О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента

Версия для печати

Документы к публикации


Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, № 1-2

Наличие документированной процедуры по управлению документами является прямым требованием стандарта ISO 9001:2008. Положения о необходимости создания аналогичных процедур (правда, не всегда документированных) содержатся также во всех других стандартах на системы менеджмента, при этом очень часто сами требования об объеме и содержании управления документами слово в слово повторяют соответствующий текст стандарта ISO 9001:2008.Вместе с тем, анализ применяемых процедур показывает, что во многих случаях эти требования учитываются далеко не в полном объеме либо механизмы реализации ряда из них просто отсутствуют или не позволяют обеспечить уверенность в точном выполнении требований.

Часть первая.

Проведенный автором анализ процедур по управлению документами 50 компаний, сертифицированных в TUV International Certification, выявил наличие целого ряда проблем (таблица).

Степень реализации требований п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 в сертифицированных компаниях1

Требования п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008

Степень полного учета требования в процедурах управления документами в среднем по всем компаниям, %

Комментарии

а) Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска

25

Обычная практика: определение «адекватности» отсутствует; дается ссылка лишь на необходимость согласования документов без указания предмета согласования

b) Проведениепо мере необходимости анализа и актуализации документов, а также утверждение их новых редакций

75

c) Обеспечение того, чтобы внесенные в документы изменения и статус действующей на текущий момент редакции документов были идентифицированы

90

d) Обеспечение того, чтобы соответствующие (со статусом «действующие») версии/редакции применимых документов были доступны в местах их использования

25

Обычная практика: выдача учтенных копий документов исполнителям работ

e) Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать

50

Обычная практика: прямое цитирование данного требования без каких-либо комментариев

и легко идентифицировать

10

Обычно на этот счет вообще никаких механизмов и/или требований процедуры не содержат

f) Обеспечение того, чтобы документы внешнего происхождения, определенные организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества,были выявлены

10

Обычная практика: описание действий ПОСЛЕ того, как необходимость в документе внешнего происхождения выявлена, т. е. без установления того, КАК ИМЕННО эта потребность была выявлена

и их распространение находилось под управлением

90

g) Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документов и ихподходящая идентификация в случае, когда их сохраняют для каких-либо целей

90


Нетрудно предположить, что в тех случаях, когда реализация какого-то требования не находит своего полного отражения в процедуре, это вызвано главным образом не очень четким представлением о его ТОЧНОМ содержании. В нашем случае тому есть объективные предпосылки в виде практически полного ОТСУТСТВИЯ соответствующих комментариев к требованиям по управлению документами в методической литературе, посвященной менеджменту качества, — и не только в отечественной. Например, в одной из первых по настоящему полезных и интересных отечественных книг по менеджменту качества [1] вместо хоть каких-то комментариев к требованиям по управлению документами просто процитирован соответствующий текст стандарта. В переводном специализированном издании [2] пояснения к разделу «Управление документами» занимают 3,5 страницы, из которых собственно комментарии к требованиям занимают 0,75 страницы (20%). В аналогичном издании [3] общие пояснения к этому разделу занимают 2 страницы, из которых комментарии — лишь четверть страницы (10%).

Не очень большим помощником в нашем случае выступает и Интернет. В публикации [4] приведен пример процедуры управления документами СМК, но он вообще не содержит никаких комментариев к требованиям ISO 9001. В публикации [5] содержится 14 рекомендаций по управлению документами, но непосредственно к требованиям интересуемого нас раздела относится только одна: «Обеспечить, чтобы все документы имели необходимые идентификационные признаки (например: название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номер страницы, общее количество листов)».

Исходя из вышеизложенного, нетрудно предсказать наличие сложностей с поиском в Интернете прямых полноценных примеров «правильных» процедур по управлению документами СМК. И это действительно так. В размещенной в Интернете документации сертифицированных организаций типичной является следующая картина. В процедуре СМК ДП 4.2–1–2010 «Управление документами» (версия 3) [6] напрямую из требований п. 4.2.3 ISO 9001 не отражено ничего. В процедуре СТО СМК 28–2004 «Управление документацией и записями» [7] без каких-либо дополнительных комментариев указано лишь, что процедура управления документацией должна предусматривать:

  • проверку документов на адекватность до их выпуска;
  • анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;
  • идентификацию документов и их изменений;
  • хранение и изъятие устаревших документов;
  • обеспечение учета версий документов при ихпересмотре.

Иными словами, здесь просто процитировали (и то не в полном объеме) сам стандарт. И больше НИЧЕГО!

Все вышесказанное и определило интерес автора к исследованию данной проблемы. Ее актуальность вызвана тем, что ПРАВИЛЬНОЕ управление документами является одной из фундаментальных функций ЛЮБОЙ системы менеджмента.

Далее представлены соображения автора, относящиеся к наиболее важным (с его точки зрения) аспектам такого управления. Они разбиты на две части. В первой обсуждаются общие вопросы управления документами. Во второй — проблемы реализации конкретных требований всех семи положений п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008.

Часть первая. Общие вопросы управления документацией

Чем надо управлять? Как ни странно, но в ряде организаций требования п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 относят ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО к процедурам, указанным в самом тексте стандарта. И не больше!

Такая точка зрения ошибочна.

В рамках СМК УПРАВЛЯТЬ необходимо ВСЕМИ документами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организации, влияющей на качество продукции в заявленной для сертификации области деятельности, как минимум! Они, собственно, и составляют набор (при этом немалый) документов, требуемых системой менеджмента качества [9, п. 4.2.3]. Так, в одной из компаний к документам СМК отнесены 25 видов внутренних и 6 видов внешних документов. В целом же их примерами в системе менеджмента являются (но, естественно, не ограничиваются только этим) следующие:

  • политика и цели предприятия в сертифицируемых областях деятельности;
  • Руководство по системе менеджмента;
  • описания процессов;
  • документированные процедуры, методологические инструкции, стандарты организации и т. п. документы;
  • общефирменные положения, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  • технические условия на продукцию;
  • технические требования на материалы;
  • проектная документация;
  • конструкторская документация;
  • технологическая документация;
  • общепроизводственные инструкции, рабочие и контрольные инструкции, инструкции по охране труда;
  • планы ликвидации аварийных ситуаций;
  • организационно-распорядительная документация;
  • другие документы внутреннего происхождения;
  • законодательные акты;
  • государственные и международные стандарты,
  • общегосударственные правила и положения;
  • международные стандарты;
  • техническая документация потребителей;
  • нормативные документы внешнего происхождения;
  • методические материалы и справочники;
  • другие документы внешнего происхождения.

