Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №4

Качалов В.А.

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наша организация является достаточно крупной, осуществляет транспортировку грузов по железной доро­ге и ремонт подвижного состава. СМК сертифицирована в 2005 г. При очередном инспекционном аудите было зафиксировано следующее несоответствие: «План ежегодного внутреннего аудита составлен не рав­номерно в течение года, а проводится в течение недели».

Вместе с тем, за прошедшее время мы подготовили достаточное количество внутренних аудиторов, позво­ляющее проводить «срез» и анализ всей нашей СМК практически одномоментно, что представляется нам более рациональным.

ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЛИ НАШ ПОДХОД ЯВЛЯЕТСЯ НЕСООТВЕТСТВИЕМ?

Если ответить коротко, то претензия аудиторов НИ­ЧЕМ не обоснована, поскольку в стандарте ISO 9001: 2000 ОТСУТСТВУЕТ требование, устанавливающее или рейдирующее временной интервал, в течение ко­торого должен быть проведен полный внутренний аудит СМ К.

Вместе с тем, представляется важным рассмотреть не только оценку годовой программы внутренних ауди­тов, сделанную аудиторами органа по сертификации (не отвлекаясь на очередной пример безобразного тех­нического русского языка, которым «выражено» это несоответствие). Комментариев требует и ПОЗИЦИЯ организации по вопросу планирования внутренних аудитов.

Она выражается следующим образом: если полный внутренний аудит СМ К планируется осуществлять раз в год, целесообразнее проводить его «залпом», а не «растягивать удовольствие» на целый год.

Есть ли объективные аргументы «за» эту позицию? Да. Они следующие.

Внутренние аудиты можно проводить силами внеш­татных аудиторов, поскольку нет нужды держать штат­ных аудиторов, которые будут заняты аудитами только одну неделю в году1.

Руководителей и персонал подразделений «трево­жат» всего раз в году.

Анализ информации по аудитам со стороны руковод­ства можно провести практически сразу, не дожидаясь конца года.

Аргументы вроде вполне разумные, с какой стороны ни посмотри, КРОМЕ ОДНОЙ. Эта сторона — САМА СМК. И вот почему.

Во-первых, в подразделении, которое аудиторы посе­щают всего раз в году, в течение всего оставшегося вре­мени (а это 51 неделя из 52, т. е. 98% (!) годового балан­са) риск возникновения ошибок в период между вну­тренними аудитами НЕИЗБЕЖНО будет БОЛЬШЕ, чем в случае посещения подразделения с проверками не­сколько раз в году. Это связано с ПСИХОЛОГИЧЕСКИ предопределенным СНИЖЕНИЕМ чувства ответствен­ности, вызванным практически годовым периодом бес­контрольности. Подобное явление особенно свойственно большим и сложным по структуре организациям, кота-рой является та, чьи представители задали обсуждаемый вопрос. В таком случае нетрудно спрогнозировать по­следствия этого.

ВЕРОЯТНОСТЬ возникновения несоответствий тре­бованиям к СМК в период между ТАКИМИ аудитами будет БОЛЕЕ ВЫСОКОЙ. При этом НЕСООТВЕТ­СТВИЯ в СМК, появившиеся после проведения ТАКО­ГО аудита, будут существовать почти ЦЕЛЫЙ ГОД, по­скольку возможность их обнаружения появится не ранее окончания интервала между аудитами. Это означает, что СТЕПЕНЬ ОБЪЕКТИВНОСТИ заключений, сделанных по итогам «залпового» внутреннего аудита, которыми за­тем в компании руководствуются ВЕСЬ ГОД, с течением времени РИСКУЕТ значительно ПОНИЗИТЬСЯ и не отвечать фактическому положению дел. Это влечет за со­бой ИСКАЖЕННОЕ представление о текущем СОСТО­ЯНИИ СМК в первую очередь у того, кого назначили представителем руководства по СМК, а, как следствие, — и у руководства компании.

Во-вторых, НИКАКОЙ аудитор, занятый в аудитах всего одну неделю в году из 52, т. е. лишь 2% (!) годово­го баланса, НЕ СМОЖЕТ всегда поддерживать профес­сиональный уровень высоким, даже если он достиг этого уровня во время подготовки. Это значит, что НАДЕЖ­НОСТЬ (т. е. достоверность + полнота + тщательность и т. п.) ЗАКЛЮЧЕНИЙ ТАКИХ внутренних аудитов, оче­видно, будет ниже, чем у аудитов, проводимых сотрудни­ками, участвующих в них в качестве внутреннего аудито­ра в течение года более или менее равномерно МНОГО раз. Ведь только этот режим позволяет аудитору постоян­но поддерживать себя «в форме», применяя свои ауди­торские навыки СИСТЕМАТИЧЕСКИМ образом.

В-третьих, в стандарте ISO 9001:2000 требуется, что­бы программа внутренних аудитов планировалась «С УЧЕТОМ статуса и важности процессов и областей, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов». Из этого ОЧЕВИДНЫМ образом следует, что внутренний аудит ВАЖНЫХ процессов и областей ДОЛ­ЖЕН проходить ЧАЩЕ, чем аудит остальных. Таким об­разом, если аудит НЕВАЖНЫХ процессов и областей СМК хотят проводить, например, раз в год, то для ВАЖ­НЫХ процессов и областей он должен проводиться ЧАЩЕ.

Заключение. Сформулированное аудиторами несоот­ветствие не обосновано.

Вместе с тем, если бы процитированный в письме тезис был сформулирован в виде рекомендации, то он был бы вполне уместным. Внутренний аудит, как и внешний, должен «приносить ценность» организации. В Руководстве Группы по практике аудитирования ИСО 9001 (Руководство от 14.10.2004 «Как добавлять ценность во время процесса аудита») отмечено, что для добавления ценности организации в результате аудита:

  • должна быть предоставлена информация высшему ру­ководству относительно способности организации до­стигать стратегические цели;
  • должны быть идентифицированы проблемы, которые в случае их устранения будут улучшать деятельность организации;
  • должны быть идентифицированы возможности для улучшения и возможные области риска.

С учетом же указанных соображений представляется, что принятый в данной компании подход к планирова­нию внутренних аудитов вряд ли позволяет рассчитывать, что добавляемая ими «ценность» будет значительной.

______________________________

1Здесь пол «внештатными» понимаются не внешние аудиторы, а сотрудники самой организации, для которых деятель­ность в качестве внутреннего аудитора не является основным видом деятельности, в отличие от сотрудников, для которых проведение внутренних аудитов является «штатной» обязанностью.