСТВИЕ².

Вместе с тем совершенно очевидно, что по­лучение аудиторами третьей стороны информа­ции по этим вопросам и их оценка никак НЕ СВЯЗАНЫ с результатами анализа того, было ли когда-то кем-то в этой организации поставлено что-то в качестве ЦЕЛЕЙ внутренних аудитов, и если да, то ЧТО именно.

Еще раз подчеркнем: ЧТО бы ни было по­ставлено в качестве целей внутреннего аудита, это НЕ ИМЕЕТ НИКАКОГО ЗНАЧЕНИЯ для оценки со стороны органа по сертификации степени соответствия требованиям п. 8.2.2 стан­дарта ISO 9001:

• ни в том случае, когда внутренний аудит БЫЛ полноценным, т. е. в ходе его проведения в совокупности было проанализировано соответствие СМК всем требованиям стандарта ISO 9001 (тогда оценка будет положительной);
• ни в случае, когда такой аудит НЕ БЫЛ полноценным и какие-то из требований стандарта ISO 9001 остались вне зоны инте­ресов внутренних аудиторов (тогда оценка будет отрицательной).

По этой причине само по себе наблюде­ние аудиторов, что цели программы внутренних аудитов на 2014 г. не включают задачу проверить соответствие требованиям стандарта ISO 9001, не является доказательством ни вы­полнения, ни невыполнения обсуждаемого тре­бования п. 8.2.2.

Более того, если даже признать это НАБЛЮДЕНИЕ объективным и соответствую­щим действительности, оно от этого не стано­вится СВИДЕТЕЛЬСТВОМ аудита.

Чтобы какой-то факт был признан свидетель­ством аудита (в том смысле, как это определено в стандарте ISO 9000 [3, п. 3.9.4] или в стандар­те ISO 19011 [4, п. 3.3]), он должен содержать информацию, которая ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ К КРИТЕРИЯМ аудита.

В нашем случае такие критерии — требова­ния п. 8.2.2 стандарта ISO 9001. Однако в этом пункте НЕТ требований ни о необходимости УСТАНОВЛЕНИЯ целей программы внутренних аудитов, ни о СОДЕРЖАНИИ таких целей. А раз НЕТ требований, то:

1) приведенное наблюдение НЕ ЯВЛЯЕТСЯ свидетельством аудита, и, следовательно, его нельзя использовать в качестве основы для фиксирования несоответствия;

2) их НЕЛЬЗЯ НАРУШИТЬ, следовательно, по отношению к ним изначально НЕ МОЖЕТ быть несоответствия.

В завершение отметим, что обстоятельства, которые надо иметь в виду при оформлении не­соответствий, достаточно подробно рассмотрены в Руководстве «Документирование несоответствия» Группы по практике проведения аудита на соответствие требованиям стандарта ISO 9001[5]. Там, в частности, четко указано: «Помните, что несоответствие — это невыполнение требования, поэтому если аудитор не может идентифицировать требование, то он не может признать нали­чие несоответствия».

Аудиторы органа по сертификации это обсто­ятельство, как видно, просто проигнорировали.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Приведенное несоответствие является не­обоснованным, поскольку в стандарте ISO 9001 отсутствует требование, несоответствие кото­рому зафиксировали аудиторы органа по сертификации.

НЕОБХОДИМОЕ ПОСЛЕСЛОВИЕ

За рамками изложенных комментариев остал­ся вопрос: насколько внутренний аудит, цель которого — анализ соблюдения требований ВСЕХ внутренних процедур СМК, В ПРИНЦИПЕ гарантирует охват ВСЕХ требований стандарта ISO 9001, в чем были уверены в организации?

Мнение автора: не только ГАРАНТИРУЕТ, но и ПО-ДРУГОМУ этот охват обеспечить НЕЛЬЗЯ! И вот почему.

Требования стандарта ISO 9001 САМИ ПО СЕБЕ (т. е. напрямую) НЕ РАБОТАЮТ. Хотя, казалось бы, во многих случаях они являются ПРЯМЫМИ, например:

а) в организации должно быть Руководство по качеству (п. 4.2.2);

б) высшее руководство должно назначить своего представителя по СМК (п. 5.5.2);

в) организация должна постоянно повышать результативность СМК (п. 4.1);

г) высшее руководство должно обеспечить выявление требований потребителя (п. 5.2).

