Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, № 7

Версия для печати

Обращаемся к Вам с просьбой о разъяснении проблемы, возникшей у нас при проведении внутреннего аудита.

Программа проведения внутренних аудитов на нашем предприятии составляется на один год. При проведении внутреннего аудита в отделе системы качества, который осуществляет планирование проведения аудитов СМК, возникла спорная ситуация. Внутренний аудитор установил, что требования п.п. 5.6, 6.4, 7.1, 7.2, 8.4 и 6.3 (а) стандарта ISO 9001 не внесены в программу проведения внутреннего аудита на год. Внутренний аудитор считает, что это — несоответствие. Сотрудники же отдела говорят, что это не должно расцениваться как несоответствие, поскольку в стандарте ISO 9001 нигде не сказано, в течение какого периода времени должны проверяться все требования этого стандарта.

Чья точка зрения является правильной?

Если рассматривать описанную ситуацию как «фотографию» события, то, на первый взгляд, вроде бы, правы сотрудники отдела: в стандарте ISO 9001 дей­ствительно НЕ УСТАНОВЛЕН период, в течение которого должно быть проанализировано соответствие ВСЕМ требованиям стандарта. Поэтому кажется, что В МОМЕНТ проведения внутреннего аудита этого отдела НИКАКОГО нарушенного требования стандарта ISO 9001 не было просто потому, что такого требования НАПРЯМУЮ в стандарте нет.

Однако это — ФОРМАЛЬНАЯ точка зрения. Если же рассматривать вопрос ПО СУЩЕСТВУ, то здесь (с учетом некоторых предположений, основанных на практике), скорее всего, правы все-таки не сотрудники отдела, а внутренний аудитор. И вот почему.

В пп. 8.2.2 стандарта требуется, чтобы внутренние аудиты проводились «через запланированные интервалы времени», чтобы установить в том числе «соответ­ствует ли система менеджмента качества заплани­рованным мероприятиям, требованиям стандарта ISO 9001 и требованиям к системе, установленным органи­зацией». В этом требовании содержатся два важных положения:

во-первыхвнутренние аудиты ОБЯЗАТЕЛЬНО должны давать ответ на вопрос «СООТВЕТСТВУЕТ ли СМК...»;

во-вторыхэти ответы должны генерироваться ПЕРИОДИЧЕСКИ («через ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ интервалы времени»).

Что касается первого положения, то очевидно, что ответить на этот вопрос НЕЛЬЗЯ без проведения внутреннего аудита: выполнения требований ВСЕХ разделов стандарта ISO 9001 и ВСЕХ собственных до­полнительных требований организации к СМК, а также ВСЕХ МЕСТ применения этих требований в организации.

В противном случае можно будет говорить о соот­ветствии или несоответствии ЛИШЬ ЧАСТИ СМК — как по объему применимых к ней требований, так и по объему охваченных подразделений и должностных лиц, где ДОЛЖНЫ выполняться соответствующие требования. В стандарте же, заметим, требуется, чтобы была дана оценка соответствия ВСЕЙ СМК.

Другими словами, для реализации первого положе­ния внутренний аудит СМК должен быть ПОЛНЫМ: должно быть проанализировано соответствие СМК ВСЕМ требованиям к ней (а это — требования стандарта ISO 9001 + собственные требования организации) ВО ВСЕХ местах их применения.

С учетом этих комментариев перейдем ко второму по­ложению — о «запланированных интервалах времени».

Напомним, что результаты ПОЛНОГО внутреннего аудита (еще раз подчеркнем: и ТОЛЬКО его) дают ответ на вопрос об АДЕКВАТНОСТИ СМК1. А данная информация необходима для анализа СМК со стороны руководства организации, поскольку это — требование п. 5.6 стандарта ISO 9001.