Все эти и многие другие документы устанавливают порядок осуществления тех или иных операций, определяющих в рамках сертифицированной системы менеджмента реализацию механизмов:

  • менеджмента качества, направленного на создание заказанной продукции или реализацию заказанной услуги,
  • а также (в случае интегрированной системы менеджмента) экологического менеджмента, и/или менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, и/или других видов менеджмента.

И, чтобы гарантировать соответствие сертифицируемой деятельности выбранной модели менеджмента, НИЧЕГО из вышеуказанных документов оставить ВНЕ механизмов управления НЕЛЬЗЯ. И это принципиально важно!

Более того. Специфика управления, вызванная особенностями конкретного вида документов, вынуждает организации в дополнение к общесистемной процедуре разрабатывать САМОСТОЯТЕЛЬНЫЕ процедуры управления каждым конкретным видом документов. И их число доходит до 20 и более.

Вместе с тем если вернуться к СМК, то понятно, что в организациях всегда существуют виды деятельности, НЕ ВЛИЯЮЩИЕ напрямую на качество производимой продукции, например: охрана территории, бухгалтерская деятельность, обеспечение функционирования непроизводственных объектов (домов культуры, спортивных сооружений) и т. д. И если организация НЕ РАСПРОСТРАНИЛА действие своей СМК на эти виды деятельности, то В ПРИНЦИПЕ правила управления соответствующими распорядительными документами в этой сфере она вправе устанавливать сама, НЕ ОРИЕНТИРУЯСЬ на положения п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008. Другое дело, что при этом следует задуматься: есть ли у организации действительно весомые аргументы в пользу того, чтобы одними распорядительными документами управляли системно и серьезно, а другими, говоря прямо, — «спустя рукава», допуская, например, чтобы они были неактуальными, нечитаемыми, несанкционированными? Уверен, что ни один руководитель не признает подобное решение логичным.

В чем заключается ценность документов системы менеджмента? Обобщая соображения, высказанные в разных источниках, можно привести немало аргументов, демонстрирующих ценность документов, разрабатываемых в рамках системы менеджмента. В частности, отмечается, что они:

  • устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности в системе;
  • обеспечивают правильное понимание требований к процессам и отдельным видам деятельности;
  • способствуют воспроизводимости процессов внутри системы, обеспечивают их наглядность и демонстрацию взаимосвязей;
  • помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента;
  • позволяют проводить анализ и оценку результативности функционирования системы менеджмента;
  • предупреждают возникновение и способствуют разрешению спорных вопросов, возникающих при выполнении процессов и деятельности;
  • уменьшают риск ошибочных действий;
  • служат основой для проведения проверочных (контрольных) действий;
  • позволяют проводить соответствующую подготовку персонала;
  • обеспечивают фиксирование «ноу-хау» организации.

В совокупности все это и определяет фундаментальное значение документов в любой системе менеджмента.

Общие требования к документам систем менеджмента. На вопросы общего характера, связанные с документацией, обращают внимание многие авторы, например в [9, с. 173, 180, 185, 195]:

  • текст документа, независимо от его вида,должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для понимания и использования в соответствии с областью его применения;
  • избыток информации в документе так же вреден, как и ее недостаток;
  • документацию целесообразно структурировать по иерархическим уровням;
  • документ должен содержать только практически выполнимые работы;
  • документ должен быть адресным, т. е. в нем должен быть определен состав лиц, для которых исполнение документа в целом или его отдельных положений является обязательным;
  • документ должен быть изложен в понятной для всех пользователей форме и обеспечить однозначное его информационное восприятие;
  • степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.

Обобщая соображения разных авторов, можно утверждать: чтобы соответствовать своему предназначению, документам в системе менеджмента следует быть:

• системными, т. е. учитывать взаимосвязь различных видов деятельности, осуществляемых внутри системы менеджмента, в целях сохранения ее целостности;

• комплексными, т. е. учитывать целесообразность наличия документированных требований для всех осуществляемых в рамках системы менеджмента видов деятельности;

• целенаправленными, т. е. не содержать в себе требования и положения, выходящие за рамки установленных целей (предназначения) документа, а также не дублировать в одних документах содержание других;

• адекватными, т. е. соответствовать по содержанию и оформлению требованиям внутренних и внешних документов;

• актуальными, т. е. использовать в качестве своей основы или ссылок только действующие внешние и внутренние положения и требования, а также опираться в своих положениях и требованиях на современный уровень науки и техники;

• не противоречащими другим документам, т. е. не содержать в себе требований или положений, противоречащих требованиям или положениям других применяемых документов;

• значимыми, т. е. не содержать в себе очевидных положений и инструкций;

• полными, т. е. содержать все необходимое для понимания содержащихся в них положений;

• пригодными, т. е. содержать в себе только выполнимые требования;

• адресными, т. е., с одной стороны, быть направленными на описание конкретной деятельности, а с другой — учитывать уровень компетентности будущих исполнителей;

• понятными, т. е. написанными ясным для всех пользователей языком;

• хорошо структурированными, т. е. содержать внутри документов стандартизованную последовательность целевых информационных блоков, позволяющую быстро и легко находить в документе необходимую информацию;

• утвержденными, т. е. санкционированными к применению полномочными должностными лицами;

• легко идентифицируемыми, т. е. нести на своих титульных листах отличительные признаки, позволяющие легко их найти в общем массиве документации;

• максимально открытыми пользователям внутри организации, т. е. использовать ограничительные правила доступа к соответствующим документам только при наличии объективных причин, связанных с необходимостью сохранения государственной, коммерческой, конструкторской или технологической тайны;

• легко доступными, т. е. не требующими специальных разрешений и/или навыков для доступа к ним.

Предназначение процедур управления документами. Цели (предназначение) управления документами сформулированы практически во всех проанализированных процедурах, и в целом они совпадают. Примерами таких положений являются:

  • разработка необходимой документации о качестве и поддержание ее в рабочем состоянии;
  • обеспечение поддержания СМК в рабочем состоянии и ее описание, поддержка результативного и эффективного выполнения процессов;
  • обеспечение наличия, доступности и актуальности находящихся в обращении документов;
  • поддержка в рабочем состоянии процедуры разработки, утверждения, внесения изменений и обращения документов, а также своевременного изъятия устаревшей документации из всех пунктов ее рассылки и применения.

