Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита

Комментарии наших специалистов по поводу различных ситуаций, возникших на аудите. Данные материалы могут оказаться полезными руководителям служб менеджмента, внутренним и внешним аудиторам.
КАТАЛОГ » Коллизии аудита
Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  » 
Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №11

В нашей организации часть технологических операций отдана на аутсорсинг. На соответствующем этапе производства промежуточная продукция передается по акту аусорсинговой компании, которая после осуществления с ней установленных действий возвращает ее нам по акту. Все получаемые от аутсорсинговой компании полуфабрикаты мы подвергаем входному контролю и при выявлении отклонений брак возвращаем на доработку.

В соответствии с требованиями п. 4.1 стандарта ISO 9001:2008 мы контролируем деятельность аутсорсинговой компании, в том числе периодически силами своих представителей непосредственно у нее проводим проверку соблюдения требований переданных ей технологических карт. Проведение таких проверок предусмотрено в заключенном с аутсорсинговой компанией договоре. При выявлении нарушений оформляется акт, в котором, кроме фиксирования несоответствий, содержится требование об их устранении в соответствующий срок и предоставлении нашей компании официального уведомления об этом. Копии актов и уведомления от аутсорсинговой компании мы храним.

При проведении аудита нашей СМК на просьбу аудиторов продемонстрировать доказательства осуществления деятельности по управлению процессами, переданными на аутсорсинг, мы показали несколько таких актов и уведомлений. Ознакомившись с ними, аудиторы зафиксировали несоответствие по разд. 8.5.2 следующего содержания: «Управление аутсорсинговой компанией в случае выявления несоответствий ограничивается требованием устранения несоответствий и не включает требования о проведении анализа причин возникновения этих несоответствий и разработки мероприятий по устранению этих причин».

Мы считаем, что решение вопроса о целесообразности или нецелесообразности разработки корректирующих действий должно относиться к области полномочий самой аутсорсинговой компании. Наша цель — получать от нее соответствующую продукцию, при этом свои риски мы минимизируем путем проведения 100%-ного входного контроля. Доводы же аудиторов были основаны на том, что при передаче исполнения какого-то процесса аутсорсинговой компании последняя должна обеспечить выполнение не только наших технических требований и требований соответствующего раздела стандарта ISO 9001:2008, но и всех других «связанных» с ними требований этого стандарта, включая требования о применении механизма корректирующих действий.

ПРОСИМ ПОЯСНИТЬ, НАСКОЛЬКО ПОЗИЦИЯ АУДИТОРОВ ОБОСНОВАННА. И ЧТО НАМ ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ОНИ ПРАВЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №10

В ходе проведения аудита СМК нашего предприятия на соответствие требованиям ГОС Т Р ИСО 9001-2008 было зафиксировано следующее несоответствие: «В деятельности по проведению внутреннего аудита СМК

в отдельных случаях не в полном объеме обеспечивается выполнение соответствующих требований ГОС Т Р ИСО 9001-2008 (п. 8.2.2), а именно: не отражен порядок планирования с учетом статуса и важности проверяемых процессов и участков».

У нас проведение внутренних аудитов регламентируется стандартом предприятия, в котором сказано: «При составлении программы аудита учитывается информация, полученная в результате обобщения сведений по следующие факторам:

  • результаты предыдущих внутренних и внешних аудитов;
  • изменения в политике в области качества;
  • значительные изменения в функциональных структурах, в частности реорганизация и пересмотр организационной структуры;
  • введение новых процессов, в том числе технологических;
  • освоение новых видов продукции;
  • качество, дефектность, надежность, безопасность продукции;
  • условия контрактов и договоров;
  • предложения руководителей подразделений;
  • проблемы, связанные с безопасностью полетов изделий.

При составлении программы учитываются:

  • результаты анализа информации, ежегодно запрашиваемой от подразделений;
  • подразделения, руководители которых являются организаторами функционирования процессов согласно «Перечню процессов СМК»;
  • подразделения, задействованные в изготовлении продукции.

