Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

О проблемах управления записями на основе требований международных стандартов на системы менеджмента (Часть 1)

Качалов В.А.

Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №03

Загрузить  (размер: 512.4 Кб, скачиваний: 2550)

Как и в предыдущей статье о проблемах управления документами [1], актуальность обращения автора к данной теме вызвана практически полным отсутствием и в отечественной, и в переводной литературе по менеджменту качества комментариев к требованиям разд. 4.2.4 стандарта ISO 9001:2008 — равно как и к аналогичным требованиям других международных стандартов. Так, обратившись к тем же изданиям [2, 3 и 4], примеры которых приведены в [1], мы кроме повторения или пересказа самих требований не найдем в них практически ничего, что поясняло бы их смысл. Все это может создать иллюзию того, что в управлении записями нет никаких методических проблем, что, к сожалению, не так. Ниже представлены аргументы в пользу данного утверждения и комментарии автора к наиболее важным, с его точки зрения, проблемным областям управления записями. Они изложены по аналогии с [1] и основаны на анализе процедур по управлению записями 50 сертифицированных компаний.

Часть первая.

Общие вопросы управления записями

Чем надо управлять?

Определение «запись» дано в [5, п. 3.7.6] как документ, излагающий достигнутые результаты или предоставляющий свидетельства осуществленной деятельности1, и обычно не вызывает затруднений при толковании. Его дословно включают в себя многие стандарты на системы менеджмента. А вот словосочетания «записи по качеству» или «записи по вопросам экологического менеджмента» уже далеко не всеми интерпретируются так однозначно. Здесь нередко имеют место ошибки двух видов.

Ошибки первого вида

Они связаны с тем, что набор записей, подлежащих управлению в соответствии с требованиями стандартов на системы менеджмента, административно (ПРИНУДИТЕЛЬНО) ограничивают неким перечнем. Приведем пример, как это выглядит в процедуре управления записями по качеству одной из организаций.

ПРИМЕР

Виды записей по качеству приведены в Приложении Б. Эти виды документов являются обязательными в соответствии с требованиями к СМК в ISO 9001 и имеют статус записей. Все остальные виды подтверждающих документов относятся к документам, которые содержат данные по качеству, т. е. объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеют статуса записей. К таким документам можно отнести:

результаты выполнения планов;

результаты проверок оборудования на технологическую точность и соблюдения технологической дисциплины;

результаты планово-предупредительного обслуживания оборудования;

результаты мониторинга информации об удовлетворенности потребителей;

и т. д.

Видно, что здесь собственно записями по качеству, ПОДЛЕЖАЩИМИ управлению в соответствии с требованиями разд. 4.2.4 стандарта ISO 9001:2008, считают только те, которые приведены в Приложении Б. Но поскольку всем другим перечисленным документам статус «записи по качеству» не присвоен, то получается, что ими разрешено управлять, НЕ РУКОВОДСТВУЯСЬ данными требованиями. А это — принципиальная ошибка.

Аргументы в пользу этого заявления находятся в Руководстве по требованиям ISO 9001:2008 к документации [6], где указано:

«Примеры записей, НЕПОСРЕДСТВЕННО требуемых в ISO 9001:2008, даны в Приложении В. Организации ВПРАВЕ СОЗДАВАТЬ ДЛЯ СЕБЯ ДРУГИЕ ЗАПИСИ, которые могут быть необходимы для того, чтобы демонстрировать соответствие своих процессов, продукции и системы менеджмента качества». И, наконец, самое для нас главное: «Требования к управлению записями отличаются от требований к управлению другими документами — ВСЕ ЗАПИСИ должны управляться согласно требованиям раздела 4.2.4 стандарта ISO 9001:2008».

Из этого Руководства следует: если документ СОДЕРЖИТ в себе достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в области менеджмента качества — он ЯВЛЯЕТСЯ записью по качеству, и должен управляться в соответствии с требованиями разд. 4.2.4 стандарта ISO 9001:2008.

Точно так же документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в области экологического менеджмента, является записью по вопросам экологического менеджмента и должен управляться в соответствии с требованиями разд. 4.5.4 стандарта ISO 14001:2004. А содержащие достигнутые результаты… в области менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда — будут записью, относящейся к системе этого менеджмента, и должны управляться на основе требований разд. 4.5.4 OHSAS 18001:2007. И все это — АВТОМАТИЧЕСКИ! Вне зависимости от того, попали они в какой-то Перечень… или нет.

