Главная » Дополнительно » ПУБЛИКАЦИИ


ПУБЛИКАЦИИ

Коллизии аудита

Комментарии наших специалистов по поводу различных ситуаций, возникших на аудите. Данные материалы могут оказаться полезными руководителям служб менеджмента, внутренним и внешним аудиторам.
КАТАЛОГ » Коллизии аудита
Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  » 
Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2013, №3

Просим вас разрешить спор, который возник у нас во время внутреннего аудита планово-договорного отдела нашей компании.

Внутреннему аудитору в ответ на его просьбу было выборочно представлено несколько заключенных договоров с заказчиками. После положительных результатов их анализа на предмет своевременности и полноты согласованности с соответствующими службами и должностными лицами аудитор попросил познакомить его с правилами, которые должны быть установлены для управления договорами как записями, и продемонстрировать, как эти правила соблюдаются. Его запрос вызвал у нас недоумение, поскольку мы никогда не считали договоры записями и никаких правил управления ими как записями не устанавливали.

В ответ на нашу просьбу прояснить свою позицию, аудитор заявил, что эти документы содержат в себе информацию, являющуюся исходными данными для определения результативности СМК с точки зрения выполнения требований заказчиков, и поэтому должны рассматриваться как записи.

Мы с его позицией не согласились и обратились в наш Отдел системы менеджмента качества, но там, к нашему удивлению, мнения по этому вопросу разошлись.

УБЕДИТЕЛЬНО ПРОСИМ РАЗЪЯСНИТЬ, КТО ВСЕ-ТАКИ ПРАВ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2013, №1

Во время очередного наблюдательного аудита нашей системы менеджмента качества внешними аудиторами было сделано замечание: «В рабочей инструкции лаборанта химического анализа не установлены требования к его компетентности». При этом речь шла об отсутствии в инструкции установленных требований к его образованию.

У нас требования по рабочим профессиям устанавливаются на основании Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКс), где чаще всего для профессий с разрядом ниже пятого уровень образования не установлен. В связи с этим у нас возникли вопросы. «Компетентность» и «уровень образования» — это равнозначные понятия?

Какие нормативные документы устанавливают уровень образования для принимаемых на работу сотрудников металлургической отрасли? Для тех специальностей, к которым в ЕТКс не установлены требования к уровню образования, должна ли организация устанавливать такие требования сама?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №11

В нашей организации функционирует сис­тема менеджмента качества (СМК), кото­рая в прошлом году была сертифицирована на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Вслед за этим мы на основе ГОСТ 12.0230-2007 и OHSAS 18001:2007 раз­работали и внедрили систему менеджмента охраны труда и промышленной безопасности (СМОТиПБ), но ее пока не сертифицировали. Для каждой из этих систем у нас разра­ботаны свои отдельные:

  • Руководство по качеству и Руководство по охране труда;
  • политика в области качества и поли­тика в области охраны труда;
  • специализированные процедуры и рабо­чие инструкции.

Наряду с этим у нас действуют общесис­темные документы, которые распростра­няются как на СМК, так и на СМОТиПБ, например: цели в области качества и охраны труда, процедуры по управлению документацией, проведению внутренних аудитов, осуществлению закупок и др.

При проведении инспекционного контроля СМК аудитор запросил отчет о функцио­нировании СМК, представляемый для ана­лиза со стороны руководства. На что ему был предъявлен отчет о функционировании СМК и СМОТиПБ, в котором проведен анализ действующих систем. После его изучения аудитор сделал устное предупреждение: «Документы и записи на каждую из сис­тем должны быть оформлены либо отдельно, либо необходимо разработать интегриро­ванную систему менеджмента в соответ­ствии с требованиями ГОСТ Р 53893-2010». Он утверждал, что в ГОСТ Р ИСО 9001-2008 требуется, чтобы были разработаны доку­менты СМК, а не СМК и СМОТиПБ, как у нас. Мы попытались оспорить эту позицию, заявив о том, что все требования стан­дарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в нашей ор­ганизации соблюдаются, а необходимые документированные процедуры установлены и выполняются. Но аудитор посчитал наши аргументы недостаточными и предупредил, что к следующему инспекционному контролю нам необходимо представить четкое опровержение его мнения, иначе будет зафиксировано несоответствие.

