Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента (Часть 1)

Качалов В.А.

Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №01

Загрузить  (размер: 524.3 Кб, скачиваний: 2073)

Наличие документированной процедуры по управлению документамиявляется прямым требованием стандарта ISO 9001:2008. Положенияо необходимости создания аналогичных процедур (правда, не всегдадокументированных) содержатся также во всех других стандартахна системы менеджмента, при этом очень часто сами требованияоб объеме и содержании управления документами слово в словоповторяют соответствующий текст стандарта ISO 9001:2008.Вместе с тем, анализ применяемых процедур показывает, что во многихслучаях эти требования учитываются далеко не в полном объемелибо механизмы реализации ряда из них просто отсутствуют илине позволяют обеспечить уверенность в точном выполнении требований.

Проведенный автором анализ процедур по управлению документами 50 компаний, сертифицированных в TÜV International Certification, выявил наличие целого ряда проблем (таблица).

Степень реализации требований п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 в сертифицированных компаниях1

Требования п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008

Степень полного учета требования в процедурах управления документами в среднем по всем компаниям, %

Комментарии

а) Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска

25

Обычная практика: определение «адекватности» отсутствует; дается ссылка лишь на необходимость согласования документов без указания предмета согласования

b) Проведениепо мере необходимости анализа и актуализации документов, а также утверждение их новых редакций

75

c) Обеспечение того, чтобы внесенные в документы изменения и статус действующей на текущий момент редакции документов были идентифицированы

90

d) Обеспечение того, чтобы соответствующие (со статусом «действующие») версии/редакции применимых документов были доступны в местах их использования

25

Обычная практика: выдача учтенных копий документов исполнителям работ

e) Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать

50

Обычная практика: прямое цитирование данного требования без каких-либо комментариев

и легко идентифицировать

10

Обычно на этот счет вообще никаких механизмов и/или требований процедуры не содержат

f) Обеспечение того, чтобы документы внешнего происхождения, определенные организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества,были выявлены

10

Обычная практика: описание действий ПОСЛЕ того, как необходимость в документе внешнего происхождения выявлена, т. е. без установления того, КАК ИМЕННО эта потребность была выявлена

и их распространение находилось под управлением

90

g) Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документов и ихподходящая идентификация в случае, когда их сохраняют для каких-либо целей

90

Нетрудно предположить, что в тех случаях, когда реализация какого-то требования не находит своего полного отражения в процедуре, это вызвано главным образом не очень четким представлением о его ТОЧНОМ содержании. В нашем случае тому есть объективные предпосылки в виде практически полного ОТСУТСТВИЯ соответствующих комментариев к требованиям по управлению документами в методической литературе, посвященной менеджменту качества, — и не только в отечественной. Например, в одной из первых по настоящему полезных и интересных отечественных книг по менеджменту качества [1] вместо хоть каких-то комментариев к требованиям по управлению документами просто процитирован соответствующий текст стандарта. В переводном специализированном издании [2] пояснения к разделу «Управление документами» занимают 3,5 страницы, из которых собственно комментарии к требованиям занимают 0,75 страницы (20%). В аналогичном издании [3] общие пояснения к этому разделу занимают 2 страницы, из которых комментарии — лишь четверть страницы (10%).

Не очень большим помощником в нашем случае выступает и Интернет. В публикации [4] приведен пример процедуры управления документами СМК, но он вообще не содержит никаких комментариев к требованиям ISO 9001. В публикации [5] содержится 14 рекомендаций по управлению документами, но непосредственно к требованиям интересуемого нас раздела относится только одна: «Обеспечить, чтобы все документы имели необходимые идентификационныепризнаки (например: название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номерстраницы, общее количество листов)».

Исходя из вышеизложенного, нетрудно предсказать наличие сложностей с поиском в Интернете прямых полноценных примеров «правильных» процедур по управлению документами СМК. И это действительно так. В размещенной в Интернете документации сертифицированных организаций типичной является следующая картина. В процедуре СМК ДП 4.2–1–2010 «Управление документами» (версия 3) [6] напрямую из требований п. 4.2.3 ISO 9001 не отражено ничего. В процедуре СТО СМК 28–2004 «Управление документацией и записями» [7] без каких-либо дополнительных комментариев указано лишь, что процедура управления документацией должна предусматривать:

  • проверку документов на адекватность до ихвыпуска;
  • анализ и актуализацию по мере необходимостиразработки и переутверждения документов;
  • идентификацию документов и их изменений;
  • хранение и изъятие устаревших документов;
  • обеспечение учета версий документов при ихпересмотре.

