Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №7

Качалов В.А.

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Уважаемые эксперты!

Обращаемся к Вам с просьбой о разъяснении проблемы, возникшей у нас при проведении внутреннего аудита.

Программа проведения внутренних аудитов на нашем предприятии составляется на один год. При проведении внутреннего аудита в отделе сис­темы качества, который осуществляет планирование проведения аудитов СМК, возникла спорная ситуация. Внутренний аудитор установил, что требования п.п. 5.6, 6.4, 7.1, 7.2, 8.4 и 6.3 (а) стандарта ISO 9001 не внесены в программу про­ведения внутреннего аудита на год. Внутренний аудитор считает, что это — несоответствие. Сотрудники же отдела говорят, что это не должно расцениваться как несоответствие, поскольку в стандарте ISO 9001 нигде не сказано, в течение какого периода времени должны проверяться все требования этого стандарта.

ЧЬЯ ТОЧКА ЗРЕНИЯ ЯВЛЯЕТСЯ ПРАВИЛЬНОЙ?

Если рассматривать описанную ситуацию как «фо­тографию» события, то, на первый взгляд, вроде бы, правы сотрудники отдела: в стандарте ISO 9001 дей­ствительно НЕ УСТАНОВЛЕН период, в течение ко­торого должно быть проанализировано соответствие ВСЕМ требованиям стандарта. Поэтому кажется, что В МОМЕНТ проведения внутреннего аудита этого от­дела НИКАКОГО нарушенного требования стандарта ISO 9001 не было просто потому, что такого требова­ния НАПРЯМУЮ в стандарте нет.

Однако это — ФОРМАЛЬНАЯ точка зрения. Если же рассматривать вопрос ПО СУЩЕСТВУ, то здесь (с учетом некоторых предположений, основанных на практике), скорее всего, правы все-таки не сотрудни­ки отдела, а внутренний аудитор. И вот почему.

В пп. 8.2.2 стандарта требуется, чтобы внутренние аудиты проводились «через запланированные интервалы времени», чтобы установить в том числе «соответ­ствует ли система менеджмента качества заплани­рованным мероприятиям, требованиям стандарта ISO9001 и требованиям к системе, установленным органи­зацией». В этом требовании содержатся два важных положения:

во-первых, внутренние аудиты ОБЯЗАТЕЛЬНО должны давать ответ на вопрос «СООТВЕТСТВУЕТ ли СМК...»;

во-вторых, эти ответы должны генерироваться ПЕРИОДИЧЕСКИ («через ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ интервалы времени»).

Что касается первого положения, то очевидно, что ответить на этот вопрос НЕЛЬЗЯ без проведения вну­треннего аудита: выполнения требований ВСЕХ раз­делов стандарта ISO 9001 и ВСЕХ собственных до­полнительных требований организации к СМК, а так­же ВСЕХ МЕСТ применения этих требований в орга­низации.

В противном случае можно будет говорить о соот­ветствии или несоответствии ЛИШЬ ЧАСТИ СМК — как по объему применимых к ней требований, так и по объему охваченных подразделений и должностных лиц, где ДОЛЖНЫ выполняться соответствующие требования. В стандарте же, заметим, требуется, что­бы была дана оценка соответствия ВСЕЙ СМ К.

Другими словами, для реализации первого положе­ния внутренний аудит СМК должен быть ПОЛНЫМ: должно быть проанализировано соответствие СМК ВСЕМ требованиям к ней (а это — требования стан­дарта ISO 9001 + собственные требования организа­ции) ВО ВСЕХ местах их применения.

С учетом этих комментариев перейдем ко второму по­ложению — о «запланированных интервалах времени».

Напомним, что результаты ПОЛНОГО внутреннего аудита (еще раз подчеркнем: и ТОЛЬКО его) дают ответ на вопрос об АДЕКВАТНОСТИ СМК1. А данная информация необходима для анализа СМК со стороны руководства организации, поскольку это — требование п. 5.6 стандарта ISO 9001.

