Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, № 6

Мы готовимся к сертификации системы менеджмента на соответствие требованиям трех стандартов - ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007. Недавно у нас прошла плановая комплексная проверка со стороны надзорных органов, по итогам которой нашему предприятию было выписано предписание на устранение выявленных несоответствий. Вместе с тем, характер некоторых из этих несоответствий таков, что на их устранение потребуется несколько месяцев. Нас интересует: если к моменту аудита не будут устранены несоответствия, зафиксированные в этом предписании, будет ли это оценено аудиторами как серьезное несоответствие, препятствующее выдаче сертификата? И может ли быть получен сертификат, если к моменту принятия решения об этом работа по устранению несоответствий все еще не будет завершена?

С одной стороны, недопустимо сертифицировать организацию, деятельность которой в заявленной для сертификации области деятельности (неважно, какая система менеджмента при этом сертифицируется — качества, экологии или охраны труда) не соответствует действующему законодательству. Об этом, хоть и не напрямую, но достаточно внятно заявлено в стандарте ISO/IEC 17021:2006 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента», где от аудиторов во время проведения второй стадии сертификационного аудита требуется проверить деятельность сертифицируемой компании с точки зрения соответствия правовым требованиям (п. 9.2.3.2в).

С другой стороны, нельзя не признать: несоответствие несоответствию рознь. Всем понятно, что несоответствия (требованиям спецификации, технологическим требованиям, требованиям к компетентности персонала, требованиям самого стандарта на систему менеджмента и т. д.) могут быть выявлены в любой момент деятельности организации. Их могут зафиксировать как должностные лица самой организации, так и лица, представляющие «вторую» или «третью» сторону — потребителей, сертифицирующие органы, общественность, органы власти и управления различных уровней, средства массовой информации и т. д.

Правилами сертификации установлено: если в ходе аудита команде по аудиту становятся известными факты наличия несоответствий и/или аудиторы сами выявляют такие факты, команде по аудиту необходимо оценить, насколько каждое из них влияет на способность сертифицируемой системы:

• соответствовать своему предназначению (реализовывать заявленную политику, достигать поставленных целей, поддерживать доверие потребителей и других заинтересованных сторон и т. д.);
• обеспечивать работоспособность системы и ее соответствие требованиям выбранной для сертификации модели, представленной в соответствующих международных, отраслевых или других стандартах.

Обычно, в зависимости от степени этого влияния, несоответствие считают некритическим или, наоборот, критическим.

Несоответствие признается некритическим (незначительным, несущественным), если оно в целом не оказывает какого-то серьезного негативного влияния на указанную способность системы. Его наличие на момент аудита не препятствует выдаче сертификата или продлению его действия при условии, что организация представит план устранения этого несоответствия (план осуществления коррекции) и разработает мероприятия по предотвращению его повторного возникновения (план корректирующих действий). Результативность коррекции и корректирующих действий обычно проверяется аудиторами на следующем аудите.

Несоответствие считается критическим (значительным, существенным или даже неприемлемым, недопустимым), если:

• аудиторы при его наличии ставят под серьезное сомнение сохранение указанной выше способности системы;
• деятельность организации в условиях сохраняющегося несоответствия входит в прямое противоречие с требованиями выбранной для сертификации модели системы менеджмента или выявленное несоответствие означает отсутствие одной или нескольких предпосылок, необходимых для проведения действий по сертификации как таковых. К числу таких предпосылок относится соблюдение правовых (законодательных и нормативных) требований (см. ISO/IEC 17021:2006, п. 9.2.3.1.1г).

При наличии критического несоответствия сертификат быть выдан не может или его действие будет приостановлено до момента представления доказательств устранения этого несоответствия.

Теперь что касается несоответствий правовым требованиям.

Здесь трудно провести четкую грань, но все-таки можно попробовать оттолкнуться от следующего.

При проверках со стороны надзорных органов практически не бывает случаев, чтобы их представителями не были выявлены какие-то несоответствия. В результате уполномоченные лица этих органов оформляют предписания на их устранение. Однако даже при установлении несоответствий действующему законодательству предприятия все-таки принудительно ОБЫЧНО не останавливают. Им дают возможность продолжить свою бизнес-деятельность, устраняя зафиксированные несоответствия по ходу работы.

Это говорит о том, что в большинстве случаев надзорные органы считают ВОЗМОЖНЫМ не препятствовать ПРОДОЛЖЕНИЮ деятельности предприятий нарушителей даже при НАЛИЧИИ выявленных несоответствий. Другими словами, чаще всего они не находят оснований считать зафиксированные несоответствия КРИТИЧЕСКИМИ или НЕДОПУСТИМЫМИ. Иначе они ОБЯЗАНЫ БЫЛИ выписать предписание на приостановку деятельности до устранения несоответствий.