Иными словами, здесь просто процитировали (и то не в полном объеме) сам стандарт. И больше НИЧЕГО!

Все вышесказанное и определило интерес автора к исследованию данной проблемы. Ее актуальность вызвана тем, что ПРАВИЛЬНОЕ управление документами является одной из фундаментальных функций ЛЮБОЙ системы менеджмента.

Далее представлены соображения автора, относящиеся к наиболее важным (с его точки зрения) аспектам такого управления. Они разбиты на две части. В первой обсуждаются общие вопросы управления документами. Во второй — проблемы реализации конкретных требований всех семи положений п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008.

Часть первая. Общие вопросы управления документацией

Чем надо управлять? Как ни странно, но в ряде организаций требования п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 относят ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО к процедурам, указанным в самом тексте стандарта. И не больше!

Такая точка зрения ошибочна.

В рамках СМК УПРАВЛЯТЬ необходимо ВСЕМИ документами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организации, влияющей на качество продукции в заявленной для сертификации области деятельности, как минимум! Они, собственно, и составляют набор (при этом немалый) документов, требуемых системой менеджмента качества [9, п. 4.2.3]. Так, в одной из компаний к документам СМК отнесены 25 видов внутренних и 6 видов внешних документов. В целом же их примерами в системе менеджмента являются (но, естественно, не ограничиваются только этим) следующие:

  • политика и цели предприятия в сертифицируемых областях деятельности;
  • Руководство по системе менеджмента;
  • описания процессов;
  • документированные процедуры, методологические инструкции, стандарты организации и т. п. документы;
  • общефирменные положения, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  • технические условия на продукцию;
  • технические требования на материалы;
  • проектная документация;
  • конструкторская документация;
  • технологическая документация;
  • общепроизводственные инструкции, рабочие и контрольные инструкции, инструкции по охране труда;
  • планы ликвидации аварийных ситуаций;
  • организационно-распорядительная документация;
  • другие документы внутреннего происхождения;
  • законодательные акты;
  • государственные и международные стандарты,
  • общегосударственные правила и положения;
  • международные стандарты;
  • техническая документация потребителей;
  • нормативные документы внешнего происхождения;
  • методические материалы и справочники;
  • другие документы внешнего происхождения.

Все эти и многие другие документы устанавливают порядок осуществления тех или иных операций, определяющих в рамках сертифицированной системы менеджмента реализацию механизмов:

  • менеджмента качества, направленного на создание заказанной продукции или реализацию заказанной услуги,
  • а также (в случае интегрированной системы менеджмента) экологического менеджмента, и/или менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, и/или других видов менеджмента.

И, чтобы гарантировать соответствие сертифицируемой деятельности выбранной модели менеджмента, НИЧЕГО из вышеуказанных документов оставить ВНЕ механизмов управления НЕЛЬЗЯ. И это принципиально важно!

Более того. Специфика управления, вызванная особенностями конкретного вида документов, вынуждает организации в дополнение к общесистемной процедуре разрабатывать САМОСТОЯТЕЛЬНЫЕ процедуры управления каждым конкретным видом документов. И их число доходит до 20 и более.

Вместе с тем если вернуться к СМК, то понятно, что в организациях всегда существуют виды деятельности, НЕ ВЛИЯЮЩИЕ напрямую на качество производимой продукции, например: охрана территории, бухгалтерская деятельность, обеспечение функционирования непроизводственных объектов (домов культуры, спортивных сооружений) и т. д. И если организация НЕ РАСПРОСТРАНИЛА действие своей СМК на эти виды деятельности, то В ПРИНЦИПЕ правила управления соответствующими распорядительными документами в этой сфере она вправе устанавливать сама, НЕ ОРИЕНТИРУЯСЬ на положения п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008. Другое дело, что при этом следует задуматься: есть ли у организации действительно весомые аргументы в пользу того, чтобы одними распорядительными документами управляли системно и серьезно, а другими, говоря прямо, — «спустя рукава», допуская, например, чтобы они были неактуальными, нечитаемыми, несанкционированными? Уверен, что ни один руководитель не признает подобное решение логичным.