Из этого следует, что, если во время аудита СМК на вопрос оператору металлообрабатывающего оборудования: «Почему журнал, где вы регистрируете результаты проверок этого оборудования на технологическую точность, не поставлен под управление?» — аудиторы услышат: «Потому, что он не включен в утвержденный Перечень записей по качеству, приведенный в Приложении Б», — то этот ответ должен будет квалифицироваться как свидетельство несоответствия требованиям разд. 4.2.4 стандарта ISO 9001:2008. А основанием для такого заключения будет то, что ОЧЕВИДНАЯ запись по качеству под управление НЕ ПОСТАВЛЕНА.

В заключение приведем пример «правильных» положений из процедур управления записями, избежавших указанной ошибки.

ПРИМЕР

Записи по качеству — любые документы, в которых содержатся объективные данные о качестве выполненных работ, а также о результатах деятельности, влияющей на качество.

Настоящий документ распространяет свою силу на все записи, оборачиваемые в компании, за исключением отдельных видов записей, порядок управления которыми установлен в нормативных документах специальным образом.

Ошибки второго вида

Если в вышеприведенном примере документы, фактически являющиеся записями, таковыми не считают, то к ошибке второго вида можно отнести документы, которые в организациях СЧИТАЮТ записями, тогда как на самом деле они таковыми не являются. Приведем примеры таких многочисленных «ложных записей», взятых из процедур управления записями (однако список этим далеко не исчерпывается).

ПРИМЕР

  • Всевозможные планы (организационно-технических мероприятий, по подготовке к зиме и т. д.);
  • различные графики (планово-предупредительного обслуживания оборудования, поверки/калибровки средств измерений, проверок соблюдения технологической дисциплины и оборудования на технологическую точность и т. д.);
  • программы стажировок;
  • различные перечни (документов, оборудования и т. д.);
  • заявки на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • распределение ответственности и полномочий;
  • технические задания на проектирование;
  • памятки сотрудникам о системе менеджмента;
  • разрешительная документация (лицензии, разрешения, лимиты, акты землепользования и водопользования и т. д.).

Как ни странно, но одним из невольных источников этих ошибок со стороны неопытных менеджеров по качеству стала сама Международная организация по стандартизации (ISO). Как минимум, по двум причинам.

Во-первых, к такой интерпретации указанных документов подталкивает само определение записи. Ведь следуя ему, ЛЮБОЙ документ можно отнести к записи, поскольку он ИЗЛАГАЕТ результаты деятельности по его созданию и ПРЕДОСТАВЛЯЕТ СВИДЕТЕЛЬСТВА, что такая деятельность была осуществлена.

Вместе с тем, должно быть понятно, что это — лишь лингвистический казус. Запись, конечно, документ. Но не всякий документ является записью. Надо лишь научиться четко отличать документ-запись от документа-незаписи.

Есть очень простой и легко запоминающийся признак: содержание документа-записи ИСПРАВЛЯТЬ НЕЛЬЗЯ В ПРИНЦИПЕ (если только содержащаяся в нем информация не была ошибочной), тогда как содержание документа-незаписи ИЗМЕНЯТЬ МОЖНО.

Если, например, токарь по завершении работ измерил и записал в сопроводительный лист изделия его диаметр в каком-то конкретном месте, он НЕ МОЖЕТ завтра исправить полученное значение, если только оно не было ошибочным. Если в протоколе собрания записана стенограмма состоявшегося обсуждения и принятое решение, в него нельзя на следующий день внести изменение — это будет фальсификацией. Все это (сопроводительный лист и протокол собрания) — примеры документов- записей.

Если же в организации выпущен приказ, утвержден план работ или документированная процедура, составлен список, указывающий ответственных лиц, и т. п. документы, их СОДЕРЖАНИЕ (естественно, по обоснованным причинам) можно завтра изменить, дополнить и даже отменить. Подобного рода документы носят обычно ПРЕДПИСЫВАЮЩИЙ, РЕГУЛИРУЮЩИЙ характер, а предписания могут быть изменены. Поэтому план работ, процедура, список — это примеры документов - незаписей.

Кроме вышесказанного, приведенные ошибочные примеры не являются записью еще и по другой причине. Она порождена тем, что жизненный цикл документов-записей принципиально отличен от жизненного цикла документов-незаписей.