Однако чтобы реализовать эти требования, без дополнительных разъясняющих и упорядочивающих указаний НЕ ОБОЙТИСЬ, ибо:

а) для Руководства по качеству надо прописать структуру, форму изложения, порядок его использования;

б) для представителя высшего руководства по СМК надо определить, каким образом он будет назначаться, где будут зафиксированы его права, обязанности и ответственность, и в чем они будут заключаться;

в) для того чтобы результативность СМК постоянно повышалась, надо установить, в чем это должно выражаться, кто будет за это отвечать, как это планировать и контролировать;

г) для выявления требований потребителей надо знать, кто это будет делать, с помощью чего, в каком виде будут представляться результаты, кто их будет анализировать и кто, наконец, будет иметь право на принятие соответствующих решений об удовлетворении требований потребителей.

Все эти необходимые подробности фикси­руются в соответствующих внутренних ПРОЦЕДУРАХ. Соблюдение заложенных в них правил является НЕОБХОДИМЫМ и ДОСТАТОЧНЫМ условием для достижения соответствия требова­ниям стандарта ISO 9001.

Поэтому проверка выполнения требова­ний ВСЕХ внутренних процедур, относящихся к СМК, ОЗНАЧАЕТ и одновременное проведение внутренней проверки ВСЕХ требований стандарта ISO 9001. По-другому эту проверку осуществить внутри организации просто-напросто не получится. Более подробно об этом рассказано в [2].

Другое дело, что некоторые из этих процедур могут быть НЕДОКУМЕНТИРОВАННЫМИ, что, кстати, стандартом ISO 9001 не запрещает­ся. Однако если в данной организации внутренние документированные процедуры действительно со­держат описание порядка реализации всех требо­ваний стандарта ISO9001, то проверка соблюде­ния содержащихся в этих процедурах положений ОДНОВРЕМЕННО будет означать и проверку соблюдения всех требований стандарта ISO 9001. Хотя это и не было объявлено в организации ОФИЦИАЛЬНО.

Содержание несоответствия, зафиксирован­ного аудиторами органа по сертификации, одно­значно указывает на то, что аудиторы действова­ли, отодвинув далеко в сторону ВНУТРЕННЮЮ СУТЬ внутренних (да простит меня читатель за тавтологию) аудитов СМК. В противном случае они никогда не построили бы свои заключения только на ВНЕШНЕМ атрибуте внутренних аудитов, выраженном в виде поставленной пе­ред этими аудитами цели. Ведь, хотя приведен­ный в письме ТЕКСТ, излагающий эту цель, действительно не содержал в себе ПРЯМОЙ задачи проведения оценки соответствия требо­ваниям стандарта ISO 9001, фактический меха­низм реализации этой ОФИЦИАЛЬНО постав­ленной цели обеспечивал проведение оценки соответствия требованиям стандарта ISO 9001 АВТОМАТИЧЕСКИ. У компетентного аудитора это не вызвало бы никаких сомнений.

Изложенный же в письме факт говорит о том, что аудиторы органа по сертификации этой связи, к сожалению, не увидели, что указывает на низкий уровень их методической подготовки и в этом вопросе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO 9001:2008. Quality management systems. Requirements (Системы менеджмента качества. Требования).

2. Качалов В.А. О предназначении внутренних аудитов системы менеджмента качества // Методы менедж­мента качества. – 2013. – № 1, 2.

3. ISO 9000:2005. Quality management systems. Fundamentals and vocabulary (Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь).

4. ISO 19011:2011. Guidelines for auditing management systems (Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента).

5. ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on: Documenting a Nonconformity, 5 June, 2009 (Группа по практике проведения аудита на соответствие тре­бованиям ISO 9001. Руководство от 5 июня 2009 г. «Документирование несоответствия»).

______________

¹ Здесь и далее ссылки на международные стандарты даны в переводе автора.

2 Мы не касаемся сейчас вопроса о том, ЧТО именно нарушено в данном случае, поскольку это – отдельная тема. Но она ранее была очень подробно рассмотрена автором в статье о внутренних аудитах [2].

Автор:  Качалов В.А.