В чем заключается ценность документов системы менеджмента? Обобщая соображения, высказанные в разных источниках, можно привести немало аргументов, демонстрирующих ценность документов, разрабатываемых в рамках системы менеджмента. В частности, отмечается, что они:

  • устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности в системе;
  • обеспечивают правильное понимание требований к процессам и отдельным видам деятельности;
  • способствуют воспроизводимости процессов внутри системы, обеспечивают их наглядность и демонстрацию взаимосвязей;
  • помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента;
  • позволяют проводить анализ и оценку результативности функционирования системы менеджмента;
  • предупреждают возникновение и способствуют разрешению спорных вопросов, возникающих при выполнении процессов и деятельности;
  • уменьшают риск ошибочных действий;
  • служат основой для проведения проверочных (контрольных) действий;
  • позволяют проводить соответствующую подготовку персонала;
  • обеспечивают фиксирование «ноу-хау» организации.

В совокупности все это и определяет фундаментальное значение документов в любой системе менеджмента.

Общие требования к документам систем менеджмента. На вопросы общего характера, связанные с документацией, обращают внимание многие авторы, например в [9, с. 173, 180, 185, 195]:

  • текст документа, независимо от его вида,должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным дляпонимания и использования в соответствиис областью его применения;
  • избыток информации в документе так же вреден, как и ее недостаток;
  • документацию целесообразно структурировать по иерархическим уровням;
  • документ должен содержать только практически выполнимые работы;
  • документ должен быть адресным, т. е. в немдолжен быть определен состав лиц, для которых исполнение документа в целом или его отдельных положений является обязательным;
  • документ должен быть изложен в понятной для всех пользователей форме и обеспечитьоднозначное его информационное восприятие;
  • степень детализации документа должнаотвечать цели его разработки и здравому смыслу.

Обобщая соображения разных авторов, можно утверждать: чтобы соответствовать своему предназначению, документам в системе менеджмента следует быть:

системными, т. е. учитывать взаимосвязь различных видов деятельности, осуществляемых внутри системы менеджмента, в целях сохранения ее целостности;

комплексными, т. е. учитывать целесообразность наличия документированных требований для всех осуществляемых в рамках системы менеджмента видов деятельности;

целенаправленными, т. е. не содержать в себе требования и положения, выходящие за рамки установленных целей (предназначения) документа, а также не дублировать в одних документах содержание других;

адекватными, т. е. соответствовать по содержанию и оформлению требованиям внутренних и внешних документов;

актуальными, т. е. использовать в качестве своей основы или ссылок только действующие внешние и внутренние положения и требования, а также опираться в своих положениях и требованиях на современный уровень науки и техники;

не противоречащими другим документам, т. е. не содержать в себе требований или положений, противоречащих требованиям или положениям других применяемых документов;

значимыми, т. е. не содержать в себе очевидных положений и инструкций;

полными, т. е. содержать все необходимое для понимания содержащихся в них положений;

пригодными, т. е. содержать в себе только выполнимые требования;

адресными, т. е., с одной стороны, быть направленными на описание конкретной деятельности, а с другой — учитывать уровень компетентности будущих исполнителей;

понятными, т. е. написанными ясным для всех пользователей языком;

хорошо структурированными, т. е. содержать внутри документов стандартизованную последовательность целевых информационных блоков, позволяющую быстро и легко находить в документе необходимую информацию;

утвержденными, т. е. санкционированными к применению полномочными должностными лицами;

легко идентифицируемыми, т. е. нести на своих титульных листах отличительные признаки, позволяющие легко их найти в общем массиве документации;

максимально открытыми пользователям внутри организации, т. е. использовать ограничительные правила доступа к соответствующим документам только при наличии объективных причин, связанных с необходимостью сохранения государственной, коммерческой, конструкторской или технологической тайны;

легко доступными, т. е. не требующими специальных разрешений и/или навыков для доступа к ним.

Предназначение процедур управления документами. Цели (предназначение) управления документами сформулированы практически во всех проанализированных процедурах, и в целом они совпадают. Примерами таких положений являются:

  • разработка необходимой документации о качестве и поддержание ее в рабочем состоянии;
  • обеспечение поддержания СМК в рабочем состоянии и ее описание, поддержка результативного и эффективного выполнения процессов;
  • обеспечение наличия, доступности и актуальности находящихся в обращении документов;
  • поддержка в рабочем состоянии процедуры разработки, утверждения, внесения изменений и обращения документов, а также своевременного изъятия устаревшей документации из всех пунктов ее рассылки и применения.

