Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита

Комментарии наших специалистов по поводу различных ситуаций, возникших на аудите. Данные материалы могут оказаться полезными руководителям служб менеджмента, внутренним и внешним аудиторам.
КАТАЛОГ » Коллизии аудита
Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  » 
Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №7

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Уважаемые эксперты!

Обращаемся к Вам с просьбой о разъяснении проблемы, возникшей у нас при проведении внутреннего аудита.

Программа проведения внутренних аудитов на нашем предприятии составляется на один год. При проведении внутреннего аудита в отделе сис­темы качества, который осуществляет планирование проведения аудитов СМК, возникла спорная ситуация. Внутренний аудитор установил, что требования п.п. 5.6, 6.4, 7.1, 7.2, 8.4 и 6.3 (а) стандарта ISO 9001 не внесены в программу про­ведения внутреннего аудита на год. Внутренний аудитор считает, что это — несоответствие. Сотрудники же отдела говорят, что это не должно расцениваться как несоответствие, поскольку в стандарте ISO 9001 нигде не сказано, в течение какого периода времени должны проверяться все требования этого стандарта.

ЧЬЯ ТОЧКА ЗРЕНИЯ ЯВЛЯЕТСЯ ПРАВИЛЬНОЙ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №6

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В нашей организации был сертификационный аудит СМК. Аудиторы, ссылаясь на п. 5.1 стан­дарта ISO 9001, попросили продемонстрировать «свидетельства принятия высшим руководством обязательств по разработке, внедрению и улучше­нию СМК». В ответ мы объяснили и продемон­стрировали, что директор Политику и Цели под­писал, план разработки СМК утвердил, на обуче­ние аудиторов деньги выделил, документы СМК утвердил, новый отдел системы качества создал и новую штатную структуру утвердил, бюджет расходов с учетом всех работ по СМК также утвердил, анализ СМК провел. Есть подписи ди­ректора на множестве документов. Тем не менее, аудиторов это не удовлетворило. Они заявили: «Подпись это одно, а реальное руководство — это другое».

Но ведь в стандарте ISO 9001 нет такого требования, чтобы директор все бросил: работу с бизнес-партнерами, визиты к ключевым потре­бителям, посещение ведущих выставок, выявление возможностей нового оборудования, работу с пер­соналом и т. д. только для того, чтобы отдельно развивать СМК. Он и так по 16 часов в сутки занимается вопросами улучшения системы управ­ления и совершенствования производства.

Аудиторы стояли на своем, советуя далее, чтобы мы набор требований из п. 5.1 в Политику вписали, а мы спрашиваем: «А что это изменит ? Мы можем весь стандарт переписать и издать в виде Полити­ки, только это же плагиат будет. К тому же СМК существует не отдельно, а как подсистема в си­стеме управления фирмой». Аудиторы же зацепи­лись за фразу из стандарта, и их было не сдви­нуть.

ПОСОВЕТУЙТЕ, КАК ОБЩАТЬСЯ С ТАКИМИ «СПЕЦИАЛИСТАМИ»?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №5

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

СМК нашей компании была разработана и введена в действие за шесть месяцев до сер­тификационного аудита. При сертификации эксперты фиксируют критическое несоответ­ствие, а именно: «Не проведен анализ СМК со стороны руководства». Однако во всех на­ших документах указано, что этот анализ проводится раз в год, в январе. Там же указа­но, что входные данные для анализа должны быть максимально объемны (собраны в течение всего года) в целях наиболее полного представ­ления фактов и сведений о тенденциях изме­нений показателей функционирования СМК на протяжении года. При этом в стандарте ISO 9001:2000 (да и в ISO 9001:2008 тоже) указано, что высшее руководство само опреде­ляет периодичность проведения анализа СМК. У нас на момент аудита до указанного срока (январь) оставалось еще четыре месяца, и по этой причине в полном объеме всей необходи­мой информации мы собрать, естественно, не могли, поэтому и не планировали проведе­ние указанного анализа.

ПРОСИМ ОБЪЯСНИТЬ, НАСКОЛЬКО ОБОСНО­ВАНЫ НАШИ АРГУМЕНТЫ. ИЛИ В ДАННОМ СЛУЧАЕ ВСЕ-ТАКИ ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №12

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В ходе сертификационного аудита СМК компании на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000 один из членов команды по аудиту заявил, что мы неправомерно исключили из области распространения СМК деятельность некоторых структурных подразделений и долж­ностных лиц, а именно: бухгалтерии, планово-экономического отдела и юрисконсульта. Заме­тим, что при подготовке к сертификационному аудиту наша организация пользовалась услугами консультирующей организации, представители которой заявили, что такое исключение вполне обосновано, а затем, уже при проведении предсертификационного аудита, проводивший его аудитор тоже по этому поводу никаких замечаний не высказал. Кроме того, в нашем городе су­ществует ряд предприятий, где область распространения их СМК также не включает аналогич­ные подразделения, но эти СМК являются сертифицированными.

РАЗЪЯСНИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА, НАСКОЛЬКО ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №10

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Во время первого надзорного аудита нашей СМК, сертифицированной на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000, были оформлены следующие протоколы о несоответствиях по:

  1. П. 4.1: «Наличие или отсутствие процессов, выполняемых по субподряду, не определено в рамках СМК».
  2. П. 4.1: «На схеме взаимодействия процессов отсутствуют процессы управления ресурсами и мониторинга».
  3. Пп. 4.2.3: «Обнаружена инструкция по соблюдению правил пожарной безопасности, статус которой не определен».
  4. П. 5.3: «Политика в области качества не содержит обязательств соответствовать законодательным и другим требованиям».
  5. Пп. 6.2.1: «Не представлены документированные подтверждения оценки и выбора поставщиков услуг по обучению».

В соответствующих разделах стандарта ISO 9001 мы не нашли прямых требований, подтверждающих правоту аудиторов.

НАСКОЛЬКО ОБОСНОВАНЫ ДАННЫЕ ПРЕТЕНЗИИ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №8

Наше небольшое предприятие имеет СМК, сертифицированную год назад. Недавно у нас сменился генеральный директор, а вскоре после этого состоялся инспекционный аудит. Во время него аудиторы потребовали актуализации Политики в области качества, утвержденной прежним директором. Они утверждали, что при смене директора Политику всегда надо актуализировать. Мы пытались спорить, что Политика была принята на три года, и после их истечения будет актуализирована, что новый директор ознакомился с ней и объявил на собрании коллектива о своем согласии со всеми ее положениями, но аудиторы настояли на своём. Нам пришлось переоформить Политику, подписав ее у нового директора, хотя в ее содержании ничего не изменилось.

НАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ УЗНАТЬ, НАСКОЛЬКО БЫЛИ ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №8

Одна из компаний, являющихся нашим поставщиком, после сертификации своей СМК заключил с органом по сертификации договор о проведении трех инспекционных аудитов в течение трех лет действия сертификата. Первый из них был проведен через 6 месяцев после сертификационного аудита, как и предусмотрено договором. Второй аудит компания попросила провести раньше установленного срока, и он состоялся через 6 месяцев после первого. Таким образом, в течение первого года прошли два инспекционных аудита. Далее, ссылаясь на свои производственные планы, компания попросила орган по сертификации провести третий инспекционный аудит также досрочно, что и было сделано. В результате интервал времени между окончанием третьего аудита и окончанием срока действия сертификата составил 14 месяцев.

НЕ БЫЛО ЛИ В ЭТОМ КАКИХ-ТО НАРУШЕНИЙ СО СТОРОНЫ ОРГАНА ПО СЕРТИФИКАЦИИ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №7

Наш институт осуществляет проектные и изыскательские работы. При сертификации СМК в ходе анализе документации аудитором был документально зафиксирован целый ряд малозначительных несоответствий. Нам представляется, что многие из них были отнесены к таковым необоснованно. Так, при анализе Руководства по качеству несоответствием было признано следующее:

1. «Из раздела «Управление документацией» неправомерно исключено управление проектной документацией, в том числе архивное хранение проектной документацией неправомерно отнесено к разделу 7.5.5 «Сохранение соответствия продукции».

При этом в разделе 4.2.3 Руководства делаются ссылки на то, что управление проектной документацией описано в разделе 7.3, а требования к ее архивному хранению – в разделе 7.5.5.

2. «Неправомерно отнесены к ресурсам «многолетние связи с заказчиками и субподрядчиками».

3. «Неправомерно отнесены к интеллектуальной собственности института лицензии на различные виды деятельности и сертификат на СМК».

4. «В разделе 6.3 неправомерно отнесены к инфраструктуре «внедрение современных методов выполнения изыскательских и проектных работ», а также «влияние деятельности института как исполнителя изыскательских работ на окружающую среду».

5. «Неправомерно отнесен к разделу 7.5 авторский надзор проектировщика за реализацией проекта».

6. «Содержание раздела 7.5.2 «Валидация процессов изысканий и проектирования» полностью не соответствует требованиям раздела 7.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001».