Содержание деятельности по управлению документами. В отношении СОДЕРЖАНИЯ управления документами организациями сформулировано очень много вариантов. Например, в общем виде под управлением документами понимают:

  • комплекс действий, осуществляемых для создания и использования документов предприятия, необходимых для функционирования организации;
  • деятельность по управлению сетью процессов, влияющих на документооборот, осуществляемую на всех стадиях жизненного цикла документа и направленную на выполнение требований, предъявляемых к документации;
  • деятельность по организации учета, распространения, хранения документации системы менеджмента и внесения в них изменений;
  • организацию учета, движения и хранения документов, обеспечения поиска и использования содержащихся в них данных, включая следующие этапы:
    • o регистрацию и учет;
    • o доведение до подразделений-пользователей;
    • o введение в действие;
    • o ознакомление с документацией в подразделении;
    • o обеспечение доступности документации в местах ее применения;
    • o внесение изменений и контроль за внесением изменений;
    • o обеспечение сохранности документации;
    • o аннулирование документации.

Наиболее полно содержание деятельности по управлению документами отражено в книге [9]. Обобщение разных представлений о содержании управления документами внутреннего происхождения позволило автору сформулировать общую совокупность действий, отраженную в Приложении 1.

Термины, используемые при управлении документами. Термины и их определения — очень важная часть любого менеджмента, включая менеджмент документации. Она устанавливает основные понятия, применяемые при управлении документами, и их определения. Обобщение информации, представленной в разделах «Термины и определения» процедур по управлению документами разных организаций, позволило автору составить сводный глоссарий, приведенный в Приложении 2.

Кто в системе менеджмента должен отвечать за управление документами? Обычно это специально выделенные сотрудники, ответственные за получение, учет, хранение, выдачу документов, внесение в них изменений. Их права и обязанности, как правило, устанавливаются в отдельных документах, один из примеров которого приведен в Приложении 3.

Приложение 1

Состав действий по управлению документами внутреннего происхождения

1. Создание документов

1.1. Инициирование

Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать указания на разработку документов соответствующих категорий.

1.2. Разработка

Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов (шаблонов) оформления проекта документа.

1.3. Согласование

Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями (в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа).

1.4. Анализ на полноту

Проект документа должен быть проанализирован на полноту охвата содержащимися в нем положений и требований целей (предназначения) данного документа.

1.5. Анализ на адекватность

Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов.

1.6. Проверка

Проект документа должен пройти соответствующую проверку (нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и т. д.).

1.7. Утверждение (одобрение, санкционирование применения)

Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.

2. Управление распространением документов

2.1. Регистрация

Должен быть установлен порядок регистрации утвержденного документа в единой системе кодированного учета соответствующих категорий документов.

2.2. Ввод в действие

Должен быть установлен порядок ввода в действие документов каждой категории (вида), устанавливающий, в том числе, интервал времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения необходимым количеством копий будущих пользователей. Если требуется, документ должен быть введен в действие путем издания приказа, выпуска распоряжения, разработки и реализации плана организационно-технических мероприятий по вводу его в действие и т. п.

2.3. Хранение оригинала

Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и ответственные за хранение оригинала документа.

2.4. Размещение в электронной базе документов

Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной базы (баз) данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения (и только чтения) этого документа.

2.5. Изготовление и идентификация контрольной копии

В целях более надежного сохранения оригинала для изготовления необходимого числа рабочих копий часто с оригинала сначала делают первую копию, которую идентифицируют оригинальным штампом (например, «Контрольный экземпляр»).

2.6. Централизованное изготовление копий, их учет и рассылка

Должен быть установлен порядок оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий и их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.

2.7. Учет и хранение копий в подразделениях

Должен быть установлен порядок учета и хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий.

2.8. Изготовление дополнительных копий или выписок из документов на местах

При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных копий документов или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.

2.9. Анализ состояния документов

Должен быть установлен порядок периодической проверки (сверки) находящихся в применении подлинных документов и/или их копий на предмет их адекватности оригиналу, а также анализа их физического состояния (возможности прочтения).

3. Применение документов

3.1. Ознакомление

Должен быть установлен порядок заблаговременного (до ввода их в действие) ознакомления исполнителей и их руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.

3.2. Надзор за применением

Должен быть установлен порядок периодической проверки соблюдения положений и требований, установленных в документе.

4. Внесение изменений, отмена и изъятие документов

4.1. Внесение изменений

Должен быть установлен порядок подачи предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии (в том числе размноженные непосредственно в подразделениях) и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.

4.2. Отмена документов

Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса об отмене документа, выпуска (при необходимости) соответствующего распорядительного документа, а также порядок извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.

4.3. Изъятие и уничтожение или соответствующая идентификация отмененных документов

Должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации (например, штампом «Отменено») отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование в будущем в качестве инструктивных или предписывающих документов.

4.4. Хранение отмененных документов

Должен быть установлен порядок хранения оригиналов и/или других экземпляров отмененных документов, идентифицированных соответствующим образом (например, штампом «Отменено. Сохранено для информации»), если их оставляют для каких-либо целей.

Приложение 2

ГЛОССАРИЙ (термины и их определения, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций)

Издание документа – процесс создания подлинника документа, включающий этапы определения необходимости его разработки, оформления, согласования и утверждения.

Оформление документа – комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. П р и м е ч а н и е. К подготовке документа относятся его подписание, согласование и т. д. [10].

Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.

Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются (снимаются) путем устного обсуждения либо обмена сообщениями по электронной почте; официальное подтверждение заинтересованными сторонами согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.

Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения.

Заинтересованное структурное подразделение или лицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом деятельности или пользующееся ее результатами.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с проектом документа и признания его правильности.

Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной структуры.

Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям законодательных актов, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.

Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией (т. е. пригодность описываемой процедуры для реализации ее целей).

Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и стандартов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. П р и м е ч а н и е. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.

Подтверждать, одобрять — делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать [11]; (по отношению к объекту) отвечать установленным требованиям [12].

Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или органа в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.

Дата введения документа в действие — календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу [13]; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и обязателен для применения подразделениями, указанными в разделе «Область действия»; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и наступает обязательность его выполнения.

Оригинал документа — документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками [14];

Подлинник документа — документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль [14]; экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты утверждения (подпись, дату утверждения), идентификационный номер, относящийся к фонду нормативных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.

Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником документа, имеющее право на тиражирование и передачу копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений.

Дубликат — технический документ, идентичный по содержанию подлиннику, предназначенный для изготовления копий; повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Идентификация — присвоение объекту уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, признака или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других объектов.

Выявление (идентификация) документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового кода.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Регистрация документа — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации; присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов.

Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность (подготовка проекта приказа и его утверждение), устанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.

Срок (дата) введения документа в действие — дата, с которой документ приобретает юридическую силу.

Срок действия документа — интервал времени, в течение которого действует документ, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены (на основе [13]).

Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем пользователей.

Доступ — право, возможность, средства поиска, извлечения или использования информации.

Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение норм, показателей, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа.

Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.

Обращение документации — использование документации по прямому назначению в течение срока обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений.

Срок обращения документации — период времени от даты получения рабочей копии утвержденного документа до даты ее изъятия в связи с отменой (заменой) или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.

Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа, служащая для учета, хранения и снятия копий в архиве; зарегистрированная и идентифицированная штампом «Контрольный экземпляр» копия подлинника документа.

Копия, копия документа — документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий [14]; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия — копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в структурном подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется работниками отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.

Экземпляр — учтенная копия документа.

Контролируемая копия — копия подлинника документа, предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности, управляется аналогично подлиннику; копия документа, выполненная с контрольного экземпляра/подлинника, с синим штампом «Экземпляр ООО «ХХХ» или «Годен для производства».

Неконтролируемая копия — документ, воспроизводящий информацию подлинника, использующийся только как информационно-справочный документ; бумажная копия документа без синих штампов и оригинальных подписей или с синим штампом «Неучтенная копия» и находящаяся в месте использования, не предусмотренном списком рассылки.

Выписка из документа — часть документа (таблица, схема, инструкция, памятка и т. д.), оформленная отдельно от него; копия части документа.

Проверка документа — анализ действующего документа в целях определения необходимости его обновления или отмены (на основе [13]).

Актуальность — действенность, современность документа.

Актуализация документа — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания документа в рабочем состоянии путем своевременного внесения в него принятых в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, замене или

отмене на момент использования в работе.

Изменение документа — модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов документа (на основе [13]); любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ [15]; любое исправление документа, исключение или добавление в него каких-либо данных, проводимое в установленном порядке; действия, направленные на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.

Редакция (редактирование) документа — обработка и исправление какого-либо текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов. Новая редакция выпускается при незначительных изменениях в документе (до 30% текста).

Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или вследствие возникшей необходимости.

Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ [13]; внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.

Версия документа — новое изложение всего документа. Новая версия выпускается при значительных изменениях в документе (более 30% текста).

Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию.

Статус — положение, состояние.

Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или не используемый; вышедший из моды, устарелый [11]; больше не производимый или не используемый; устарелый [12].

Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия и изъятие из обращения документа для последующего уничтожения.

Аннулированный документ — документ, которому в результате пересмотра или физического износа присвоен статус аннулированного и имеющий штамп «Аннулирован».

Утилизация — уничтожение документов.

Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления.

Приложение 3

Инструкция по организации работы ответственного за управление документацией систем менеджмента в подразделении

Настоящая инструкция устанавливает права, обязанности и порядок организации работы ответственного, назначаемого в подразделениях за управление документацией систем менеджмента (СМ).

Общие положения

1. Основной задачей ответственного за управление документацией СМ (далее — ответственный) является получение, распределение и контроль обращения документов в подразделении, применяемых в процессе производства и влияющих на качество продукции, а также документов, координирующих работу подразделения и служб предприятия.

2. Ответственный назначается из числа штатных сотрудников подразделения. В основных и вспомогательных цехах назначают ответственного из числа штатных сотрудников технологических бюро. Работа ответственного является дополнительной к функциональным обязанностям в соответствии с должностной инструкцией. Руководитель подразделения имеет право поощрять работу ответственного из своего фонда.

3. Назначение ответственного оформляется распоряжением по подразделению.

4. В случае увольнения ответственного или его перевода в другое подразделение, назначение на эту работу нового ответственного проводится не позднее, чем в десятидневный срок.

5. Новый ответственный должен проверить комплектность документов, имеющихся в подразделении, и принять их путем проставления подписи в бланках выдачи документа.

6. Для выполнения возложенных обязанностей по управлению документами ответственному выделяется необходимое время, не менее 12 часов в месяц.

Обязанности ответственного

Ответственный обязан:

1. Изучить и применять в работе требования процедур и стандартов организации по управлению документами.

2. После оповещения о необходимости получения документов в течение трех дней получить документ.

3. Вести учет (составлять перечни) полученных документов, документов, разработанных в подразделении, а также выданных на рабочие места.

4. Обеспечить наличие на рабочих местах действующих версий документов.

5. Контролировать состояние и обращение действующей документации СМ в своем подразделении:

• для сохранения действующих документов четкими и легкочитаемыми;

• для предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов;

• для соответствующей идентификации устаревших документов, оставленных для каких-либо целей.

6. Проводить обходы для определения физического состояния документов, наличия всех изменений, правильности внесения изменений в документы.

7. При обнаружении в документе СМ каких-либо несоответствий принять меры к их устранению (если копия имеет ненадлежащий вид, ее заменяют). Осуществлять контроль применения учтенных копий.

8. Для цеховых совещаний по качеству подготавливать (при необходимости) отчет о состоянии документов СМ в подразделении.

9. Ежегодно составлять график переработки и актуализации документов, разработанных в подразделении, и контролировать его выполнение.

10. Организовывать изучение персоналом подразделения требований, предъявляемых к управлению документацией и изменений к ним.

Права ответственного

Ответственный имеет право:

• предоставлять руководителю подразделения предложения о воздействии на специалистов, не исполняющих требования по управлению документацией;

• участвовать в проведении внутренних и внешних аудитов.

 
  Часть вторая.

Особенности применения требований международных стандартов к управлению записями

Начать этот обзор автор хотел бы с оборота records shall be maintainedнеоднократно применяемого в оригинальном тексте стандарта, например:

  • records from management reviews shall be maintained [1, разд. 5.6.1];
  • records of the results of the review… shall be maintained [1, разд. 7.2.2];
  • records of the results of the validation… shall be maintained [1, разд. 7.3.6] и т. д.

В ГОСТ Р ИСО 9001–2008 этот оборот везде переведен как «записи… должны поддерживаться в рабочем состоянии». Однако это — просто методический нонсенс!

У записей, если исходить из их СУТИ, В ПРИНЦИПЕ не бывает ни «рабочего», ни «нерабочего» состояния. Это — не элемент инфраструктуры. Запись делают, и если это свершилось, то после этого запись просто естьимеет местоналичествуетсуществует и ВСЕ — вплоть до ее изъятия (уничтожения). И это — понятно. А вот как созданную запись поддерживать в рабочем состоянии — совершенно неясно. Абсурдность этого оборота становится особенно очевидной, если задать себе вопрос о том, чем ТАКАЯ запись должна отличаться от записи, НЕ ПОДДЕРЖИВАЕМОЙ в рабочем состоянии.