Содержание деятельности по управлению документами. В отношении СОДЕРЖАНИЯ управления документами организациями сформулировано очень много вариантов. Например, в общем виде под управлением документами понимают:

  • комплекс действий, осуществляемых для создания и использования документов предприятия, необходимых для функционирования организации;
  • деятельность по управлению сетью процессов, влияющих на документооборот, осуществляемую на всех стадиях жизненного цикла документа и направленную на выполнение требований, предъявляемых к документации;
  • деятельность по организации учета, распространения, хранения документации системы менеджмента и внесения в них изменений;
  • организацию учета, движения и хранения документов, обеспечения поиска и использования содержащихся в них данных, включая следующие этапы:
    • o регистрацию и учет;
    • o доведение до подразделений-пользователей;
    • o введение в действие;
    • o ознакомление с документацией в подразделении;
    • o обеспечение доступности документации в местах ее применения;
    • o внесение изменений и контроль за внесением изменений;
    • o обеспечение сохранности документации;
    • o аннулирование документации.

Наиболее полно содержание деятельности по управлению документами отражено в книге [9]. Обобщение разных представлений о содержании управления документами внутреннего происхождения позволило автору сформулировать общую совокупность действий, отраженную в Приложении 1.

Термины, используемые при управлении документами. Термины и их определения — очень важная часть любого менеджмента, включая менеджмент документации. Она устанавливает основные понятия, применяемые при управлении документами, и их определения. Обобщение информации, представленной в разделах «Термины и определения» процедур по управлению документами разных организаций, позволило автору составить сводный глоссарий, приведенный в Приложении 2.

Кто в системе менеджмента должен отвечатьза управление документами? Обычно это специально выделенные сотрудники, ответственные за получение, учет, хранение, выдачу документов, внесение в них изменений. Их права и обязанности, как правило, устанавливаются в отдельных документах, один из примеров которого приведен в Приложении 3.

Приложение 1

Состав действий по управлениюдокументами внутреннего происхождения

1. Создание документов

1.1. Инициирование

Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать указания на разработку документов соответствующих категорий.

1.2. Разработка

Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов (шаблонов) оформления проекта документа.

1.3. Согласование

Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями (в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа).

1.4. Анализ на полноту

Проект документа должен быть проанализирован на полноту охвата содержащимися в нем положений и требований целей (предназначения) данного документа.

1.5. Анализ на адекватность

Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов.

1.6. Проверка

Проект документа должен пройти соответствующую проверку (нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и т. д.).

1.7. Утверждение (одобрение, санкционированиеприменения)

Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.

2. Управление распространением документов

2.1. Регистрация

Должен быть установлен порядок регистрации утвержденного документа в единой системе кодированного учета соответствующих категорий документов.

2.2. Ввод в действие

Должен быть установлен порядок ввода в действие документов каждой категории (вида), устанавливающий, в том числе, интервал времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения необходимым количеством копий будущих пользователей. Если требуется, документ должен быть введен в действие путем издания приказа, выпуска распоряжения, разработки и реализации плана организационно-технических мероприятий по вводу его в действие и т. п.

2.3. Хранение оригинала

Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и ответственные за хранение оригинала документа.

2.4. Размещение в электронной базе документов

Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной базы (баз) данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения (и только чтения) этого документа.

2.5. Изготовление и идентификация контрольной копии

В целях более надежного сохранения оригинала для изготовления необходимого числа рабочих копий часто с оригинала сначала делают первую копию, которую идентифицируют оригинальным штампом (например, «Контрольный экземпляр»).

2.6. Централизованное изготовление копий, их учети рассылка

Должен быть установлен порядок оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий и их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.

2.7. Учет и хранение копий в подразделениях

Должен быть установлен порядок учета и хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий.

2.8. Изготовление дополнительных копий или выписок из документов на местах

При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных копий документов или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.

2.9. Анализ состояния документов

Должен быть установлен порядок периодической проверки (сверки) находящихся в применении подлинных документов и/или их копий на предмет их адекватности оригиналу, а также анализа их физического состояния (возможности прочтения).