Подразделения, в которых по результатам предыдущих аудитов выявлено наибольшее число несоответствий, включаются в программу аудита следующего года, и их аудит проводится по всем требованиям ГОС Т Р ИСО 9001, относящимся к их деятельности».

Мы считаем, что данный подход обеспечивает планирование внутренних аудитов с учетом статуса и важности процессов и участков.

Однако аудиторы с нашими доводами не согласились.

КТО ЖЕ ИЗ НАС ПРАВ? И КАК БЫТЬ, ЕСЛИ ВСЕ-ТАКИ ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №8

В нашей организации по ряду разных причин было принято решение после трехлетнего цикла исключить из области распространения СМК один из видов деятельности, который был ранее сертифицирован.

Ресертификационный аудит у нас проводила та же команда аудиторов, что и предыдущий аудит, при этом она зафиксировала следующее несоответствие по п. 8.5.2 стандарта ISO 9001:2008: «Корректирующие действия,запланированные для устранения причиннесоответствия, выявленного на предыдущем аудите СМК, не реализованы».

Мы это признаем. Но все дело в том, что несоответствие, о котором идет речь, относилось именно к той деятельности, которую мы после предыдущего аудита исключили из области применения СМК.

По этой причине мы считали, что, поскольку данная деятельность уже не попадает в область сертификации, то это никак не должно влиять на результаты новой сертификации – вне зависимости от того, устранены причины выявленного ранее несоответствия или нет.

Свои соображения мы сообщили руководителю команды по аудиту, но он заявил, что это обстоятельство не имеет значения, поскольку год назад эта деятельность входила в область сертификации, несоответствие было обоснованным и с достаточностью предложенных нами корректирующих действий предыдущая команда по аудиту согласилась.

ПРОСИМ РАЗЪЯСНИТЬ, НАСКОЛЬКО ОБОСНОВАННЫМИ ЯВЛЯЮТСЯ АРГУМЕНТАЦИЯ АУДИТОРОВ И ЗАФИКСИРОВАННОЕ ИМИ НЕСООТВЕТСТВИЕ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №6

Мы готовимся к сертификации системы менеджмента на соответствие требованиям трех стандартов - ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007.

Недавно у нас прошла плановая комплексная проверка со стороны надзорных органов, по итогам которой нашему предприятию было выписано предписание на устранение выявленных несоответствий. Вместе с тем, характер некоторых из этих несоответствий таков, что на их устранение потребуется несколько месяцев.

Нас интересует: если к моменту аудита не будут устранены несоответствия, зафиксированные в этом предписании, будет ли это оценено аудиторами как серьезное несоответствие, препятствующее выдаче сертификата?

И МОЖЕТ ЛИ БЫТЬ ПОЛУЧЕН СЕРТИФИКАТ, ЕСЛИ К МОМЕНТУ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ОБ ЭТОМ РАБОТА ПО УСТРАНЕНИЮ НЕСООТВЕТСТВИЙ ВСЕ ЕЩЕ НЕ БУДЕТ ЗАВЕРШЕНА?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №5

В ходе аудита нашей СМК было зафиксировано следующее несоответствие по п. 7.6 ГОС Т Р ИСО 9001–2008: «Установлено, что представленный способ «клеймение» для идентификации статуса средств измерения применяется только для манометров. Тем не менее, в обороте находятся и другие средства измерений, например штангенциркули, мультиметры, штангенглубиномеры и другие, на которых отсутствует идентификация статуса поверки, что не обеспечивает выполнение требований п. 7.6в ГОС Т Р ИСО 9001–2008».

Мы пытались объяснить, что, в отличие от манометров, на эти средства измерения невозможно нанесение устойчивых чернильных клейм с информацией о поверке, на что получили ответ: «Это можно сделать не только клеймением, но и, например, с помощью соответствующих бирок. Важно, чтобы статус поверки можно было установить, глядя на средство измерения». В результате мы были вынуждены при разработке корректирующих действий дополнить процедуру управления средствами измерений действиями по закреплению на таких специфических средствах измерений соответствующих бирок.