7. «Содержание раздела 7.5.3 не соответствует требованиям раздела 7.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесена к этому разделу идентификация и прослеживаемость проектной продукции».

8. «Содержание раздела 7.5.4 не соответствует требованиям раздела 7.5.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесение к этому разделу исходных данных, представляемых заказчиком».

9. «Содержание раздела 7.5.5 не соответствует требованиям раздела 7.5.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2001, т.к. неправомерно отнесение к этому разделу подготовки, упаковки и отправки, а также архивного хранения проектной документации».

Кроме этого были зафиксированы также несоответствия, относящиеся к другим документам, в частности:

10. «Наименование СТП 4.2.4-01-2006 «Управление регистрацией данных о качестве (управление записями)» не соответствует п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001».

ХОТЕЛОСЬ БЫ УЗНАТЬ, ЧТО ПО ЭТОМУ ПОВОДУ ДУМАЮТ УВАЖАЕМЫЕ ЭКСПЕРТЫ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №6

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наш завод изготовляет алюминиевую фольгу и упаковочные материалы на ее основе. Продукция про­изводится в соответствии с государственными стандартами и техническими условиями (ТУ). При разработке СМК мы исключили из применения п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001, обосновав это в Руковод­стве по качеству следующим образом: «На предприятии не осуществляется деятельность по проек­тированию. Вся деятельность в этом направлении сводится лишь к планированию процессов соб­ственного производства с целью планирования выпуска продукции, удовлетворяющей запросам по­требителей. Поэтому в данном Руководстве не описывается порядок реализации требований п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001... Требованиями п. 7.3 ГОСТ Р ИСО 9001 руководствуются только при доработке технологии производства отдельных видов продукции».

СМК была сертифицирована еще в 2005 г. Несоответствий по п. 7.3 за этот период выявлено не было. При проведении последнего аудита было зафиксировано несоответствие следующего содержания: «Не идентифицирован процесс проектирования (разработка дизайна рисунка, наносимого на фольгу). В Ру­ководстве по качеству отсутствует указание (описание) процесса разработки дизайна рисунка, отсут­ствует описание взаимодействия с другими процессами системы».

У нас действительно ведется деятельность по доработке эскизов, предоставленных заказчиком, и разработке новых эскизов, но исключительно при изготовлении упаковочных материалов на основе алюминиевой фольги (эскиз не является самостоятельным объектом продаж). Весь процесс разра­ботки и доработки эскизов описан в стандарте предприятия.

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ДАННОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ ОБОСНОВАННЫМ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №5

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

СМК нашего института сертифицирована и распространяется на проектирование горнодобы­вающих предприятий (рудников, шахт, карьеров), зданий, комплексов сооружений промыш­ленного и гражданского назначения, осуществление функций генерального проектировщика и авторского надзора за строительством. В ходе первого наблюдательного аудита было за­фиксировано следующее несоответствие: «В разделе 1.2 Руководства по качеству ошибочно исключен пп. 7.5.1 стандарта ISO 9001:2000». Ранее, при подготовке к сертификации, мы действительно исключили из требований стандарта ISO 9001:2000 требования пп. 7.5.1, посчитав, что они не относятся к процессам проектирования. Аудиторы же, как видно, оценили это как несоответствие.

ПОЯСНИТЕ, КТО ИЗ НАС ПРАВ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №4

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наша организация является достаточно крупной, осуществляет транспортировку грузов по железной доро­ге и ремонт подвижного состава. СМК сертифицирована в 2005 г. При очередном инспекционном аудите было зафиксировано следующее несоответствие: «План ежегодного внутреннего аудита составлен не рав­номерно в течение года, а проводится в течение недели».

Вместе с тем, за прошедшее время мы подготовили достаточное количество внутренних аудиторов, позво­ляющее проводить «срез» и анализ всей нашей СМК практически одномоментно, что представляется нам более рациональным.

ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЛИ НАШ ПОДХОД ЯВЛЯЕТСЯ НЕСООТВЕТСТВИЕМ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №3

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В ходе сертификационного аудита СМК нашей организации в административно-кадровом отделе было оформлено два протокола регистрации несоответствий:

1) отсутствие личной подписи сотрудника в листе ознакомления с должностной инструкцией;

2) невнесение данных о повышении квалификации сотрудников в их личные учетные карточки.

В первом случае аудиторы квалифицировали несоответствие как замечание, которое не требует доку­ментального подтверждения его устранения непосредственно данной команде аудиторов. Во втором — как несоответствие, устранение которого аудиторы потребовали доказать им документально. Кроме того, вы­полнение последнего требования должно быть реализовано нами в ближайшее время, поскольку это было названо необходимым условием выдачи сертификата.