3. Применение документов

3.1. Ознакомление

Должен быть установлен порядок заблаговременного (до ввода их в действие) ознакомления исполнителей и их руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.

3.2. Надзор за применением

Должен быть установлен порядок периодической проверки соблюдения положений и требований, установленных в документе.

4. Внесение изменений, отмена и изъятие докуметов

4.1. Внесение изменений

Должен быть установлен порядок подачи предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии (в том числе размноженные непосредственно в подразделениях) и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.

4.2. Отмена документов

Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса об отмене документа, выпуска (при необходимости) соответствующего распорядительного документа, а также порядок извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.

4.3. Изъятие и уничтожение или соответствующаяидентификация отмененных документов

Должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации (например, штампом «Отменено») отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование в будущем в качестве инструктивных или предписывающих документов.

4.4. Хранение отмененных документов

Должен быть установлен порядок хранения оригиналов и/или других экземпляров отмененных документов, идентифицированных соответствующим образом (например, штампом «Отменено. Сохранено для информации»), если их оставляют для каких-либо целей.

 

Приложение 2

ГЛОССАРИЙ (термины и их определения, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций)

Издание документа – процесс создания подлинника документа, включающий этапы определения необходимости его разработки, оформления, согласования и утверждения.

Оформление документа комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии.П р и м е ч а н и е. К подготовке документа относятся его подписание, согласование и т. д. [10].

Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.

Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются (снимаются) путем устного обсуждения либо обмена сообщениями по электронной почте; официальное подтверждение заинтересованными сторонами согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.

Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения.

Заинтересованное структурное подразделение илилицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом деятельности или пользующееся ее результатами.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с проектом документа и признания его правильности.

Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной структуры.

Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям законодательных актов, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.

Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией (т. е. пригодность описываемой процедуры для реализации ее целей).

Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и стандартов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. П р и м е ч а н и е. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.

Подтверждать, одобрять делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать [11]; (по отношению к объекту) отвечать установленным требованиям [12].

Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или органа в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.

Дата введения документа в действие календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу [13]; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и обязателен для применения подразделениями, указанными в разделе «Область действия»; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и наступает обязательность его выполнения.

Оригинал документа документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками [14];

Подлинник документа документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль [14]; экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты утверждения (подпись, дату утверждения), идентификационный номер, относящийся к фонду нормативных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.

Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником документа, имеющее право на тиражирование и передачу копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений.

Дубликат — технический документ, идентичный по содержанию подлиннику, предназначенный для изготовления копий; повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Идентификация — присвоение объекту уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, признака или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других объектов.

Выявление (идентификация) документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового кода.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Регистрация документа — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации; присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов.

Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность (подготовка проекта приказа и его утверждение), устанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.

Срок (дата) введения документа в действие — дата, с которой документ приобретает юридическую силу.

Срок действия документа интервал времени, в течение которого действует документ, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены (на основе [13]).

Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем пользователей.

Доступ — право, возможность, средства поиска, извлечения или использования информации.

Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение норм, показателей, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа.

Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.

Обращение документации — использование документации по прямому назначению в течение срока обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений.

Срок обращения документации — период времени от даты получения рабочей копии утвержденного документа до даты ее изъятия в связи с отменой (заменой) или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.

Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа, служащая для учета, хранения и снятия копий в архиве; зарегистрированная и идентифицированная штампом «Контрольный экземпляр» копия подлинника документа.

Копия, копия документа документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий [14]; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия — копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в структурном подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется работниками отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.

Экземпляр — учтенная копия документа.

Контролируемая копия — копия подлинника документа, предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности, управляется аналогично подлиннику; копия документа, выполненная с контрольного экземпляра/подлинника, с синим штампом «Экземпляр ООО «ХХХ» или «Годен для производства».

Неконтролируемая копия — документ, воспроизводящий информацию подлинника, использующийся только как информационно-справочный документ; бумажная копия документа без синих штампов и оригинальных подписей или с синим штампом «Неучтенная копия» и находящаяся в месте использования, не предусмотренном списком рассылки.

Выписка из документа — часть документа (таблица, схема, инструкция, памятка и т. д.), оформленная отдельно от него; копия части документа.

Проверка документа анализ действующего документа в целях определения необходимости его обновления или отмены (на основе [13]).