Вместе с тем, мы все же считаем, что этого можно не делать, поскольку на всех средствах измерения имеются номера завода-изготовителя и/или наши собственные инвентарные номера, и по ним всегда можно определить в базе данных, поверено средство измерений или нет. А крепить бирку, например на штангенциркуль, а потом пользоваться им с биркой совсем неудобно. Но аудиторы не согласились с нашими доводами.

НЕУЖЕЛИ СТАНДАРТ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ТРЕБУЕТ ИМЕННО ТОГО, НА ЧЕМ НА СТОЯЛИ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы оценки соответствия», 2011, №6

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Руковод­ство по­ставило перед от­делом качества задачу: опреде­лить требования к таре для пива, производимого нашим пред­приятием. В результате изучения спроса выяснилось, что потреби­тель предпочитает металличе­ской таре стеклянную. Мы за­ключили договор с изготовителем стеклотары, выпускающим свою продукцию по ГОСТ Р ИСО 9058-2010 «Тара стеклянная. Бу­тылки. Допускаемые отклонения от номинальных размеров».

При проверке органом Госкон­троля было выявлено отклонение от номинальных размеров, допу­скаемых этим стандартом. Был составлен соответствующий акт, и поставки продукции в стеклянной таре приостанови­лись. Одновременно орган по сер­тификации при инспекционном контроле нашей сертифициро­ванной СМК зафиксировал опи­санный факт и отразил его как существенное несоответствие.

КАК БЫТЬ В СЛОЖИВШЕЙСЯ СИТУА­ЦИИ, ЕСЛИ ДРУГИХ ПОСТАВЩИКОВ СТЕКЛОТАРЫ В НАШЕМ РЕГИОНЕ НЕТ, А УДОВЛЕТВОРИТЬ ТРЕБОВА­НИЯ ПОТРЕБИТЕЛЯ МЫ ЗАИНТЕРЕСО­ВАНЫ ? 

Качалов В.А.
Коллизии качества. Журнал «Методы оценки соответствия», 2011, №6

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наше предприятие, осуществляющее гражданское и промышленное строительство, разработало систему ме­неджмента качества (СМК). При ее сертификации нам сделали серьезное замечание. Оно заключалось в том, что в состав руководящих документов «Планирование процес­са жизненного цикла продукции» были включены не все стандарты, предусмотренные «Перечнем документов в области стандартизации, в результате применения ко­торых обеспечивается соблюдение требований Федераль­ного закона от 30 декабря 2009 г. № 384-ФЗ «Технический регламент о безопас­ности зданий и сооружений». Нам пояснили, что в соответствии с п. 7.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования» орга­низация должна применять «законодательные и иные обязательные требования». Наше возражение связано с тем, что в указанный Перечень вошли устаревшие ГОСТы, большинству из которых свыше 30 лет. Нами разработаны стандарты организации, соответствующие нашей СМК лучше, чем указанные ГОСТы.

ПРАВЫ ЛИ МЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №4

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Во время очередного аудита СМК нашего предприятия было зафиксировано следующее некритическое несоответствие

п. 6.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001–2008: «Заявка на обучение в 2010 году, поступившая в отдел подготовки персонала от цеха № 5, не соответствует форме этой записи по качеству, установленной в приложении А к СТП № СМК 6.2.2–2009 и являющейся обязательной».

Вместе с тем, дело обстояло следующим образом. Заявка от данного цеха действительно пришла в отдел подготовки персонала не в табличной форме, как это установлено в указанном приложении, а в описательном виде — как последовательность пронумерованных абзацев. При этом в ходе анализа заявки в самом отделе подготовки персонала было установлено, что она содержала в себе все сведения, требуемые приложением А, и под теми же номерами, под которыми пронумерованы столбцы в таблице, установленной в этом приложении как шаблон заявки. Поэтому там посчитали, что в данном случае все требования к этой записи по качеству были выполнены. Однако у аудиторов было другое мнение. Они заявили, что с нами можно было согласиться только в одном случае: если бы данное приложение было не обязательным, а рекомендованным.

ПОМОГИТЕ РАЗОБРАТЬСЯ, КТО ЖЕ ИЗ НАС ПРАВ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №3

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В Политике в области качества нашей организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008 записано, что организация «обязуется соблюдать требования и постоянно повышать результативность СМК». У нас также разработаны цели в области качества, одна из которых звучит так: «Довести показатель выполнения заказов на поставку погружного насосного оборудования в срок до 98%».