Но тогда нет оснований считать подобное ТИПИЧНОЕ состояние вещей изначально недопустимым и с точки зрения аудита. Другими словами, если предписание НЕ СОДЕРЖИТ в себе указаний на приостановку деятельности сертифицируемой или сертифицированной организации, то его, с точки зрения аудита, следует воспринимать лишь как документ, фиксирующий НЕКРИТИЧЕСКИЕ несоответствия. Поэтому, возвращаясь к вопросам, заданным в письме, можно сказать следующее.

Если организация своевременно отреагировала на предписание, разработав в установленные законодательством сроки мероприятия по устранению выявленных несоответствий (да еще согласовав их с соответствующими надзорными органами), и реализует их в запланированном режиме, то никаких нарушений требований указанных стандартов в этом нет. В том числе и с точки зрения необходимых предпосылок для проведения сертификации. Более того, в отношении систем экологического менеджмента (СЭМ) и менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда (СМОЗиОБТ) данный факт можно считать даже свидетельством СООТВЕТСТВИЯ требованиям п. 4.5.3 стандартов ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007.

Несоответствием с точки зрения указанных стандартов на системы менеджмента можно считать только следующие две ситуации.

Ситуация первая. Организация в установленные для этого законодательством сроки никак НЕ ОТРЕАГИРОВАЛА на предписание, и это положение вещей продолжало иметь место на момент аудита. В таком случае аудиторам следует оценить данный факт как критическое несоответствие, описав его, например, следующим образом: Организацияв установленный законодательством период не разработала и не начала реализацию мероприятий по устранению несоответствий правовым требованиям, зафиксированных в предписании (указывается соответствующее министерство или ведомство) № … от …

Применительно ко всем системам менеджмента это критическое несоответствие должно быть отнесено к общим положениям как нарушение одной из предпосылок для сертификации, а именно связанной с обеспечением соответствия правовым требованиям. Применительно к СЭМ и СМОЗиОБТ это несоответствие должно быть отнесено еще и к п. 4.3.2 стандарта ISO 14001:2004 и п. 4.3.2 OHSAS 18001:2007, где напрямую требуется, чтобы применимые правовыетребования принимались во внимание при разработке,внедрении и поддержании в рабочем состоянии соответствующей системы менеджмента, чего в данной ситуации своего подтверждения не нашло.

Ситуация вторая. Организация в установленные законодательством сроки разработала, согласовала с соответствующим надзорным органом и начала реализацию мероприятий по устранению несоответствий, отмеченных в предписании, но при аудите выясняется, что сроки выполнения этих мероприятий (не важно как — в полном объеме или по каким-то отдельным позициям):

• сорваны без адекватного реагирования на это со стороны организации или
• сорваны и перенесены организацией на более поздний период БЕЗ СОГЛАСОВАНИЯ этого с соответствующими надзорными органами.

В таком случае аудиторам следует оценить это как некритическое несоответствие, описав его, например, следующим образом: В организации не приняты меры по своевременному выполнению пп. № …и … «Мероприятий по устранению несоответствий законодательным/нормативным требованиям, указанныхв акте/предписании (указывается соответствующееминистерство или ведомство) № … от …».

Применительно ко всем системам менеджмента такое некритическое несоответствие должно быть отнесено к общим положениям и обосновано недостаточной полнотой уже указанной выше предпосылки для сертификации, связанной с обеспечением соответствия правовым требованиям. Применительно к СЭМ и СМОЗиОБТ это некритическое несоответствие должно быть отнесено еще и к п. 4.5.3 стандарта ISO 14001:2004 и п. 4.5.3 стандарта OHSAS 18001:2007, где требуется, чтобы организация осуществляла коррекцию несоответствий.

Разумеется, каждое несоответствие (как критическое, так и некритическое) должно быть «привязано» к зоне интересов конкретного стандарта и не распространяться автоматически на зоны действия других стандартов (хотя не исключено, что какие-то требования могут носить общий характер и относиться к нескольким системам менеджмента одновременно). Другими словами, несоответствия природоохранному законодательству должны учитываться только при сертификации СЭМ, трудоохранного — только при сертификации СМОЗиОБТ, несоответствия, относящиеся к вопросам менеджмента качества, — только при сертификации СМК. Примерами последних несоответствий могут быть:

• отсутствие обязательной сертификации выпускаемой продукции;
• осуществление деятельности без соответствующих лицензий и/или разрешений;
• нарушение требований технических регламентов.

Автор:  Качалов В.А.