Актуальность — действенность, современность документа.

Актуализация документа — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания документа в рабочем состоянии путем своевременного внесения в него принятых в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, замене или

отмене на момент использования в работе.

Изменение документа модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов документа (на основе [13]); любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ [15]; любое исправление документа, исключение или добавление в него каких-либо данных, проводимое в установленном порядке; действия, направленные на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.

Редакция (редактирование) документа — обработка и исправление какого-либо текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов. Новая редакция выпускается при незначительных изменениях в документе (до 30% текста).

Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или вследствие возникшей необходимости.

Пересмотр внесение всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ [13]; внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.

Версия документа — новое изложение всего документа. Новая версия выпускается при значительных изменениях в документе (более 30% текста).

Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию.

Статус — положение, состояние.

Устаревший, вышедший из употребления больше не применяемый или не используемый; вышедший из моды, устарелый [11]; больше не производимый или не используемый; устарелый [12].

Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия и изъятие из обращения документа для последующего уничтожения.

Аннулированный документ — документ, которому в результате пересмотра или физического износа присвоен статус аннулированного и имеющий штамп «Аннулирован».

Утилизация — уничтожение документов.

Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления.

 

Приложение 3

Инструкция по организации работы ответственного за управление документацией систем менеджмента в подразделении

Настоящая инструкция устанавливает права, обязанности и порядок организации работы ответственного, назначаемого в подразделениях за управление документацией систем менеджмента (СМ).

Общие положения

1. Основной задачей ответственного за управление документацией СМ (далее — ответственный) является получение, распределение и контроль обращения документов в подразделении, применяемых в процессе производства и влияющих на качество продукции, а также документов, координирующих работу подразделения и служб предприятия.

2. Ответственный назначается из числа штатных сотрудников подразделения. В основных и вспомогательных цехах назначают ответственного из числа штатных сотрудников технологических бюро. Работа ответственного является дополнительной к функциональным обязанностям в соответствии с должностной инструкцией. Руководитель подразделения имеет право поощрять работу ответственного из своего фонда.

3. Назначение ответственного оформляется распоряжением по подразделению.

4. В случае увольнения ответственного или его перевода в другое подразделение, назначение на эту работу нового ответственного проводится не позднее, чем в десятидневный срок.

5. Новый ответственный должен проверить комплектность документов, имеющихся в подразделении, и принять их путем проставления подписи в бланках выдачи документа.

6. Для выполнения возложенных обязанностей по управлению документами ответственному выделяется необходимое время, не менее 12 часов в месяц.

Обязанности ответственного

Ответственный обязан:

1. Изучить и применять в работе требования процедур и стандартов организации по управлению документами.

2. После оповещения о необходимости получения документов в течение трех дней получить документ.

3. Вести учет (составлять перечни) полученных документов, документов, разработанных в подразделении, а также выданных на рабочие места.

4. Обеспечить наличие на рабочих местах действующих версий документов.

5. Контролировать состояние и обращение действующей документации СМ в своем подразделении:

• для сохранения действующих документов четкими и легкочитаемыми;

• для предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов;

• для соответствующей идентификации устаревших документов, оставленных для каких-либо целей.

6. Проводить обходы для определения физического состояния документов, наличия всех изменений, правильности внесения изменений в документы.

7. При обнаружении в документе СМ каких-либо несоответствий принять меры к их устранению (если копия имеет ненадлежащий вид, ее заменяют). Осуществлять контроль применения учтенных копий.

8. Для цеховых совещаний по качеству подготавливать (при необходимости) отчет о состоянии документов СМ в подразделении.

9. Ежегодно составлять график переработки и актуализации документов, разработанных в подразделении, и контролировать его выполнение.

10. Организовывать изучение персоналом подразделения требований, предъявляемых к управлению документацией и изменений к ним.

Права ответственного

Ответственный имеет право:

• предоставлять руководителю подразделения предложения о воздействии на специалистов, не исполняющих требования по управлению документацией;

• участвовать в проведении внутренних и внешних аудитов.

 
Вторая часть статьи Качалов В.А. «О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента» -  Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, № 2


1П р и м е ч а н и е. Цитирование стандарта дается в авторском переводе. Цветом выделены требования, реализация которых в проанализированных процедурах в большинстве случаев не описана либо их точная и полная реализация вызывает большие сомнения.