Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2015, № 9

Версия для печати

В ходе инспекционного аудита нашей СМК аудиторы зафиксировали следующее незначительное несоответствие по п. 4.2.1.d ISO 9001:2008: «Не всегда документация СМК включает документы, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования процессов, их осуществления и управления ими. Так, согласно п . 8.2.3 Руководства по качеству, «Конкретные показатели результативности процессов СМК, их нормы и периодичность оценки установлены в разделе «Критерии результативности» таблицы менеджмента процессов». Однако эта информация касается не всех процессов СМК . В частности, критерии результативности не установлены для следующих процессов: «Закупки», «Промышленное производство», «Хранение и транспортирование», «Гарантийное обслуживание».

Мы с этим не согласны, посколь­ку считаем, что требования п. 8.2.3 Руководства по качеству у нас соблюдаются в полной мере. Так, все документы, идентифицируемые в соответствии с процедурой «Управление документами и записями» как процедуры процессов, содержат раздел «Критерии результативно­сти». Процессы, указанные в данном несоответствии, регламентированы в нашей организации другими документами:

  • процесс «Закупки» — «Положением об управлении закупками» и «Регламентом тендерной работы»;
  • процесс «Промышленное про­изводство» — технологической документацией промышленного производства, процедурами «По­становка продукции на произ­водство», «Контроль качества в промышленном производстве», «Аттестация техпроцесса»;
  • процесс «Хранение и транспорти­рование» — инструкцией «Хране­ние и транспортирование ЖБИ»;
  • процесс «Гарантийное обслужи­вание» — инструкцией «Поря­док рассмотрения обращений по качеству».

Согласно тому же п. 8.2.3 Руководства по качеству, «руководители подразделений осуществляют мони­торинг и измерение процессов в со­ответствии с установленными в про­цедурах требованиями и принятой практикой работы». Таким образом, мониторинг и измерение процессов проводятся в соответствии с требо­ваниями процедуры «Анализ со сто­роны руководства», п. 4.2 которой включает данные по всем вышеука­занным процессам.

Свидетельства осуществления мониторинга и измерения всех процессов были предоставлены во время аудита в виде «Сводного отчета к анализу СМК со стороны руководства».

В дополнение хотелось бы отметить, что, согласно стандарту ISO 9001:2008:

  • «Организация должна осуществлять мониторинг, измерение, ТАМ, ГДЕ ЭТО ВОЗМОЖНО, и анализ этих процессов» (п. 4.1.е);
  • «Организация должна использовать подходящие методы мониторинга и, ГДЕ ЭТО ПРИМЕНИМО, измерения процессов системы менеджмента качества» (п. 8.2.3).

Наша позиция была доведена до сведения аудиторов, но во внимание ими принята не была. Просим ваших экспертов высказать свое мнение относительно обоснованности данного несоответствия.

В данном случае автор на стороне аудиторов. И на то есть две причины.

Причина первая. Формальная.

Вся аргументация представителей организа­ции сводится к попыткам доказать соблю­дение в СМК требований п. 8.2.3 стандарта ISO 9001:2008 «Мониторинг и измерение про­цессов». Однако в представленном несоответ­ствии ОТСУТСТВУЕТ хоть какой-то намек на то, что претензия аудиторов была связана с невыполнением требований именно этого пункта.

Суть сформулированного несоответствия (степень его обоснованности обсуждается далее), действительно, относится к п. 4.2.1.d, и ни к чему ИНОМУ. Это прямо следует из содержания требования данного пункта:

Документация СМК должна включать… документы ... определенные организацией как необходимые для обеспечения результативно­го планирования и осуществления ее процессова также управления ими.

Если организация ОПРЕДЕЛИЛА, что ей для этого нужны какие-то документы, а их в организации НЕТ (неважно, по какой при­чине), то это прямое невыполнение данно­го требования. И к выполнению или невы­полнению требований п. 8.2.3 данный факт не имеет никакого отношения.

Причина вторая. Содержательная.

Суть претензий аудиторов заключалась в том, что в организации в отношении некоторых процессов СМК ОТСУТСТВОВАЛ документ, содержащий конкретные показатели резуль­тативности процессов СМКих нормы и пе­риодичность оценки, который УСТАНОВЛЕН в Руководстве по качеству. ДАННЫЙ факт в письме ничем НЕ ОПРОВЕРГАЕТСЯ. Это означает, что несоответствие зафиксировано и отнесено к п. 4.2.1.d совершенно обосно­ванно.

Особо следует разъяснить неубедительность единственного аргумента авторов письма, связанного с тем, что все документы, идентифицируемые в соответствии с про­цедурой «Управление документами и записями» как процедуры процессовсодержат раз­дел «Критерии результативности».

Во-первых, даже если все это действительно так, авторы в отношении УКАЗАННЫХ процессов в письме не привели НИ ОДНОГО документа, имеющего статус их процедур. У ВСЕХ перечисленных в письме документов, регламентирующих процессы СМКсовсем ИНОЙ статус, а именно: положение, регла­мент, технологическая документация, про­цедуры осуществления определенных внут­ренних действий, инструкции. Однако это НЕ процедуры процессов, поэтому совсем НЕ ОЧЕВИДНО, что в них обязательно содер­жатся обсуждаемые критерии результатив­ности.

Более того, из письма следует, что никаких ИНЫХ документов, которые также могли регламентировать эти процессы, в орга­низации просто НЕТ.

Во-вторых, даже если бы среди приве­денных в письме документов действительно БЫЛИ процедуры обсуждаемых процессов и они СОДЕРЖАЛИ бы критерии их резуль­тативности, это никак НЕ МОЖЕТ опро­вергнуть факта, что в СМК ОТСУТСТВУЕТ документ, УСТАНОВЛЕННЫЙ организаци­ей именно для такого случая и описанный в Руководстве по качеству. Следовательно, прямое требование п. 4.2.1.d все равно не выполняется.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном случае организация неправа: не­соответствие зафиксировано и отнесено к п. 4.2.1.d обоснованно, поскольку доку­ментация СМК этой организации, ДЕЙСТ­ВИТЕЛЬНО, не всегда включает документыопределенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирова­ния процессових осуществления и управле­ния ими.

Для устранения несоответствия органи­зации следует либо разработать и включить критерии результативности указанных про­цессов в документ, на который сделана ссыл­ка в Руководстве по качеству, либо внести из­менение в Руководство по качеству и сделать ссылки на те документы, которые фактиче­ски содержат данные критерии.


Автор:  Качалов В.А.

Возврат к списку