График, план, программа и т. п. являются своеобразными заданиями на работу, и поэтому сразу после своей реализации (выполнения работы) эти документы В ПРИНЦИПЕ могут быть УНИЧТОЖЕНЫ (если только их не оставляют для истории). Активная фаза их жизненного цикла в общем случае после реализации заложенных в них заданий заканчивается. Записи же, после их появления, наоборот, только начинают свой жизненный путь, и В ПРИНЦИПЕ должны определенное время СОХРАНЯТЬСЯ, поскольку несут в себе ценную информацию.

Во-вторых, ошибочное представление о примерах записей создает одно из положений предыдущих Руководящих указаний ISO, а именно ISO 9004-1:1994 [7].

Речь идет о разд. 17.3 с характерным названием «Управление записями», где, говоря о порядке хранения и изъятия документов и подразумевая при этом (судя по заголовку раздела) именно ЗАПИСИ, в качестве примеров документов, подлежащих управлению НА ОСНОВЕ положений ЭТОГО раздела, разработчики руководящих указаний приводят: чертежи, технические условия, процедуры проверок и испытаний, рабочие инструкции, операционные карты и т. д.

А они, как указано выше, хоть и являются документами, но, совершенно очевидно, их нельзя назвать документами-записями. Поэтому отнесение таких документов к записям, с точки зрения автора, НИЧЕМ не обосновано и расценивается как методическая ошибка.

Конечно, рассматривая примеры ошибок второго вида, нельзя не отметить, что направленность ЧАСТИ действий по управлению документами-записями и документами-незаписями действительно ОДИНАКОВА. Например, по отношению к документам обеих этих категорий должен быть установлен порядок их хранения и изъятия. Но ЭТО не может само по себе служить основанием для их объединения. Нельзя относить какие-либо документы-незаписи к группе документов-записей, совершая при этом методическую ошибку, поскольку ДРУГИЕ направления управления ими здесь РАСХОДЯТСЯ. При этом КАРДИНАЛЬНО.

Общие требования к записям

Обобщив положения, содержащиеся в различных источниках, а также собственные соображения, автор попытался сформулировать общие требования к записям, которым, чтобы в полной мере соответствовать своему предназначению, следует быть:

системными, т. е. учитывать потребность в информации, отражающей показатели функционирования одних элементов системы менеджмента, для обеспечения результативного менеджмента других элементов системы в целях сохранения их взаимосвязи и целостности системы;

целенаправленными (не избыточными), т. е. не включать информацию, выходящую за рамки установленных целей (предназначения записи), а также не дублировать в одних записях содержание других;

значимыми, т. е. не содержать информации, которая не является необходимой и полезной;

достоверными, т. е. содержать только объективные данные и/или информацию, отражающую реальное (фактическое) положение дел;

своевременными с точки зрения их создания, т. е. содержать информацию, соответствующую установленному режиму ее фиксации (по времени, месту или обстоятельствам);

своевременными с точки зрения их использования, т. е. доводиться до сведения соответствующих лиц в установленные сроки;

полными, т. е. содержать всю информацию, предусмотренную установленным видом записи;

адекватными, т. е. соответствовать по содержанию и оформлению требованиям внутренних и внешних документов;

верифицированными и валидированными (при необходимости), т. е. быть проанализированными на предмет логической согласованности содержащейся в записях совокупности данных, отсутствия очевидных ошибок/опечаток и т. п., а также санкционированными для направления записей их потребителям;

понятными, т. е. быть написанными ясным для всех пользователей языком, исключающим неоднозначность — как в лингвистическом, так и в содержательно-техническом смысле;

четкими и разборчивыми при ведении рукописных записей, т. е. позволяющими увидеть содержащуюся информацию без риска искажения ее фактического содержания из-за неразборчивости и/или нечеткости;

четкими и разборчивыми в своих копиях;

структурированными, т. е. содержать стандартизованную последовательность целевых информационных блоков, позволяющую быстро и легко находить в записях необходимую информацию;

простыми в использовании, т. е. не быть перегруженными информацией, затрудняющей поиск необходимых данных или фактов внутри записи;

стандартизованными терминологически, т. е. быть основанными на единой терминологии и условных обозначениях, а также общих правилах классификации и кодирования;

прослеживаемыми, т. е. содержать установленную информацию о лице(ах), сделавшим данную запись, времени, месте, обстоятельствах и способах получения содержащихся в записи данных и информации;