Из этого следует: между двумя ЗАПЛАНИРОВАННЫМИ анализами СМК в организации должен пройти ХОТЯ БЫ ОДИН полный внутренний аудит. В таком случае становится очевидным, что «запланированный интервал времени», о котором говорится в пп. 8.2.2, МОЖЕТ БЫТЬ МЕНЬШЕ, чем интервал между анализами СМК со стороны руководства, но он НЕ МОЖЕТ БЫТЬ БОЛЬШЕ этого интервала. Эти два временных показателя взаимосвязаны, причем ОПРЕДЕЛЯЮЩИМ является интервал между анализами СМК.

Теперь можно вернуться к рассматриваемой ситуации.

Традиционно анализ СМК проводится один раз в год по итогам прошедшего календарного года. Если в данной организации установлен именно ТАКОЙ порядок, то и период, в течение которого должен быть проведен полный внутренний аудит СМК, тоже должен быть, КАК МИНИМУМ, равен календарному году. В противном случае при проведении анализа СМК НЕЛЬЗЯ будет оценить ее адекватность. Поскольку из письма следует, что это требование не выполнено (в любом случае ПОЛНОГО внутреннего аудит за год при описанном планировании точно не будет), у внутреннего аудитора есть все основания за­фиксировать несоответствие требованиям пп. 8.2.2 следующего содержания: «Установленный период проведения полного внутреннего аудита СМК не позволяет получить к моменту проведения ее анализа со стороны руководства полную информацию о соответствии СМК, требуемую пп. 8.2.2 (а) стандарта ISO 9001».

Если же режим проведения анализа СМК со стороны руководства иной, ответ зависит от соотношения между интервалами проведения полного внутреннего аудита СМК и анализов СМК.

Заключение. С учетом отсутствия всей необходи­мой информации, ответ на поставленный вопрос может быть разным:

  • если механизм планирования внутренних аудитов в этой организации НЕ ПОЗВОЛЯЕТ гарантиро­вать получение в полном объеме информации об адекватности СМК К МОМЕНТУ проведения ее анализа со стороны руководства, это должно быть оценено как несоответствие требованиям пп. 8.2.2 в отношении «запланированного интервала» между внутренними аудитами. В этом случае внутренний аудитор был прав;
  • если механизм планирования внутренних аудитов ПОЗВОЛЯЕТ гарантировать получение в полном объеме информации об адекватности СМК К МОМЕНТУ проведения ее анализа со стороны руководства, то никакого несоответствия нет. Это означает, что несоответствия в отношении «запланированного интервала» между внутренними аудитами просто нет (но, отметим особо, это совсем не означает, что ПРАВЫ сотрудники отдела системы качества).

Примечание. Интересно обратить внимание чита­телей, что данная коллизия является не только конкретным примером проблемы, которую автор обсуждал в статье «Мо­жет ли невыполнение собственных требований организации влиять на результаты сертификации?» (ММК, 2009, № 2—3), но и иллюстрацией того, как РАБОТАЕТ подход, предложен­ный автором в этой статье. А именно: в пояснениях, содержа­щихся в табл. 1 в строке, относящейся к пп. 8.2.2, и в ком­ментариях в табл. 2 фактически уже содержится ответ на об­суждаемую коллизию:

а) если «ведущее требование» (а в нашем случае это интервал между полными внутренними аудитами) лишь ЧАСТИЧНО заполняет область адекватности (говоря конкретно, этот интервал БОЛЬШЕ интервала между анализами СМК со стороны руководства) — следует признать, как минимум, невыполнение «ведущего требования» и правоту внутреннего аудитора;

б) если же установленный интервал между полными внутренними аудитами МЕНЬШЕ интервала между анализами СМК (т. е. «ведущее требование», как минимум, ЗАПОЛНЯЕТ область адекватности), то несоответствия могут быть связаны с невыполнением только «ведомых» требований. «Ведущее» же требование следует считать выполненным.

________________

1Более подробно позиция автора по проблеме адекватности СМК изложена в статье «Что такое «пригодность, достаточность и резуль­тативность СМК»?»> // ММК. - 2007. - № 4. 


Автор:  Качалов В.А.

Возврат к списку