Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2015, №5

Качалов В.А.

В ходе инспекционного аудита СМК на­шей организации на соответствие тре­бованиям ГОСТ ISO 9001–2011 аудитор, не принимавший участие в состояв­шемся год назад сертификационном аудите, при рассмотрении протоколов приемосдаточных испытаний выпуска­емых организацией приборов зафик­сировал в качестве несоответствия по п. 8.2.4 следующее: «В протоколах приемосдаточных испытаний отсутст­вует информация о средствах измере­ния, которые применялись при проведе­нии испытаний».

Мы считаем, что данное реше­ние аудитора неправомерно, так как установленная нашим внутренним стандартом и согласованная с потре­бителем (представителем заказчика) форма протокола не предусматрива­ет указания таких средств измерений. При этом в нем в обязательном поряд­ке должна быть ссылка (и в проанали­зированных аудитором протоколах она имелась) на документ, устанавливаю­щий правила проведения испытаний (технические условия на прибор или программа и методика испытаний) и определяющий, в том числе, средст­ва измерения, используемые для про­верки той или иной характеристики.

Мы также обратили внимание аудитора на то, что годом ранее при проведении сертификационного ауди­та в ходе ознакомления аудитора с аналогичными протоколами никаких несоответствий выявлено не было.

Однако наши доводы аудитор не учел: было оформлено несоответст­вие, и пришлось вводить в стандарт организации, по нашему мнению, со­вершенно ненужное изменение.

Хотелось бы узнать, согласны ли ваши эксперты с нашей позицией? И что они думают по поводу необнаружения аналогичного несоответствия (если предположить, что оно обосно­ванно) в ходе предыдущего аудита?

Для анализа описанной коллизии необходи­мо В СОВОКУПНОСТИ учесть два обстоя­тельства.

Первое. К деятельности по осуществлению приемосдаточных испытаний продукции при наличии внедренной СМК действительно при­менимы требования п. 8.2.4. И там однознач­но и ИСЧЕРПЫВАЮЩИМ образом указано, КАКИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ с точки зрения стандарта записи при этом должны вестись. Они касаются всего двух фактов:

1) свидетельств соответствия продукции критериям приемки;

2) указания лиц(а), санкционировавших переход к следующей стадии процесса созда­ния продукции.

НИКАКИХ требований о ведении запи­сей относительно чего-то другого, в том числе о фиксировании средств измерений, применявшихся при мониторинге и измерениях про­дукции, в этом разделе ГОСТ ISO 9001–2011 нет. По этой причине САМО ПО СЕБЕ отсут­ствие в протоколах испытаний данной инфор­мации НЕ ЯВЛЯЕТСЯ несоответствием требо­ваниям п. 8.2.4.

Однако исходя ТОЛЬКО из этого оконча­тельное аудиторское заключение сделать нель­зя. Прежде надо рассмотреть и оценить второе обстоятельство, связанное с тем, что ведение записей при осуществлении контроля продук­ции (в том числе во время приемосдаточных испытаний) МОЖЕТ быть требованием заказ­чика и/или соответствующих нормативно-пра­вовых актов. В таких случаях отсутствие уста­новленных записей аудиторы не только вправе, но и ОБЯЗАНЫ зафиксировать как несоответ­ствие. Весь вопрос в том, к КАКОМУ пункту стандарта это несоответствие отнести. Но отве­тить на него совсем нетрудно.

Согласно п. 7.2.1 организация должна опре­делить наличие или отсутствие таких специфи­ческих требований в процессе анализа требо­ваний, относящихся к продукции. И если они имеются (аудиторы должны об этом знать), но не выполняются потому, что организация их НЕ ВЫЯВИЛА, — должно быть зафиксировано несоответствие по данному пункту стандарта, например, в следующем виде: «Организацией не выявлены требования заказчика (или соот­ветствующего нормативно-правового акта), касающиеся обязательности ведения записей средств измерений, применявшихся при проведе­нии приемосдаточных испытаний продукции».

Если такие требования существуют и орга­низация о них знает, однако записи не ведутся потому, что не входят в специальный перечень и никому не было поручено их вести, должно быть зафиксировано несоответствие требова­ниям п. 7.1.d, например, в следующем виде:

«Организация не включила записи, требуемые заказчиком (илисоответствующим норматив­но-правовым актом), в перечень записей, необ­ходимых для доказательства того, что изготовленная продукция отвечает установленным требованиям».

И, наконец, если организация добавила указанные записи в перечень записей, кото­рые соответствующие лица обязаны вести, но они этого не сделали из-за своей безответст­венности или по недопониманию, это долж­но быть зафиксировано как несоответствие по п. 8.2.4, например, так: «В организации не обес­печено ведение записей, требуемых заказчиком (или соответствующим нормативно-правовым актомв к ачестве доказательства того, что изготовленная продукция отвечает установлен­ным требованиям».

Если анализировать содержание письма, однозначно можно сказать, что у ЗАКАЗЧИКА никаких требований фиксировать применяв­шиеся в ходе приемосдаточных испытаний средства измерений не было. А о НОРМА­ТИВНО-ПРАВОВЫХ ТРЕБОВАНИЯХ ника­кой информации в описании ситуации нет.

По этой причине ответ на данную колли­зию может быть вроде бы только таким:

1. Если какие-либо нормативно-правовые акты, обязывающие вести обсуждаемые записи, действительно отсутствуют, то никаких осно­ваний для оформления указанного несоответ­ствия у аудитора не было, поскольку НИЧЕГО не было нарушено. В этом случае позицию ор­ганизации о неправомерности несоответствия следует признать правильной и обоснованной.