с исправлениями (при необходимости), внесенными в установленном порядке;

полезными (адресными), т. е. направляться в установленном порядке только тем лицам, кому эти записи действительно необходимы при выработке соответствующих решений;

пригодными для снятия копий и машинной обработки (при необходимости);

легко идентифицируемыми, т. е. иметь (на титульных листах, первых листах, колонтитулах, обложках и т. п.) индивидуальные отличительные признаки, позволяющие легко их найти в общем массиве записей (см. далее соответствующие комментарии во второй части статьи);

с установленным уровнем доступности и порядком доступа для заинтересованных лиц внутри организации и вне ее. При этом использовать ограничительные правила доступа к соответствующим записям следует только при наличии объективных причин, связанных с необходимостью сохранения государственной, коммерческой, конструкторской или технологической тайны;

легкодоступными для установленных пользователей, т. е. не требующими в общем случае наличия у них специальных навыков для технического (административного) доступа к соответствующим записям;

быстронаходимыми для пользователей, т. е. находящимися у установленных пользователей в их зоне оперативной доступности (см. вторую часть статьи);

застрахованными от утраты (при необходимости), что подразумевает распространение на определенные виды записей, содержащих важную информацию, механизмов страхового копирования, минимизирующих риск безвозвратной утраты этой информации;

с установленным сроком хранения для оригинала и копий.


В чем заключается ценность записей?

С одной стороны, в стандарте ISO 9001:2008 и других стандартах прямо указывается предназначение записей. Они нужны, в частности:

«для представления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества» [8];

«чтобы демонстрировать соответствие требованиям к своей системе экологического менеджмента и настоящего международного стандарта, а также достигнутые результаты» [9];

«для представления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента безопасности пищевой продукции» [10].

Вместе с тем, многие организации уточняют и дополняют эти цели, видя ценность записей также в том, что они позволяют:

оценить

характеристики продукции и условия ее производства в любой момент времени на всех этапах жизненного цикла;

эффективность функционирования системы менеджмента;

ход выполнения программ (качества, охраны окружающей среды и т. д.);

поставщиков сырья, материалов, комплектующих;

подтвердить

выполнение установленных правил, процедур, стандартов, норм, регламентов и т. д.;

проведение действий по мониторингу, измерениям, верификации и валидации;

провести анализ

причин появления несоответствий;

наличия или отсутствия тенденций, относящихся к улучшению или ухудшению показателей функционирования системы менеджмента;

характеристик выпускаемой продукции и осуществляемой деятельности в сравнении с характеристиками продукции конкурентов и осуществляемой ими деятельности;

выявить

несоответствия и недостатки в продукции, процессах, деятельности отдельных лиц и подразделений, системе менеджмента;

обеспечить

проведение мониторинга процессов;

создание информационной базы для прослеживаемости;

уведомить (довести до сведения)

о чем-либо для принятия действий по улучшению;

о выполнении чего-либо;

о результатах, необходимых для дальнейшей обработки, использования в отчетах, расчетах, внесения в базы данных и т. п.

К этому следует, естественно, добавить еще те цели, которые преследуются обязательными записями, требуемыми ISO 9001:2008 и другими стандартами.

Все это в совокупности и придает ценность записям.

Термины, используемые при управлении записями

Обобщение информации, приведенной в разделах «Термины и определения» процедур по управлению записями разных организаций, позволило автору составить сводный перечень соответствующих терминов. Он состоит из двух частей.

Вначале приведены термины, применяемые в английских оригинальных текстах, касающихся менеджмента записей, которые затем, в составе переведенных текстов, должны появиться в их русскоязычных «собратьях» (Приложение 1). Затем — другие термины, также применяемые организациями в ходе деятельности по управлению записями (Приложение 2).

Предназначение процедур управления записями

Цели (предназначение) процедур управления записями сформулированы во всех проанализированных процедурах. Они, как правило, опираются на требования стандарта и в целом совпадают. Примерами целей являются:

  • описание организации работ по управлению (идентификации, ведению, хранению, защите, восстановлению и изъятию) записями о качестве, а также установление сроков их хранения;
  • установление порядка обеспечения возможности подтверждения соответствия качества продукции, процессов и системы менеджмента установленным требованиям.

