Коллизии аудита

Наша организация осуществляет строительно-монтажные работы и внедряет систему менеджмента качества (СМК) применительно к этой деятельности на основе стандарта ISO 9001:2015 [1].

Для обеспечения соответствия требованиям п. 8.5.3 «Собственность, принадлежащая потребителям или, внешним поставщикам» мы разрабатываем процедуру управления собственностью потребителя и внешних поставщиков, к которой у нас относятся получаемые от заказчика проектно-сметная документация, бытовые городки (иногда мы осуществляем строительство вахтовым методом, и для проживания сотрудников мы арендуем часть бытовых городков заказчика) и специальная строительная техника, а от поставщиков — доставляющие строительные материалы транспортные средства, заезжающие на территорию выполнения строительных работ, и возвратная тара от некоторых закупаемых строительных материалов.

Очень часто после окончания работ по договору какая-то собственность потребителей и поставщиков некоторое время продолжает оставаться у нас. В связи с этим просим пояснить: обязаны ли мы применять процедуру управления данной собственностью потребителя и поставщиков строительных материалов после того, как строительство заказанного потребителем объекта завершено?

Наше предприятие сертифицировано на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001—2015, ГОСТ РВ 0015-002—2012, ISO/TS 22163:2017 и прошло уже не одну ресертификацию.

В 2011 г. вступил в силу Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». В связи с этим на нашем предприятии была устранена оценка и повторная оценка поставщиков, так как в соответствии с законом поставщики оцениваются перед каждой закупкой.

После этого при вопросах аудиторов о проведении оценки и повторной оценки поставщиков мы ссылались на данный закон и демонстрировали тендерную документацию. Такой ответ вполне их удовлетворял, и никаких несоответствий по соответствующим пунктам этих стандартов не фиксировалось. Вместе с тем в этом году при прохождении очередного аудита нам со ссылкой на требования стандартов было оформлено несоответствие, заключающееся в том, что «организация не проводит оценку и повторную оценку своих поставщиков».

В связи с чем у нас возник вопрос: достаточно ли проводить оценку поставщиков в соответствии с указанным федеральным законом либо все-таки необходимо еще дополнительно оценивать поставщиков помимо оценки, проводимой в ходе осуществления тендерных процедур?

В п. 8.4.2 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 от организации требуется обеспечить, чтобы продукция, поставляемая внешними поставщиками, не оказывала негативного влияния на способность организации постоянно поставлять своим потребителям соответствующую продукцию и услуги. Для этого организация должна в том числе определять:

1) средства управления, которые она планирует применять к поставляемым внешним поставщиком результатам (п. 8.4.2.b);

2) верификацию или другие действия, необходимые для обеспечения соответствия продукции, поставляемой внешним поставщиком, требованиям (п. 8.4.2.d).

Просим уважаемых экспертов пояснить, достаточно ли для доказательства определения средств управления и других действий продемонстрировать, что в случае выявления среди продукции, закупленной у внешнего поставщика, несоответствующей организация будет поступать с ней в соответствии с требованиями п. 8.7 этого стандарта? И если этого недостаточно, то какие средства управления и действия с закупленной продукцией могут быть таким доказательством?

Просим вас высказать свое мнение по следующей коллизии, имевшей место во время внешнего аудита нашей СМК.

По итогам анализа представленного аудиторам в составе документов СМК «Отчета о функционировании СМК» ими было зафиксировано замечание: «Представленный «Отчет о функционировании СМК» не содержит информации об интегральной количественной оценке результативности процессов (п. 4.4.1). Без такой оценки трудно объективно оценить приоритеты «необходимых изменений» СМК, прежде всего в процессах (п. 9.3.3.b)».

Нам непонятно, о какой «интегральной количественной оценке результативности процессов» идет речь.

Во-первых, такого требования в ГОСТ Р ИСО 9001—2015 нет. Во-вторых, информация о результативности каждого процесса приведена в этом отчете, а приоритеты необходимых изменений в СМК мы определяем исходя из анализа всего набора показателей деятельности.

Поясните, пожалуйста, насколько обоснованно данное замечание. И если оно обоснованно, то каким образом можно измерить эту самую «интегральную количественную оценку результативности процессов».

В п. 4.4.1.f ГОСТ Р ИСО 9001—2015 требуется следующее: при управлении процессами СМК организация должна учитывать риски и возможности в соответствии с требованиями п. 6.1. А в п. 6.1 указано, что целью рассмотрения соответствующих рисков и возможностей является увеличение их желаемого влияния, предотвращение или уменьшение их нежелательного влияния и достижение улучшения. Для этого организация должна планировать действия по рассмотрению этих рисков и возможностей, а также то, каким образом внедрить эти действия в процессы системы менеджмента качества.

Получается, что в п. 4.4.1.f стандарта фактически требуется от организации, чтобы:

а) после выявления рисков и возможностей, касающихся процессов СМК, действия по реагированию на них были внедрены в соответствующие процессы, при этом

б) данные действия были направлены на улучшение этих процессов.

А ведь то, что касается последнего, а именно улучшать процессы СМК, напрямую требуется от организации в п. 4.4.1.h этого же стандарта.

Отсюда наш вопрос к экспертам: достаточно ли будет для доказательства выполнения требований п. 4.4.1.h ГОСТ Р ИСО 9001—2015 в отношении улучшения процессов продемонстрировать аудиторам пример(ы) того, как в той или иной степени были «нейтрализованы» риски и/или реализованы возможности, относящиеся к конкретному(ым) процессу(ам) СМК? Или для такого доказательства необходимы какие-то другие примеры?