2. Если такие нормативно-правовые акты есть, а записи не велись, то это МОЖЕТ служить основанием для фиксирования не­соответствия, но только В ПРИНЦИПЕ. Аудитору нужно было ТОЧНО выявить все сопутствующие обстоятельства и оформить несоответствие ПРАВИЛЬНО (см. разъяс­нения выше), поскольку в его формулировке оно с методической точки зрения является НЕОБОСНОВАННЫМ. Однако и признать позицию организации правомерной в этом случае нельзя.

В общем случае оба варианта имеют право на жизнь.

Однако в письме есть прямые признаки того, что второй вариант в данной ситуации места НЕ ИМЕЛ. Подсказка этого содержится в попытке найти ответ на второй вопрос от­носительно результатов сертификационного аудита, а именно:

  • если никаких нормативно-правовых актов, обязывающих вести обсуждаемые записи, в период осуществления сертификационно­го аудита не было, то не было и оснований фиксировать какое-либо несоответствие. Поэтому аудитор поступил компетентно: ОБЪЕКТИВНО и ОБОСНОВАННО;
  • если же такие требования в соответствую­щих нормативно-правовых актах в период проведения сертификационного аудита были, а установленные записи в протоколах отсутствовали, то аудитор в ходе сертифи­кационного аудита ДОЛЖЕН был зафик­сировать несоответствие (см. разъяснения выше). А этого по факту НЕ ПРОИЗОШЛО, на что может быть только ОДНА причина: некомпетентность аудитора, включающая его невнимательность и/или недостаточное знание нормативно-правовой базы. Вместе с тем ИЗНАЧАЛЬНО ставить под сомнение компетентность аудитора, уча­ствовавшего в сертификационном ауди­те, НЕТ никаких оснований. Это, в свою очередь, означает лишь одно: несоответ­ствие не было зафиксировано потому, что никаких требований о ведении указан­ных записей в нормативно-правовых ак­тах в период сертификационного аудита ДЕЙСТВИТЕЛЬНО не было.

Внимательный читатель возразит, что они могли быть на момент инспекционного аудита. На это автор ответит следующим: как и в случае с компетентностью аудитора, проводившего сертификационный аудит, нет никаких осно­ваний изначально ставить под сомнение чест­ность авторов письма и обвинять их в том, что они сознательно утаили факт существования указанных нормативно-правовых актов в мо­мент инспекционного аудита. Следовательно, таких актов ДЕЙСТВИТЕЛЬНО не было не только в период сертификационного, но и в период описанного инспекционного аудита. Итог: никаких требований о ведении рас­сматриваемых записей не существовало ни во время сертификационного, ни во время инспекционного аудита.

Суммируя все вышесказанное, можно сде­лать принципиально важное заключение: ни в п. 8.2.4.е ГОСТ ISO 9001–2011, ни со сторо­ны заказчика, ни в каких-либо действующих на момент проведения инспекционного аудита нормативно-правовых актах НИКАКИХ тре­бований о ведении указанных записей НЕТ.

По этой причине выявленный в ходе инспек­ционного аудита факт отсутствия обсуждаемых записей САМ ПО СЕБЕ не может быть признан СВИДЕТЕЛЬСТВОМ аудита, потому что НЕТ НИКАКИХ критериев, по которым он может быть проанализирован на предмет соответст­вия или несоответствия. И, следовательно, нет никаких оснований для классификации этого факта как несоответствия. Отсутствие обсуж­даемых записей НИЧЕГО не нарушает.

Несоответствие аудитором оформлено НЕОБОСНОВАННО.

• Отсюда и ответ на заданный в письме воп­рос: в отличие от позиции аудитора, позицию организации, считающей зафиксированное несоответствие неправомерным, автор призна­ет правильной и обоснованной.

НЕОБХОДИМОЕ ПОСЛЕСЛОВИЕ

В данном случае имеет смысл оценить не только действия аудитора, но и то, КАК (судя по письму) повела себя организация, когда аудитор сформулировал, документально офор­мил и официально предъявил ей такое ничем не обоснованное «несоответствие».

По этому вопросу автор уже высказывал­ся в ходе анализа целого ряда предыдущих «коллизий», поэтому здесь он позволит выска­зать свое мнение всего двумя фразами: «Если орга низация уверена в ошибочности решения аудиторов, а они аргументов организации не признают, она имеет ВСЕ ПРАВА не согла­ситься с их решением, письменно офор­мить это несогласие как аргументированную ПРЕТЕНЗИЮ и направить ее на рассмотрение в орган по сертификации. И до итогов рассмо­трения своей претензии никаких изменений в свою деятельность она имеет полное право НЕ ВНОСИТЬ».

В данном случае аргументы организации были методически безупречны, поэтому орган по сертификации ОБЯЗАН БЫЛ БЫ встать на ее сторону и снять это несоответствие. Тогда не пришлось бы вносить в стандарт никаких «ненужных изменений». Более того, поддержка органа по сертификации ОФИЦИАЛЬНО под­твердила бы недостаточную компетентность аудитора, что дало бы организации весомые основания для наложения вето на его участие в аудитах своей СМК в будущем.

Аудиторов не надо бояться, ведь это ВЫ их нанимаете, и поэтому ВПРАВЕ требовать от них четких, методически логичных и понят­ных заключений.