Из этого следует: между двумя ЗАПЛАНИРОВАН­НЫМИ анализами СМК в организации должен пройти ХОТЯ БЫ ОДИН полный внутренний аудит. В таком случае становится очевидным, что «запланированный интервал времени», о котором говорится в пп. 8.2.2, МОЖЕТ БЫТЬ МЕНЬШЕ, чем интервал между анали­зами СМК со стороны руководства, но он НЕ МОЖЕТ БЫТЬ БОЛЬШЕ этого интервала. Эти два временных показателя взаимосвязаны, причем ОПРЕДЕЛЯЮЩИМ является интервал между анализами СМК.

Теперь можно вернуться к рассматриваемой ситуа­ции.

Традиционно анализ СМК проводится один раз в год по итогам прошедшего календарного года. Если в данной организации установлен именно ТАКОЙ порядок, то и период, в течение которого должен быть проведен полный внутренний аудит СМК, тоже должен быть, КАК МИНИМУМ, равен календарному году. В противном случае при проведении анализа СМК НЕЛЬЗЯ будет оценить ее адекватность. По­скольку из письма следует, что это требование не вы­полнено (в любом случае ПОЛНОГО внутреннего аудит за год при описанном планировании точно не будет), у внутреннего аудитора есть все основания за­фиксировать несоответствие требованиям пп. 8.2.2 следующего содержания: «Установленный период про­ведения полного внутреннего аудита СМК не позволяет получить к моменту проведения ее анализа со стороны руководства полную информацию о соответствии СМК, требуемую пп. 8.2.2 (а) стандарта ISO 9001».

Если же режим проведения анализа СМК со сто­роны руководства иной, ответ зависит от соотноше­ния между интервалами проведения полного внутрен­него аудита СМК и анализов СМК.

Заключение. С учетом отсутствия всей необходи­мой информации, ответ на поставленный вопрос мо­жет быть разным:

  • если механизм планирования внутренних аудитов в этой организации НЕ ПОЗВОЛЯЕТ гарантиро­вать получение в полном объеме информации об адекватности СМК К МОМЕНТУ проведения ее анализа со стороны руководства, это должно быть оценено как несоответствие требованиям пп. 8.2.2 в отношении «запланированного интервала» между внутренними аудитами. В этом случае внутренний аудитор был прав;
  • если механизм планирования внутренних аудитов ПОЗВОЛЯЕТ гарантировать получение в полном объеме информации об адекватности СМК К МО­МЕНТУ проведения ее анализа со стороны руковод­ства, то никакого несоответствия нет. Это означает, что несоответствия в отношении «запланированного интервала» между внутренними аудитами просто нет (но, отметим особо, это совсем не означает, что ПРАВЫ сотрудники отдела системы качества).

Примечание. Интересно обратить внимание чита­телей, что данная коллизия является не только конкретным примером проблемы, которую автор обсуждал в статье «Мо­жет ли невыполнение собственных требований организации влиять на результаты сертификации?» (ММК, 2009, № 2—3), но и иллюстрацией того, как РАБОТАЕТ подход, предложен­ный автором в этой статье. А именно: в пояснениях, содержа­щихся в табл. 1 в строке, относящейся к пп. 8.2.2, и в ком­ментариях в табл. 2 фактически уже содержится ответ на об­суждаемую коллизию:

а) если «ведущее требование» (а в нашем случае это интервал между полными внутренними аудитами) лишь ЧАСТИЧНО заполняет область адекватности (говоря конкретно, этот интервал БОЛЬШЕ интервала между анализами СМК со стороны руководства) — следует признать, как минимум, невыполнение «ведущего требования» и правоту внутреннего аудитора;

б) если же установленный интервал между полными внутренними аудитами МЕНЬШЕ интервала между анализами СМК (т. е. «ведущее требование», как минимум, ЗАПОЛНЯЕТ область адекватности), то несоответствия могут быть связаны с невыполнением только «ведомых» требований. «Ведущее» же требование следует считать выполненным.

________________

1Более подробно позиция автора по проблеме адекватности СМК изложена в статье «Что такое «пригодность, достаточность и резуль­тативность СМК»?»> // ММК. - 2007. - № 4.