Содержание деятельности по управлению записями

Выделенные в процедурах по управлению записями шаги отличаются по количеству и содержанию, но в основном они достаточно типичны и ориентированы на требования, содержащиеся в стандарте. Обычно деятельность по управлению записями включает: создание записей, их идентификацию, оформление (ведение), внесение изменений (при необходимости), хранение, защиту, восстановление, контроль ведения, изъятие и уничтожение.

Традиционным недостатком данных процедур является отсутствие в них четкого порядка управления записями ВНЕШНЕГО или СОВМЕСТНОГО происхождения: актами, отчетами об аудитах системы менеджмента, проведенных второй или третьей стороной, протоколами проверок или совместных совещаний и т. п.

Обобщение разных представлений о содержании управления записями позволило автору, как представляется, сформулировать общую совокупность необходимых действий по управлению внутренними (Приложение 3) и внешними (Приложение 4) записями.

Организация работы по управлению записями

Записи ведутся в каждом подразделении. С учетом этого обстоятельства имеет смысл в каждом из них:

1. Составить перечень видов записей, СОЗДАВАЕМЫХ в этом подразделении, с указанием:

а) установленных для них форм/шаблонов. Если форма не установлена решением вышестоящих руководителей, она должна быть утверждена распоряжением руководителя подразделения;

б) порядка управления каждым из видов создаваемых записей. Если порядок не установлен решением вышестоящих руководителей, он должен быть установлен распоряжением руководителя подразделения.

2. Составить перечень видов записей, ПОЛУЧАЕМЫХ со стороны, с указанием:

а) пользователей этих записей;

б) порядка управления каждым из видов получаемых записей. Если порядок не установлен решением вышестоящих руководителей, он должен быть установлен распоряжением руководителя подразделения.

3. Установить лиц-регистраторов соответствующих внутренних записей и довести до их сведения:

а) данные и информацию, подлежащие сбору и фиксации в виде соответствующей записи, и цель их фиксации;

б) порядок создания записей и управления ими;

в) перечень должностных лиц и структурных подразделений, которым должны направляться созданные записи, и порядок такой передачи;

г) перечень должностных лиц, имеющих право доступа к оригиналам созданных записей;

д) ответственность за достоверность и своевременность фиксируемых данных, правильность заполнения форм, создание и хранения записей, а также их распространение. Искажение или непредоставление информации в установленные сроки и в полном объеме следует классифицировать как нарушение исполнительской дисциплины.

4. Установить (при необходимости) лиц, наряду с лицами-регистраторами, ответственных за управление записями в части:

а) проверки перед помещением записи на хранение:

  • наличия на ней учетных признаков;
  • ее комплектности и полноты;
  • пригодности для пользования и хранения;

б) обеспечения условий хранения, сохранения и защиты записей;

в) изъятия и уничтожения записей.


П Р И Л ОЖ Е Н И Е 1

Англоязычные термины, применяемые при описании деятельности по управлению записями

Английский термин

Прямой перевод (по словарям [11, 12, 13])

Определение термина из Руководства по терминологии, используемой в ISO 9001:2000 и ISO 9004:2000 (документ ISO/TC 176/SC 2/N 526R, май 2001 г.)

Определение термина из Руководства по терминологии, используемой в ISO 9001 и ISO 9004 (документ ISO/TC 176/SC 1/N 339 и ISO/TC 176/SC 2/N 526R2, 15 октября 2008 г.)

Авторские перевод и определение термина применительно к управлению записями

Data

Данные, факты, сведения, информация, результаты

Факты, особенно численные факты, собранные вместе для ссылки на них или для информации

Факты и/или статистическая информация, используемые для ссылки на них или анализа;

информация, основанная на фактах

Данные и информация – установленные для сбора данные, факты, сведения, информация или результаты, которые должны быть зафиксированы в записях

Identify

Опознавать, распознавать;

устанавливать, определять;

идентифицировать

Установить, кем или чем является данный человек или предмет;

признавать, распознавать

Установить, кем или чем является данный человек или предмет

Установление записи – установление: а) содержания записи, т. е. видов и объемов собираемых данных и информации; б) порядка сбора данных и информации, входящих в запись: место и время сбора, основания для сбора, регистрируемое лицо и т. д.; в) формы/шаблона, в которой будет регистрироваться запись; г) носителей записи

Collection

Коллекция;

накопление, сбор, собирание (данных)

Создание записей – сбор установленными лицами в установленном порядке установленных первичных данных и информации и их фиксация по установленной форме на установленных носителях

Legible

Удобочитаемый, разборчивый, четкий, отчетливый (о знаках, почерке);

понятный, доходчивый (о содержании, тексте).