Контекстный смысл анализируемого оборота следующий: соответствующие записи… должны вестись и сохраняться, под чем понимается ВСЯ совокупность действий по их управлению. Именно это содержание вложено автором в перевод однокоренного слова maintenance в приложении 1 к первой части статьи.

После этого стартового замечания, имеющего «сквозной» характер, поскольку оно относится ко множеству разделов стандарта, давайте перейдем к комментариям отдельных требований разд. 4.2.4.

Записи нужно идентифицировать или устанавливать?

Следующая проблема перевода требований разд. 4.2.4 связана с термином identification, который во всех проанализированных переводах переведен ПО СОЗВУЧИЮ с оригиналом — как идентификация (табл. 1).

Таблица 1

Примеры перевода требований с термином identification

Стандарт

Фрагмент требований

ISO 9001:2008(E)

…procedure… for the identification… records

ISO 14001:2004(Е)

…procedure(s) for the identification… records

ISO 22000:2005(Е)

…procedure… for the identification… records

ГОСТ Р ИСО 9001–2008

…процедуру… для идентификации… записей

ГОСТ Р ИСО 14001–2007

…процедуру(ы) для идентификации… зарегистрированных данных

ISO 22000:2005(R)

…процедура для установления мер управления идентификацией… записей

Используемый автором перевод

…процедуру… для установления содержания… записей

По этой причине, если исходить из обычно даваемого определения идентификации как технического приема, позволяющего РАЗЛИЧАТЬ между собой ПОХОЖИЕ объекты, неудивительно, что во многих случаях соответствующие положения процедур по управлению записями выглядят так (или почти так):

Идентификация записей проводится путем нанесения на их первую страницу штампа синего цвета с текстом «Запись СМК».

Записи действительно необходимо идентифицировать и именно в прямом смысле этого термина, но требование об этом содержится В ДРУГОМ МЕСТЕ, о чем пойдет речь в следующем разделе статьи. ЗДЕСЬ же смысл оригинального требования о необходимости осуществления действий for the identification records связан совсем не с ИДЕНТИФИКАЦИЕЙ (ОБОЗНАЧЕНИЕМ) записей, а с их УСТАНОВЛЕНИЕМ (заданием КАТЕГОРИИ или ВИДА фиксируемой информации, МЕСТА И ПОРЯДКА ее СБОРА, ФОРМЫ записи и ее НОСИТЕЛЕЙ). Аргументом в пользу этого суждения выступает следующее.

Во-первых, варианты перевода термина identification из обычных словарей ВНАЧАЛЕ предлагают говорить все-таки об опознании, распознавании, установлении, определении и только затем об идентификации [7, 8]. А в Руководстве по терминологии, используемой в ISO 9001 и ISO 9004 [9] слово «идентификация» ВООБЩЕ не применяется в качестве перевода identification, а это действие определяется как УСТАНОВИТЬ, кем или чем является данный человек или предмет.

Во-вторых, в предыдущей версии стандарта — ISO 9001:1994(Е) [10] — в разд. 4.16 «Управление записями по качеству» были использованы два близких термина. Документированная процедура по управлению записями должна была охватывать действия как по identification записей, так и по их indexing. Последний термин переводится как индексирование и означает применение специального механизма, позволяющего учитывать записи и тем самым ОТЛИЧАТЬ одну ПОХОЖУЮ запись от другой, т. е. фактически ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ их. Поэтому в данном стандарте в термин identification разработчики ОЧЕВИДНЫМ образом вкладывали ИНОЙ, чем прямая идентификация, смысл.

В-третьих (и это самое главное), использование в качестве ОСНОВНОГО смысла термина identification не установление, а идентификация фактически равносильно признанию того, что ISO 9001 (причем ВО ВСЕХ РЕДАКЦИЯХ, начиная с 1987 г.) и все другие стандарты ВООБЩЕ не предусматривают включение в процедуры управления записями действия по их УСТАНОВЛЕНИЮ. Как будто их состав, форма, носители устанавливаются где-то сами по себе, абсолютно автономно, и лишь ПОТОМ с ними надо поступать определенным образом, описанным в разделе «Управление записями»: идентифицировать (в прямом смысле), хранить, сохранять и т. д. Но ТАКАЯ интерпретация стандартов не поддается логике и ничем не оправдана.

По этим причинам термин identification определен автором в приложении 1 к первой части статьи как установление и использован именно в этом смысле при переводе рассматриваемого фрагмента из стандарта ISO 9001:2008(E). Он считает правильным, когда в процедуре по управлению записями содержится ОТДЕЛЬНОЕ положение, близкое по смыслу тому, как это сделано в одной из организаций:

«Состав, вид, объем записей, а также форма их ведения и соответствующие носители устанавливаются при разработке (пересмотре) соответствующих документированных процедур системы менеджмента».

В этой связи отметим еще одно важное обстоятельство, связанное с тем, что обычно НЕ ВСЕ виды записей устанавливаются на уровне организации и указываются в общефирменных документах. Однако разработчикам процедуры управления записями надо четко понимать: это не имеет никакого значения. В системах менеджмента НИ ОДНА запись НЕ МОЖЕТ быть ПРОИЗВОЛЬНОЙ. ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ записи должны быть УСТАНОВЛЕНЫ — решениями руководителей СООТВЕТСТВУЮЩЕГО уровня управления. Именно так поступают в одной из организаций, где в методической инструкции по управлению записями установлено следующее:

«Формы записей подразделения, не входящие в состав документированных процедур, устанавливаются и утверждаются распоряжением руководителя подразделения. Неформализованные (текстовые) записи (например, отчеты, справки) также устанавливаются и утверждаются распоряжением по подразделению с целью однозначного установления содержания записи и состава должностных лиц, подписывающих, согласующих и утверждающих данную запись».

С учетом сказанного становится понятной методическая ошибочность следующего положения, действующего в одной из организаций:

«Если форма записи не установлена, она разрабатывается и ведется в свободной форме».

Записи должны быть понятными или легко идентифицируемыми (распознаваемыми)?

К рассмотренной только что проблеме напрямую примыкает вторая, связанная с однокоренным со словом identification термином identifiable. Он, по аналогии с identification, тоже официально переведен в [4] как идентифицируемый. Но в данном случае смысловой оттенок оригинального требования здесь передан правильно, в отличие от ДРУГИХ переводов (табл. 2), и вот почему.