Появление данной цели было вызвано тем, что, в силу ряда причин (неплатежи, плохое качество, поздние поставки комплектующих от поставщиков и т. п.), мы в предыдущий период неоднократно срывали договорные сроки, и это приводило к существенному снижению доли своевременно выполненных заказов. Данный показатель иногда снижался до 80%, за что мы платили значительные штрафы. При этом наша продукция потребителями оценивается как хорошая, она востребована, объемы ее реализации ежегодно растут, хотя на рынке мы далеко не монополисты.

Понимая ненормальность такой ситуации, руководство предприятия постоянно ставило цель и предпринимало действия по повышению доли поставок в срок. Наша ближайшая цель — довести этот показатель до 98%.

Теперь по существу вопроса. В ходе очередного аудита нам выставили несоответствие п. 5.4.1 в том, что наши цели не согласованы с Политикой. Основание для этого аудиторы увидели в том, что обязательство «соблюдать требования» в Политике делают невозможным постановку цели «довести показатель выполнения заказов в срок до 98%». Цель может быть только 100%-ной, так как иного в договорах на поставку просто нет.

Вместе с тем, такая постановка вопроса делает несоответствующими Политике и многие другие наши цели в области качества, например:

• «доля брака в цехе должна быть не выше …%», хотя в стандарте нашего предприятия есть требование делать продукцию только годную;

• «снизить долю опозданий на работу на …%», хотя правила внутреннего трудового распорядка не допускают опозданий;

• «снизить долю отказов продукции в гарантийный период на …%», хотя ТУ на изделия декларируют бесперебойную работу оборудования в течение одного года;

• «довести понедельную ритмичность производства до 98%», хотя план производства рассчитан исходя из 100% ритмичности.

И так далее. Для этих и других аналогичных направлений деятельности определить цели по исполнению установленных требований на 100% фактически означает сделать их недостижимыми. А это только демотивирует исполнителей, снижает заинтересованность персонала в их достижении.

РАЗЪЯСНИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА, НАСКОЛЬКО ПРАВЫ АУДИТОРЫ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №1

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наша компания занимается предоставлением услуг. У нас имеются все законодательно установленные лицензии и разрешения, а сами услуги сертифицированы.

Перечень услуг со временем меняется в ответ на изменения потребностей рынка, в связи с чем в компании происходит изменение регламентов оказания услуг и/или разработка новых регламентов. Конечно, бывают проблемы, и мы иногда не успеваем быстро среагировать на изменения на рынке. Поэтому в первое время отдельные новые услуги предоставляются с некоторыми сложностями с нашей стороны. Однако потребители этого практически не замечают.

При аудите эксперт зафиксировал замечание: из области распространения нашей СМК неправомерно исключен разд. 7.3 «Проектирование и разработка» ГОСТ Р ИСО 9001. Мотивировал он это тем, что процесс оказания услуги должен проектироваться. Иными словами, мы должны выполнять требования разд. 7.3 при разработке регламентов оказания услуг.

ПРОСИМ ОТВЕТИТЬ: ПРАВ ЛИ ЭКСПЕРТ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2010, №10

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В марте 2010 г. в нашей организации прошел сертификационный аудит на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2008. При этом было зафиксировано следующее несо­ответствие по п. 5.1 а): «В представленных трудовых договорах с сотрудниками в разде­ле «Обязанности работодателя» отсутствуют сведения об исполнении организацией требо­ваний Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006», вызвав­шее спор между нами и аудиторами. Аудито­ры считают, что необходимо подготовить до­полнительные соглашения к трудовым дого­ворам, в которых должна быть записана фра­за о том, что работодатель обеспечивает со­хранность персональных данных согласно требованиям законодательства Российской Федерации.

Мы со своей стороны объясняли, что трудовой договор не относится к документации СМК, а п. 5.1 а) стандарта ISO 9001:2008 понимает­ся нами как то, что высшее руководство дово­дит до сведения организации важность вы­полнения нормативных требований в части разработки, внедрения и повышения резуль­тативности СМК. Другими словами, мы счита­ем, что требования закона о защите персо­нальных данных никак не влияют на СМК.