НАСКОЛЬКО ОБОСНОВАННО АУДИТОРЫ ОТНЕСЛИ ЭТИ НЕСООТВЕТСТВИЯ К РАЗНЫМ УРОВНЯМ, И СУЩЕСТВУЕТ ЛИ КАКАЯ-ЛИБО ОФИЦИАЛЬНАЯ ГРАДАЦИЯ ИЛИ КЛАССИФИКАЦИЯ НЕСООТВЕТСТВИЙ ПО СТЕПЕНИ ИХ СЕРЬЕЗНОСТИ И, СООТ­ВЕТСТВЕННО, МЕХАНИЗМАМ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА ИХ УСТРАНЕНИЯ? 

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, №1

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В полученном нами отчете по сертификационному аудиту написано: «Объектом аудита СМК является область аудита СМК».

ПРОСИМ РАЗЪЯСНИТЬ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЛИ ЭТИ ПОНЯТИЯ ТОЖДЕСТВЕННЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2007, № 12

Наш завод изготовляет металлургическую продукцию, обладая полным циклом производства. До последнего времени мы производили продукцию по ГОСТ, ОСТ, российским ТУ и иностранным стандартам, т. е. не проектировали ее и не несли за это ответственности, поскольку использовали документацию на продукцию, разработанную другими организациями. По этой причине при сертификации нашей СМК мы исключили из нее требования п. 7.3 стандарта ISO 9001:2000, что было признано аудиторами обоснованным. Недавно у нас появился новый крупный заказчик, который требует ужесточения допусков на продукцию (что нас не удивляет и устраивает) и выпуска на эту продукцию наших СОБСТВЕННЫХ технических условий. При этом ни назначение, ни другие характеристики продукции (кроме геометрических) не меняются. Мы, конечно, сделаем это, поскольку не хотим терять важного для нас заказчика. Вместе с тем считаем, что при этом фактически никаких действий по проектированию и разработке продукции мы не осуществляем, а лишь документально закрепляем (в форме ТУ) требования потребителя, являющиеся дополнительными по отношению к тем, которые уже зафиксированы в действующих ТУ, разработанных другими. ПОЭТОМУ ДАЖЕ ПОСЛЕ РАЗРАБОТКИ ЭТИХ ТУ ИСКЛЮЧЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ РАЗДЕЛА 7.3 ИЗ СВОЕЙ СМК МЫ ПО-ПРЕЖНЕМУ СЧИТАЕМ ОБОСНОВАННЫМ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2007, № 8
ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наша организация осуществляет поставки соединительных деталей трубопроводов и арматуры. Мы не производим продукцию, а осуществляем комплексные поставки изделий, изготовленных другими. Иными словами, оказываем услуги по комплектованию заказа и доставке его на место.

При проведении сертификационного аудита было зафиксировано следующее несоответствие по п. 8.3 ГОСТ Р ИСО 9001–2001: «Организация не обеспечивает, чтобы продукция (услуга), которая не соответствует требованиям, была идентифицирована и управлялась с целью предотвращения непреднамеренного использования или поставки».

Вместе с тем, в нашем Руководстве по качеству указано следующее: «Процесс производства услуги не отделим от процесса ее потребления, поэтому потребитель получает услугу непосредственно при ее производстве. Несоответствующая услуга не может быть изолирована, она всегда достигает потребителя. Подробнее этот процесс описан в СТП 09».

И далее: «8.3.1 Несоответствующая услуга может быть установлена при наличии:

  • фактов обращения потребителей с претензиями по предоставленным услугам;
  • несоответствий, выявленных при проведении аудитов.

8.3.2 В случае получения от потребителя претензии по предоставленной услуге менеджер, курирующий данного потребителя, регистрирует ее в Журнале регистрации претензий. Далее начальник управления разрабатывает корректирующие действия, адекватные последствиям (или потенциальным последствиям) несоответствующей услуги.

8.3.3 По несоответствующим услугам, выявленным при проведении аудитов, действия осуществляются согласно СТП 03 «Корректирующие и предупреждающие действия».

8.3.4 Записи о несоответствующих услугах, результаты анализа их появления и последующие предпринятые действия поддерживаются в рабочем состоянии».

МЫ СЧИТАЕМ, ЧТО НЕСООТВЕТСТВИЯ В ПОРЯДКЕ НАШИХ ДЕЙСТВИЙ НЕТ.

Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  »