Таблица 2

Примеры перевода требований с термином identifiable

Стандарт

Фрагмент требований

ISO 9001:2008(E)

Records shall remain… readily identifiable...

ISO 14001:2004(Е)

Records shall be and remain… identifiable…

ISO 22000:2005(Е)

Records shall remain… readily identifiable…

ГОСТ Р ИСО 9001–2008

Записи должны оставаться… легко идентифицируемыми…

ГОСТ Р ИСО 14001–2007

Записи должны быть… идентифицируемыми…

ISO 22000:2005(R)

Записи должны оставаться… понятными…

Используемый автором перевод

Записи должны… быть легко идентифицируемыми (распознаваемыми)…

ЛЕГКО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ запись — значит, используя некие особые обозначения и текстовые сообщения, так ее «пометить», чтобы по этим признакам, НЕ ЧИТАЯ непосредственно саму запись (НЕ ИЗВЛЕКАЯ из нее соответствующую целевую информацию), можно было ЛЕГКО (БЫСТРО и ТОЧНО) ЕЕ РАСПОЗНАТЬ, т. е. определить:

  • какая КАТЕГОРИЯ или ВИД информации содержится в данной записи;
  • основные «ИСТОРИЧЕСКИЕ» характеристики этой записи: дата и время создания записи, источник первичных данных, автор записи, ее учетный номер в базе данных и т. п.

Именно такое понимание присуще организациям, установившим в своих процедурах управления записями следующие положения:

Идентификация записей проводится при помощи идентификаторов (соответствующих названий и кодов), размещенных на документах в местах, обеспечивающих их быстрое и однозначное распознавание при систематизированном хранении, поиске и ведении. Для идентификации каждая запись в организации должна иметь:

  • наименование и/или идентификационный номер, позволяющие отнести их к определенному объекту деятельности предприятия (продукции, процессу);
  • дату оформления;
  • подпись лица, осуществившего запись.

А это, согласитесь, совсем иной смысл, чем требование, чтобы записи были понятными [6] (см. табл. 2). Не говоря уже о том, что применительно к записям требование «оставаться понятными» НЕПРИМЕНИМО по их природе.

Запись, как ФИКСАЦИЯ достигнутых результатов или осуществленной деятельности может быть НЕВЕРНОЙ, ОШИБОЧНОЙ, ИСКАЖЕННОЙ, НЕТОЧНОЙ и т. п. Но применительно к ней нельзя сказать, ПОНЯТНА она или НЕПОНЯТНА. Подобная характеристика для «измерения» записей НЕПРИЕМЛЕМА. Это все равно, что для измерения геометрических характеристик применять понятие температуры или веса и заявлять: ширина чего-то должна быть не «столько-то сантиметров или метров», а являться «горячей», а высота чего-то — «тяжелой».

Записи нужно хранить, защищать и сохранять или собирать (накапливать), сохранять (защищать) и устанавливать для них сроки хранения?

«Хранить», «защищать» и «сохранять» — очень близкие по смыслу слова. И когда их в ГОСТ Р ИСО 9001–2008 перечисляют друг за другом, пользователю стандарта очень трудно понять различие между ними (табл. 3).

Таблица 3

Примеры перевода требований с терминами storage, protection, retention

Стандарт

Фрагмент требований

ISO 9001:2008(E)

…procedure… for the… storage, protection... retention… records

ISO 14001:2004(Е)

…procedure(s) for the… storage, protection... retention… records

ISO 22000:2005(Е)

…procedure… for the… storage, protection... retention time… records

ГОСТ Р ИСО 9001–2008

…процедуру для… хранения, защиты... сохранения… записей

ГОСТ Р ИСО 14001–2007

…процедуру(ы) для… хранения, защиты... определения срока хранения… зарегистрированных данных

ISO 22000:2005(R)

…процедура для установления мер управления… хранением, защитой... времени сохранением (? — прим. авт.)… записей

Используемый автором перевод

…процедуру… для сбора (накопления), сохранения (защиты)... установления сроков хранения… записей

На самом же деле термин storage по отношению к записям означает совсем не их хранение — в смысле предотвращения их исчезновения, кражи, порчи и т. п. За это отвечают действия, описываемые термином protection, означающим защита, сохранность. Контекстный смысл термина storage для записей означает их сбор и накопление.

Кроме того, заметим, что слово «сохранять» в ГОСТ Р ИСО 9001–2008 появилось вообще НЕОБОСНОВАННО, поскольку retention означает не сохранение, а установление сроков или времени хранения/сохранения. В стандарте ISO 22000:2005(Е), кстати, данная особенность выражена НАПРЯМУЮ, поскольку там говорится о retention time.

Данные неточности, как представляется, стали главной причиной того, что в большинстве процедур подробно описан порядок, обеспечивающий защиту записей (что, конечно же, само по себе правильно), но при этом очень мало говорится о порядке накопления и установления сроков хранения записей или не говорится вообще. А это при аудите должно быть расценено как невыполнение требований разд. 4.2.4 к процедуре управления документами.

Записи должны быть восстановимыми или находимыми?

Еще одним методическим нонсенсом является перевод терминов retrieval и retrievable как восстановление и восстановимый (табл. 4).

Таблица 4

Примеры перевода требований с терминами retrieval и retrievable

Стандарт

Фрагмент требований

ISO 9001:2008(E)

…procedure… for the… retrieval… records

Records shall remain… readily… retrievable

ISO 14001:2004(Е)

…procedure(s) for the… retrieval… records

ISO 22000:2005(Е)

…procedure… for the… retrieval… records.

Records shall remain… retrievable

ГОСТ Р ИСО 9001–2008

…процедуру для… восстановления… записей.

Записи должны оставаться… восстанавливаемыми

ГОСТ Р ИСО 14001–2007

…процедуру(ы) для… доступа… зарегистрированных данных

ISO 22000:2005(R)

…процедура для установления мер управления… поиском записей.

Записи должны оставаться… восстановимыми

Используемый автором перевод

…процедуру… для… нахождения записей.

Записи должны… быть быстронаходимыми

Действие, означающее «восстановить» или «восстановление», по отношению к записи как понятию — НЕПРИМЕНИМО!

Оборот «запись утеряна (исчезла, украдена, испорчена и т. п.)» означает только одно: не осталось НИ ОДНОЙ ЭТОЙ записи — ни в оригинальном виде, ни в виде какой-либо ее копии. Если это действительно произошло, то ВОССТАНОВИТЬ запись можно только по памяти, что не гарантирует точности и полноты.