Достаточно отчетливый, ясный, понятный, чтобы быть прочитанным

Возможность быть прочитанным человеком или машиной для последующего предполагаемого использования содержания

Разборчивость и понятность записи – однозначность и понятность данных и информации, содержащихся в записи, для ее пользователей

Traceable

Прослеживаемый

Прослеживаемость записи – возможность однозначно соотнести запись с источником(и) содержащихся в ней данных и информации

Indexing

Индексирование, индексация

Индексирование записи — присвоение учетных номеров установленного вида и последовательности создаваемым записям, позволяющих определить временную или другую упорядоченную последовательность создания записей одного и того же вида

Disposition

Расположение, размещение в каком-либо порядке;

избавление, изъятие; устранение; ликвидация

Действие по избавлению или передаче с целью приведения в порядок, приведение в порядок

Действие по обращению с предметами определенным образом

Распространение записи – передача оригинала записи и/или ее учтенных копий установленным пользователям данной записи

Storage

Хранение;

аккумулирование, накапливание,

накопление; запоминание

Хранение записей – сбор (накопление) последовательно создаваемых записей одного и того же вида и их учтенных копий у регистраторов этих записей и их пользователей соответственно в установленных для этого местах (например: в особо обозначенных журналах, папках, шкафах, файлах электронной базы данных и т. д.)

Retain

Держать;

удерживать, поддерживать;

  сохранять

Держать под охраной или контролем;

поддерживать в рабочем состоянии, поддерживать в должном порядке или продолжать использовать что-нибудь

Продолжать владеть чем-либо;

не уничтожать, не избавляться или не менять

Сохранность записи – действия по предупреждению несанкционированного досрочного изъятия и уничтожения записи (оригинала или учтенной копии) из места ее хранения

Protect

Защищать, оберегать, охранять, предохранять

Защищать или охранять от неисправности, поломки, повреждения или опасности

Поддерживать в безопасности от поломки (повреждения)

Защита записи – действия по предупреждению полного или частичного физического повреждения или утраты записи (оригинала или учтенной копии) в ходе ее хранения

Retrievable

Восстановимый, поправимый

Получаемый, доступный (например: сохраненная в компьютере информация или документ, доставаемый из архива)

Способность быть возвращенным в исходное состояние, восстановленным

Доступность записи – предоставление, при необходимости, пользователю записи права доступа к первичным данным и информации, оригиналу записи, ее страховой копии или копиям, находящимся у других пользователей этой записи в случае невозможности воспользоваться переданным ему экземпляром записи, например по причине временной передачи его экземпляра записи другим лицам, возникновения проблем с доступом к его экземпляру, невозможности извлечь из данного экземпляра нужные данные и информацию, исчезновения его экземпляра

Disposal

Размещение, расположение, расстановка;

изъятие, утилизация; избавление, удаление

Уничтожение записи – управляемое физическое уничтожение (актируемое или неактируемое) содержания записи (данных и информации) на ее носителях или вместе с носителями по причине истечения срока ее хранения, включая все ее учтенные копии, без возможности восстановления

Maintenance

Техническое обслуживание и ремонт;

поддержание в рабочем состоянии;

ведение (документации)

Действие по поддержанию чего-либо в работающем состоянии, в состоянии исправности и т.д.; состояние порядка или факт поддержания в должном порядке; средства или условия для содержания в исправности

Действие по подержанию (системы, здания, машины и т. д.) в хорошем состоянии путем регулярной проверки или ремонта

Ведение и сохранение записей – обобщенное понятие, охватывающее все действия по управлению записями

 


Дополнительные термины и их определения, используемые в процедурах управления записями различных организаций2

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Объективное свидетельство данные, подтверждающие существование или истинность чего-либо.

П р и м е ч а н и е. Объективное свидетельство может быть получено посредством наблюдения, измерения, испытания или иными способами [5, п. 3.8.1].

Характеристика качества собственная (присущая) характеристика продукции, процесса или системы, относящаяся к требованию.

П р и м е ч а н и е 1. Понятие «собственный, присущий» означает существование (наличие, присутствие) в чем-то, прежде всего в виде неизменной (постоянно присутствующей) характеристики.