Аудиторы же аргументировали свою позицию следующим образом: они должны проверять систему на соответствие действующему зако­нодательству, а в п. 5.1 а) конкретно подразу­мевается выполнение организацией действу­ющего законодательства.

ПОМОГИТЕ РАЗОБРАТЬСЯ, НАСКОЛЬКО ПРАВЫ АУДИТОРЫ В ЭТОМ ВОПРОСЕ!

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2010, №6

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Наше предприятие является поставщиком одной крупной металлургической компании, при этом мы обладаем сертификатом на СМК, вы­данным зарубежным органом по сертификации.

Недавно к нам пришло письмо от этого заказ­чика, в котором он информирует нас о решении проводить в будущем квалификационные аудиты своих поставщиков. При этом каждый из нас дол­жен будет заключить договор с некоей организа­цией (назовем ее, для примера, «XYZ», поскольку суть проблемы — не в этом), которая и будет проводить эти аудиты. И неважно, сертифициро­вана ли СМК поставщика, сертифицирована ли его продукция, насколько авторитетны на рынке сертификационных услуг эти сертифицирующие органы, — договор должен быть заключен, и имен­но с этой организацией.

Просим ответить: не является ли это лоббиро­ванием интересов «XYZ» и ущемлением прав предприятий-поставщиков? Ведь мы должны бу­дем понести дополнительные расходы, а у нас мно­го потребителей, и что будет, если каждый из них начнет таким образом лоббировать интересы каких-то своих «XYZ» районного масштаба!

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №9

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Во время сертификационного аудита нашей СМК было оформлено несоответствие по пп. 7.5.2, касающееся отсутствия доказательств предвари­тельной валидации одного из технологических про­цессов, который аудиторы отнесли к категории «специальных». Наше замечание о том, что это — не специальный процесс, поскольку произведенная в ходе его продукция подвергается испытаниям в ла­боратории, где контролируется ее соответствие техническим требованиям, во внимание принято не было. Просим специалистов высказать свое мнение о том, должны ли аудиторы учитывать мнение организации относительно характера того или иного процесса, или они могут принимать решение о том, что процесс является специальным, само­стоятельно?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №8

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

Уважаемая редакция/ Во время аудита СМ К нашего предприятия было зафиксировано несоответствие п. 6.3 ГОСТ Р И СО 9001—2001, в котором утверждалось, что «оборудование не поддерживается в рабочем со­стоянии». У нас действительно не составляются планы-графики предупредительного обслуживания обору­дования. Объемы и периодичность его технического обслуживания также не определены, поскольку мы оборудование ремонтируем по мере необходимо­сти — при его аварийных остановах, нарушениях режимов и т. п. Сам факт и результаты ремонта у нас тоже нигде не фиксируются. Вместе с тем, за все время работы случаев вы­явления несоответствия продукции по причине не­исправного оборудования ни разу зафиксировано не было.

ПРОСИМ РАЗЪЯСНИТЬ: НАСКОЛЬКО ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, №7

ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:

В ходе надзорного аудита СМК нашей компании аудиторы зафиксировали несоответствие по п. 7.4.1 ИСО 9001:2000, заключающееся в том, что мы не осуществляем оценку и повторную оценку организаций, которые по договорам предоставляют следующие услуги:

  • ежемесячное обновление справочно-информационной системы «Консультант Плюс»;
  • обучение и повышение квалификации персонала.

По нашему мнению, однако, аудиторы не правы, поскольку требования п. 7.4.1 относятся только к продукции, предназначенной для потребителя или затребованной им. Наша компания занимается проектированием и строительством энергетических объектов и несет ответственность перед потребителем за процессы проектирования, закупок оборудования и материалов, выполнения строительных, монтажных и наладочных работ. Разумеется, мы осуществляем оценку и повторную оценку поставщиков продукции, предназначаемой для потребителя.

РАЗЪЯСНИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА, НАСКОЛЬКО ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  »