Другое дело, если запись существовала в нескольких копиях, а утеряна, исчезла, украдена, испорчена и т. п. какая-то одна или несколько из них, но не ВСЕ. Тогда при возникновении задачи восстановления какой-то из ЭТИХ утерянных, исчезнувших и т. п. копий, она В ПРИНЦИПЕ может быть решена. Для этого нужно просто ЗНАТЬ, где находятся другие копии или оригинал соответствующей записи, достать ЛЮБУЮ из них и сделать с нее необходимую для работы ЕЩЕ ОДНУ копию. Конечно, при этом происходит акт «восстановления», но не САМОЙ записи (если какие-то копии или оригинал цел — запись И НЕ ИСЧЕЗАЛА), а лишь одной из ее копий, утерянной, исчезнувшей и т. п. на каком-то конкретном месте ее применения.

Поэтому совершенно не случайно, встречая в процедурах по управлению записями положения, касающиеся ВОССТАНОВЛЕНИЯ записей, мы, скорее всего, увидим, что в них вкладывают следующий ПРАВИЛЬНЫЙ смысл:

  • Восстановление записи на бумажном носителе в случае ее потери или порчи осуществляют созданием дубликата потерянной записи, используя рабочую копию или электронную версию.
  • Возможные способы восстановления записей: наличие их копий на бумажном или любом другом носителе.
  • Записи могут восстанавливаться следующим образом:
    • по вторым экземплярам записи;
    • по копиям;
    • по другим записям и документам, ведущимся параллельно с этой записью, но в другой форме, в том числе электронной.

Конечно, если в организации для некоторых особо важных записей будут созданы еще и их страховые копии (на бумажном носителе или в электронном виде), которые будут храниться в известном соответствующим лицам и хорошо защищенном от порчи или кражи месте, то это ПОВЫСИТ гарантии быстрого восстановления каких-то утраченных или поврежденных рабочих копий или создания новых. Тем не менее еще раз подчеркнем: при этом САМА ЗАПИСЬ НЕ ИСЧЕЗАЕТ, поэтому речь идет о восстановлении НЕ ЗАПИСИ, а лишь какой-то ЕЕ КОПИИ.

По этой причине применительно к записям смысл retrieval (а по словарям это означает «возврат, возвращение, восстановление, способность восстанавливаться, поиск, извлечение, вызов» [7, 8]) заключается не в том, чтобы запись можно было восстановить, а в том, чтобы при необходимости нужную запись можно было возвратить в оборот, т. е. найти. При этом НЕВАЖНО в каком виде: в виде оригинала или какой-то копии. Поэтому права та организация, которая в своей процедуре управления записями установила следующее:

Управление записями, в том числе и электронными, должно гарантировать ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ ДОСТУПНОСТИ [1].

С учетом вышесказанного становиться ясно, что словосочетание readily retrievable должно переводиться как легко, быстронаходимыйлегкодоступныйлегкоизвлекаемый и т. п., а не как восстанавливаемый, о чем говорится в ГОСТ Р ИСО 9001–2008. А это означает, что в оригинале данное требование стандарта имеет совсем ДРУГОЙ смысл. И при этом ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ смысл, касающийся особенностей нахождения записей.

В статье об управлении документами [11] автор ввел понятие «зоны оперативной доступности документа». Эта зона включает в себя любые возможные места хранения или нахождения документа (в том числе в электронном виде), куда, при возникновении необходимости, исполнителю работ МОЖНО добраться, познакомиться с содержанием нужного документа (т. е. перепроверить самого себя) и/или взять его и вернуться на рабочее место ЗА ВРЕМЯ, в течение которого осуществляемая им деятельность НЕ МОЖЕТ привести к появлению несоответствия. Указанное же выше время автор назвал «временем оперативной доступности документа». Примеры и пояснения к этим понятиям читатель найдет в [11].

В отношении записей автор предлагает применять АНАЛОГИЧНЫЕ понятия: «зона оперативной доступности записи» и «время оперативной доступности записи». Смысл и предназначение этих понятий проистекает из цели ведения и сохранения записей.

Очевидно, что при функционировании любой организации могут возникнуть самые разные проблемы, решение которых будет невозможно или очень затруднено при отсутствии определенной информации. И тогда в организации устанавливают: ЭТУ информацию необходимо ФИКСИРОВАТЬ в виде соответствующих ЗАПИСЕЙ, а сами записи необходимо СОХРАНЯТЬ вплоть до исчезновения надобности в них. Из этого и вытекает предназначение записей: их ведут и сохраняют для того, чтобы с их помощью можно было КАК МОЖНО БЫСТРЕЕ РЕШИТЬ возникающие проблемы.

Это, естественно, не означает, что наличие записей само по себе ГАРАНТИРУЕТ безусловное решение возникшей проблемы. Это означает, что БЕЗ соответствующих записей В НУЖНЫЙ СРОК это будет сделать затруднительно или даже невозможно. И ключевым здесь является ВРЕМЯ.

Если перед каким-то лицом возникла или поставлена проблема, требующая своего решения в течение какого-то ПРЕДЕЛЬНОГО срока, и для этого он должен воспользоваться определенными записями, то они должны находиться там, куда он СМОЖЕТ добраться, познакомиться с содержанием соответствующих записей и/или взять их с собой и вернуться на рабочее место ЗА ВРЕМЯ, НЕ ПРЕВЫШАЮЩЕЕ этого предельного срока. Указанный срок автор предлагает назвать временем оперативной доступности соответствующих записей, а их приемлемое местонахождение — зоной оперативной доступности этих записей. При этом первое понятие является исходным и служит основой для установления второго.

С учетом данных понятий можно легко объяснить смысл требования о быстронаходимости записей и представить пути его реализации.

Нужно, чтобы для каждого вида записи каждый ее потенциальный пользователь на основе определенного предельного срока, которым он будет располагать для решения соответствующей проблемы, установил время оперативной доступности этой записи, на основе которого будет затем определена зона ее оперативной доступности. Если запись будет находиться в этой зоне в известных данному пользователю местах, она, в случае возникновения необходимости, будет НАЙДЕНА БЫСТРО — в течение времени, как максимум, не превышающего того, за которое с помощью этой записи данный пользователь может надеяться решить возникшую проблему.

Если, например, компания находится на одной производственной площадке и время, необходимое для решения проблемы, велико (например, целые сутки), запись может храниться, вообще говоря, где угодно. В этом случае время оперативной доступности данной записи равняется одним суткам, а зона оперативной доступности фактически охватывает все возможные места хранения подобных документов, технически доступные соответствующему лицу.

