Аудит «компетентности» и «результативности предпринятых действий»

Нижеследующая информация предоставлена, чтобы облегчить понимание аудиторами, выполняющими сертификационные аудиты, требований раздела 6.2.2 ИСО 9001 относительно «компетентности» и «результативности предпринятых действий».

Эти требования обычно аудитируются в ходе аудита процесса создания продукции, а не сами по себе. Однако признается, что некоторые организации будут иметь отдельные процессы по управлению человеческими ресурсами, где может быть найдено большинство необходимых свидетельств.

В настоящем документе идентифицированы типичные виды деятельности, выполняемые организациями, чтобы обеспечить компетентность своего персонала и оценить результативность предпринятых действий для удовлетворения потребностей в компетентности, а также даны руководящие указания аудиторам по типам свидетельств, которые им следует стремиться найти и по которым предоставить, где это уместно, соответствующие примеры.

Чтобы удовлетворять требованиям ИСО 9001 к компетентности/результативности предпринятых действий, организации, как правило, нужно будет сделать несколько вещей:

Установить компетентность, которая требуется персоналу, выполняющему работу, влияющую на качество.
Выявить персонал, выполняющий работу, который уже имеет требуемую компетентность.
Решить, какая требуется дополнительная компетентность.
Определить, как приобрести эту дополнительную компетентность, – провести тренинг персонала (внешний или внутренний), провести теоретическую или практическую подготовку, нанять новый компетентный персонал или назначить имеющийся компетентный персонал для выполнения этой работы.
Подготовить, нанять или переназначить персонал.
Проанализировать результативность действий, предпринятых для удовлетворения потребностей в компетентности и для получения уверенности в том, что необходимая компетентность достигнута.
Периодически анализировать компетентность персонала.

По мере реализации данного процесса организации требуется вести и сохранять записи по образованию, подготовке, навыкам и опыту. Однако ИСО 9001 не предписывает, каким именно должен быть данный процесс и каков должен быть характер записей, которые надлежит вести и сохранять.

При аудитировании соответствия организации требованиям к оцениванию компетентности и подготовки персонала аудитор, как правило, будет искать свидетельства, касающиеся следующего:

1. Как организация устанавливает, какая компетентность требуется персоналу, выполняющему работу, влияющую на качество.

Руководящее указание. Цель аудитора – установить, имеется ли систематический подход для установления этой компетентности, и верифицировать, что этот подход является результативным. Итогом процесса может быть перечень, реестр, база данных, план развития человеческих ресурсов, план развития компетентности, контракт, проект или план выпуска продукции и т.д.

Вначале можно провести дискуссии с высшим руководством для обеспечения уверенности в том, что оно понимает важность установления требуемой компетентности. Дискуссии могли бы также быть потенциальным источником информации по новым или измененным видам деятельности или процессам, которые могут приводить к различным требованиям к компетентности в организации.

Анализ компетентности может также понадобиться, когда рассматривается новый тендер или контракт. Свидетельства этого могут быть найдены в связанных с ними записях. В тех случаях, когда деятельность субподрядчиков может оказывать влияние на характеристики качества процессов и/или продукции, требования к компетентности могут быть включены в контрактные документы.

Во время наблюдательных аудитов аудиторам необходимо устанавливать, идентифицировала ли организация потребности в новой или измененной компетентности.

2. Компетентны ли люди, назначенные на выполнение работ по управлению характеристиками качества ее процессов и продукции?

Руководящее указание. Верифицируйте, что имеется определенный процесс оценивания для обеспечения того, чтобы компетентность соответствовала видам деятельности организации и чтобы персонал, отобранный как компетентный, демонстрировал эту компетентность. Процессу следует также обеспечивать, чтобы по всем несоответствиям предпринимались необходимые действия и их результативность измерялась. Верифицируйте, что деятельность, которая влияет на качество, осуществляется лицами, признанными компетентными. Свидетельства могут быть получены по ходу аудита с акцентом на те процессы, виды деятельности, задачи и продукцию, где вмешательство человека может иметь наибольшее влияние. Аудитор может проанализировать должностные инструкции, деятельность по испытанию или контролю, деятельность по мониторингу, записи анализов со стороны руководства, распределение ответственности и полномочий, записи о несоответствиях, отчеты об аудитах, жалобы потребителя, записи по валидации процессов и т.д.

3. Как организация оценивает результативность действий, предпринятых для удовлетворения потребностей в компетентности и получения уверенности в том, что необходимая компетентность обеспечена.

Руководящее указание. Организация может использовать ряд методов, включая ролевую игру, экспертную оценку, наблюдение, анализы действий по подготовке персонала, записи по занятости и/или интервью (см. дополнительные примеры в табл. 2 ИСО 19011). Уместность конкретного метода оценивания будет зависеть от многих факторов. Например, можно проанализировать записи по подготовке персонала для верификации того, что курс подготовки был успешно завершен (но заметьте, что это само по себе не представит свидетельств того, что обучаемый стал компетентным). Однако этот же метод не был бы приемлемым для оценивания того, удовлетворительно ли аудитор выполнял свою работу во время аудита. Вместо этого может потребоваться наблюдение, экспертная оценка, интервью и т.д. Организации может понадобиться продемонстрировать достижение компетентности своего персонала через сочетание образования, подготовки и/или имеющегося опыта работы.

4. Поддержание компетентности.

Руководящее указание. Аудитору необходимо верифицировать, что имеется определенный результативный процесс мониторинга компетентности и что действия по мониторингу осуществляются в соответствии с ним. Мониторинг охватывает процесс постоянного профессионального развития (один из них описан в ИСО 19011), регулярные аттестации персонала и его деятельности, а также регулярный контроль, испытания или аудит продукции, за которую несут ответственность отдельные лица или группы. Систематические изменения требований к компетентности могут указывать на то, что организация является проактивной в поддержании уровня деятельности персонала.

Дата публикации: 5 июня 2009 г.

Возврат к списку