П р и м е ч а н и е 2. Характеристика, присвоенная (назначенная) продукции, процессу или системе (например, цена продукции, владелец продукции), не является характеристикой качества этой продукции, процесса или системы [5, п. 3.5.2].

Установленные записи — совокупность обязательных и дополнительных записей.

Обязательные записи — записи, требуемые применяемыми стандартами (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 и др.).

Дополнительные записи — записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования и управления соответствующими процессами и видами деятельности.

Идентификация3— установление принадлежности документа, причины его создания, наличия подписей ответственных лиц и круга распространения.

Формат записи — установленные размер, структура и правила оформления записи.

Форма, шаблон, формуляр записи — 1) обобщенное название записей, применяемых в организации для целей регистрации достигнутых результатов или свидетельств осуществляемой деятельности. Формуляр имеет идентифицированную, зарегистрированную и утвержденную форму и конкретное название, например: протокол, акт, реестр, журнал, паспорт; 2) документ, в который вносятся требуемые данные (П р и м е ч а н и е. После заполнения форма становится записью); 3) стандартизированный бланк для сбора какой-либо информации. Заполненный формуляр является одной из записей.

Ведение записей3 — нанесение данных и/или информации по установленному порядку на установленный носитель рукописным или машинным способом.

Сверка записей — проверка идентичности записей, отражающих одни и те же результаты и/или одно и то же событие, зафиксированные одновременно в нескольких видах записей.

Прослеживаемость3 — способность проследить историю создания, применения и местонахождения записи.

Регистрация — 1) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; 2) запись необходимых сведений о документе.

Накопление записей — накопление одного и того же вида записей в установленном месте (журнал, папка, шкаф и т. д.).

Сохранность3, защита — защита от повреждения и утраты.

Нахождение записи — получение, доступ, обеспечение возможности оперативного нахождения нужных записей (например, путем сохранения записи в компьютере или архиве).

Предоставление записи — предоставление уполномоченным лицом доступа к записи заинтересованному лицу, не являющемуся ее установленным пользователем.

Использование записей — проведение анализа, обобщений, составление сводных отчетов на основе созданных записей.

Носители первичной информации — документ или другой носитель, в котором первичные данные регистрируются первый раз.

Носители систематизированной информации

1) соединение в единое целое первичных носителей информации, относящихся к конкретному виду записей о качестве;

2) документ или другой носитель, в котором первичные данные регистрируются снова, но представлены в обработанном виде в совокупности с другими данными, систематизированными по необходимому признаку для решения определенных задач.

Пример: отчет-анализ о качестве продукции, отчет-анализ по результатам внутренних аудитов за год.

Полный текст статьи с приложениями 3 и 4 доступен по ссылке загрузить.

 

 _______________________

1Здесь и далее цитирование международных стандартов и Руководств ISO дается в авторском переводе. Цитаты из документов выделены полужирным курсивным шрифтом. Выделение текста прописными буквами сделано автором.

  

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Качалов В.А. О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента // Методы менеджмента качества. – 2012. – № 1, 2.

2. Круглов М.Г., Сергеев С.К., Такташов В.А. и др. Менеджмент систем качества. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

3. Руководство по применению стандарта ИСО 9001:2000 в малом бизнесе. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2001.

4. Руководство по применению стандарта ИСО 9001:2000 в строительстве. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2001.

5. ISO 9000:2005(Е). Quality management systems. Fundamentals and vocabulary.

6. Руководство по требованиям ISO 9001:2008 к документации (документ ISO/TC 176/SC 2/N 525R2, 15 окт. 2008 г.).

7. ISO 9004-1:1994(E). Quality management and quality system elements. Part 1: Guidelines.

8. ISO 9001:2008(Е). Quality management systems. Requirements.

9. ISO 14001:2004(E). Environmental management systems. Requirements with guidance for use.

10. ISO 22000:2005. Food safety management systems. Requirements for any organization in the food chain.

11. Англо-русский словарь StarDict.

12. Англо-русский словарь ABBY Lingvo 12.

13. Палей С.М., Адлер Ю.П., Загребельный В.Н. Англо-русский словарь по менеджменту качества и оценке соответствия. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.


Контакты
Секретариат:
+7 (495) 308 99 33
+7 (495) 308 99 34 (факс)
Планово-договорной отдел:
+7 (495) 308 99 35
+7 (495) 308 99 36 (факс)