Если же, например, оператору для правильного решения по исправлению производственного процесса в случае каких-то отклонений его от установленного режима необходимо знать о поведении каких-то отдельных технологических параметров в течение последних двух часов, а на принятие решения есть всего несколько минут или даже секунд, то целесообразно организовать запись этих параметров на ленте самописца, обеспечивающую наглядность соответствующих характеристик, как минимум, за два последних часа, а сам самописец разместить где-то около рабочего места этого оператора. В данном случае время оперативной доступности необходимой записи равняется нескольким секундам или минутам, а зоной оперативной доступности будут такие места вблизи оператора, до которых он мог бы добраться за время, равное половине времени оперативной доступности ленты данного самописца.

Один из возможных вариантов, позволяющих быстро находить нужные записи, описан в процедуре по управлению записями следующим образом:

Быстрое нахождение записей по качеству обеспечивается их идентификацией в соответствии с п. 6.3 и хранением в соответствии с п. 6.8.

Записи должны быть четкими, удобочитаемыми или просто читаемыми?

Последняя неточность в переводах связана с термином legible (табл. 5).

Таблица 5

Примеры перевода требований с термином legible

Стандарт

Фрагмент требований

ISO 9001:2008(E)

Records shall remain legible…

ISO 14001:2004(Е)

Records shall be and remain legible...

ISO 22000:2005(Е)

Records shall remain legible...

ГОСТ Р ИСО 9001–2008

Записи должны оставаться четкими…

ГОСТ Р ИСО 14001–2007

Записи должны быть удобочитаемыми…

ISO 22000:2005(R)

Записи должны оставаться удобочитаемыми…

Используемый автором перевод

Записи должны сохраняться в состоянии, позволяющем их прочитать…

Судите сами. В ГОСТ Р ИСО 9001–2008 требуется, чтобы при хранении записи оставались четкими. А это не очень понятно — четкими в отношении чего: букв и символов, колонтитулов, схем и чертежей, названий или чего-то другого? Тогда как смысл ISO 9001:2008(Е) (если воспользоваться словарями) очень точный и разумный: записи должны сохраняться в таком состоянии, которое позволит им оставаться удобочитаемыми, разборчивыми, отчетливыми, т. е. позволяющими их прочитать. Ведь только это позволит ОДНОЗНАЧНО понять их содержание ПОСЛЕ длительного хранения.

Заметим при этом, что речь идет не только и НЕ СТОЛЬКО о разборчивости и отчетливости ПЕРВОНАЧАЛЬНОЙ фиксации соответствующих данных, информации или сделанных копий. Об этом надо заботиться ОТДЕЛЬНО, обеспечивая КАЧЕСТВЕННОСТЬ записи в соответствии с требованиями к ней, указанными в разделе «Общие требования к записям» в первой части этой статьи. Обычно в процедурах управления записями это предусматривается, например, следующим образом:

• Запись данных в установленные для записей бланки производится разборчиво, в соответствующие графы форм. Записи не должны допускать неоднозначного прочтения.

• Бланк формы документа должен быть заполнен по всем установленным строкам и графам, со всеми необходимыми подписями, датами, штампами, печатями, предусмотренными самой формой. При рукописном заполнении бланка записи делаются ручкой, разборчивым почерком. Оттиски штампов, печатей должны быть четкими. Заполненный бланк должен обеспечивать снятие качественной копии.

В данном месте требований разд. 4.2.4 речь идет о том, чтобы ЭТИ свойства записей не утратились во время их ХРАНЕНИЯ. Именно на это нацелены такие положения, как:

В целях защиты от порчи записи должны храниться в сухих помещениях, в местах, исключающих попадание прямого солнечного света, влияние магнитного поля (для записей, хранящихся на электронных носителях).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как и в случае с анализом требований ISO 9001:2008 по управлению документами, автор считает необходимым обратить внимание читателей (и особенно из числа практических пользователей этим и аналогичными стандартами) на ключевые факторы при создании в своей организации результативных правил управления записями:

  • во-первых, на необходимость СИСТЕМНОГО подхода к организации этого управления;
  • во-вторых, на необходимость ориентироваться на ОРИГИНАЛЬНЫЙ, т. е. ИСХОДНЫЙ смысл требований стандартов при подготовке своих систем менеджмента к сертификации на соответствие их требованиям.

С учетом этих комментариев, автор приводит свой вариант перевода раздела 4.2.4 ISO 9001:2008(Е) для тех, кто разделяет его точку зрения:

4.2.4. Управление записями

Записи, установленные для представления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.

Организация должна создать документированную процедуру, определяющую меры по управлению, необходимые для установления содержания записей, порядка их сбора (накопления), сохранения (защиты), нахождения, установления сроков хранения записей и порядка их изъятия (ликвидации).

Записи должны находиться в состоянии, позволяющем их прочитать, быть легкоидентифицируемыми (легкораспознаваемыми) и быстронаходимыми.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO 9001:2008(Е). Quality management systems. Requirements.

2. ISO 14001:2004(Е). Environment management systems. Requirements with guidance for use.

3. ISO 22000:2005(Е). Food safety management systems. Requirements for any organization in the food chain.

4. ГОСТ Р ИСО 9001–2008. Системы менеджмента качества. Требования.

5. ГОСТ Р ИСО 14001–2007. Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению.

6. ISO 22000:2005(R). Системы менеджмента безопасности пищевых продуктов. Требования ко всем организациям в цепи производства и потребления пищевых продуктов / Пер. на рус. яз. ФГУП «Стандартинформ», 30.11.2005.

7. Словарь ABBYY Lingvo 12.

8. Словарь StarDict.

9. Руководство по терминологии, используемой в ИСО 9001 и ИСО 9004 (документ ISO/TC 176/SC 1/N 339 и ISO/TC 176/SC 2/N 526R2, 15 октября 2008 г.).

10. ISO 9001:1994(E). Quality systems. Model for quality assurance for designing, development, production, installation and servicing.

11. Качалов В.А. О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента // Методы менеджмента качества. – 2012. – № 1–2.



1Хотя, строго говоря, «легкое нахождение» и «легкая доступность» — разные понятия. Это видно из раздела «Общие требования к записям» в первой части статьи.

1П р и м е ч а н и е. Цитирование стандарта дается в авторском переводе. Цветом выделены требования, реализация которых в проанализированных процедурах в большинстве случаев не описана либо их точная и полная реализация вызывает большие сомнения.


Автор:  Качалов В.А.

Возврат к списку