Заранее выражаем благодарность за разъяснения.

В стандартах ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 и ISO 45001:2018 приведены примеры улучшений. При этом в набор примеров, который есть в двух последних стандартах, в ISO 9001:2015 дополнительно включены еще действия по осуществлению коррекции. В связи с этим у нас возникли вопросы:

1. Действительно ли действия по устранению несоответствий в системах экологического менеджмента и менеджмента профессиональной безопасности и охраны здоровья не рассматриваются в стандартах ISO 14001:2015 и ISO 45001:2018 как улучшение?

2. Если осуществление коррекции является улучшением, то достаточно ли будет при аудите системы менеджмента качества продемонстрировать примеры устранения выявленных несоответствий, чтобы подтвердить выполнение требования п. 10.1 ISO 9001:2015 об улучшении?

Заранее благодарим за разъяснения.

В п. 8.6 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 говорится о выпуске продукции и услуг всего два раза. Вначале однозначно говорится о выпуске продукции и услуг для потребителя. А затем требуется, чтобы организация регистрировала и сохраняла документированную информацию о выпуске продукции и услуг, которая должна включать:

a) свидетельства, демонстрирующие соответствие критериям приемки;

b) прослеживаемость в отношении должностного лица (лиц), санкционировавшего(их) выпуск продукции и услуг.

Из «связки» этих двух положений логически следует, что в требуемой документированной информации речь должна идти о регистрации результатов и обстоятельств окончательного (приемочного) контроля, на основании которого и принимается решение о выпуске продукции и услуг для потребителя. Это понятно и логично.

Вместе с тем из этого совсем не вытекает, что указанную документированную информацию необходимо регистрировать и сохранять не только по завершении создания продукции и услуги, но и по ходу этой деятельности. Или мы не правы?

Просим экспертов пояснить, обязаны ли мы с точки зрения требований ГОСТ Р ИСО 9001—2015 регистрировать и сохранять документированную информацию о свидетельствах соответствия и принявших соответствующие решения лицах и на промежуточных этапах создания продукции?

Будем благодарны за разъяснения.

Наша организация сертифицирована на соответствие требованиям стандарта ISO 14001:2015.

Для выполнения его требований мы идентифицировали экологические требования (федеральные законы, постановления Правительства, НП, СНиП и др.) и составили их Реестр. Для исполнения этих требований в организации установлено ознакомление соответствующего персонала с Реестром и документами, входящими в его состав, под подпись на листах ознакомления.

При реализации этого правила у нас возник спор с работниками юридической службы. Они считают, что ознакомление с законодательными актами (федеральными законами, постановлениями Правительства) «под подпись» избыточно, поскольку работники обязаны знать законы, при этом незнание законов от ответственности не освобождает. Им представляется вполне достаточным то, что персонал будет ознакомлен с Реестром, который устанавливает перечень применимых экологических требований.

В связи с этим у нас возник вопрос к вашим экспертам: будет ли считаться несоответствием требованиям ISO 14001:2015 отсутствие письменных свидетельств ознакомления работника с законодательными актами, которыми он должен руководствоваться в своей работе? И если да, то какие требования этого стандарта при этом оказываются невыполненными?

В п. 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001—2015 содержится следующее требование: «Организация должна использовать подходящие способы для идентификации выходов, когда это необходимо для обеспечения соответствия продукции и услуг».

Вместе с тем, чтобы в отношении продукции и услуги подтвердить или не подтвердить их соответствие, нужно идентифицировать их «статус соответствия». А за это отвечает отдельное требование, содержащееся уже в следующей фразе: «Организация должна идентифицировать статус выходов по отношению к требованиям, относящимся к мониторингу и измерениям, по ходу производства продукции и предоставления услуг».

В связи с этим просим разъяснить, действительно ли в новой редакции этого стандарта говорится уже не о той традиционной идентификации продукции и услуг, о которой шла речь в предыдущих редакциях, а об идентификации их статуса соответствия, что фактически дублирует требование, содержащееся, в следующей фразе? А если это не повтор, то тогда о каком именно соответствии идет речь в первом требовании?

Заранее благодарим за ответ.

В нашей организации заканчивается работа по внедрению системы менеджмента качества (СМК) на основе стандарта ISO 9001:2015, и мы готовимся к сертификации. Орган по сертификации, в который мы планируем обратиться, ссылаясь на требования ISO/IEC 17021-1:2015, предупредил нас, что необходимой предпосылкой для начала работ по сертификации является проведение у нас хотя бы раз внутреннего аудита СМК и анализа ее функционирования со стороны руководства.

Мы начали планирование действий по реализации этого условия, но столкнулись со следующей проблемой.

С одной стороны, анализ со стороны руководства требует, чтобы в состав исходных данных для этого была включена информация о результатах аудитов СМК (п. 9.3.2.с.6 стандарта ISO 9001:2015). В нашем случае, как мы понимаем, речь может идти только о внутренних аудитах.

Вместе с тем, чтобы информация о внутреннем аудите была полной и адекватной, он должен охватить все требования стандарта ISO 9001:2015, включая раздел 9.3 «Анализ со стороны руководства». А это сделать будет нельзя, поскольку такого анализа еще не было.

И получается замкнутый круг: чтобы анализ со стороны руководства был проведен в соответствии с требованиями раздела 9.3, он должен охватить материалы внутреннего аудита, а они не могут быть полными, поскольку внутренний аудит изначально не охватит анализ со стороны руководства, ибо он еще не будет проведен.

Просим уважаемых экспертов посоветовать нам, как выполнить требование органа по сертификации.