Просим уважаемых экспертов прокомменти­ровать, насколько аудитор прав.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №10

Во время проведения аудита СМК нашего предприятия на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 было зафиксировано следующее несоответствие по п. 8.2.2 этого стандарта: «Не в полном объеме обеспечивается выполнение соответствующих требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008, а именно: в Руководстве по качеству не отражена деятельность по обеспечению беспристрастности и независимости аудиторов, по разработке мероприятий по результатам аудита с обеспечением требования «без излишней отсрочки», а также по верификации выполнения мероприятий по результатам аудита».

На самом же деле в нашей организации механизм реализации всех указанных требований разработан и отражен в стандарте предприятия «Внутренние аудиты»1. При этом в соответствии с требованиями п. 4.2.2 b ) ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в Руководстве по качеству в соответствующем разделе на него сделана ссылка.

Просим специалистов высказать свое мнение о том, насколько обоснованными являются выводы аудиторов?

_______________________________

1 Автор письма приложил к нему выдержки из упомянутого стандарта «Внутренние аудиты», подтверждающие его заявление. В целях сокращения текста они здесь не приводятся, но до сведения всех экспертов, комментирующих это письмо, данные выдержки были доведены. Прим. ред.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №9

Согласно п. 8.2.2 стандарта ISO 9001:2008 требования к внутренним аудиторам сформулированы в короткой фразе: «Отбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечить объективность и беспристрастность процесса аудита». При этом нигде не говорится, что внутренние аудиторы должны быть обучены и, тем более, что должны быть записи об их обучении. Тем не менее, при очередном аудите нашей СМК команда по аудиту потребовала представить документы, подтверждающие квалификацию внутренних аудиторов. У нас есть протокол проведения обучения внутренних аудиторов в 2011 г. приглашенным консультантом, и он был принят внешними аудиторами как доказательство их подготовки. Проблема возникла, когда речь зашла о нашем главном внутреннем аудиторе. Дело в том, что во время проведения обучения внутренних аудиторов он еще не работал в нашей организации и, естественно, в протокол не попал. Внешние аудиторы хотели оформить это как несоответствие.

Наши аргументы против этого заключались в следующем.

При поступлении к нам на работу выяснилось, что этот человек в 2006 г. успешно закончил курсы по подготовке ведущих аудиторов по ISO 9001:2000, аккредитованные IRCA, и обладал семилетним опытом работы менеджером по качеству. Мы знаем, конечно, что через три года срок действия сертификата IRCA истек, да и версия стандарта в 2008 г. претерпела изменения. Но мы посчитали, что знания, полученные на этих авторитетных курсах, никуда не делись, а большой стаж работы менеджером по качеству позволяет предположить, что человек не может не знать изменений в главном для своей работы стандарте. Это и было ключевым аргументом, когда наш уполномоченный по СМК, познакомившись с ним поближе, предложил ему стать главным внутренним аудитором без какого-то дополнительного обучения. И не ошибся, что доказывает успешная деятельность данного сотрудника в этом статусе в течение более года. Мы информировали о наших соображениях внешних аудиторов, которые после долгих споров между собой решили не фиксировать несоответствия, заменив его рекомендацией о прохождении им нового обучения на курсах по подготовке аудиторов СМК.

В связи с этим, хотелось бы узнать у уважаемых экспертов: стоит ли прислушиваться к рекомендациям внешних аудиторов и отправлять человека на весьма недешевые курсы или лучше потратить эти средства на то обучение, которое принесет ему какие-то новые знания, а не будет повторением уже пройденного материала?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №8

Наша организация выполняет НИОКР и производит продукцию, в том числе для государственных нужд в сфере обороны и безопасности. Мы имеем СМК, сертифицированную на соответствие ГОСТ F ИСО 9001-2008. При проведении очередного инспекционного контроля в ходе посещения отдела испытаний по просьбе аудитора нами был предъявлен аттестат первичной аттестации нового испытательного оборудования. Изучив его, аудитор оформил несоответствие по управлению записями, заключающееся в том, что аттестат был заверен подписью руководителя не нашей, а другой организации. Мы объяснили, что, согласно п. 5.5 ГОСТ Р 8.568-97 «Государственная система обеспечения единства измерений. Аттестация испытательного оборудования. Основные положения», первичную аттестацию этого оборудования проводила комиссия, назначенная руководителем нашей организации, являющейся владельцем оборудования, с включением в нее соответствующих лиц, в том числе представителей уполномоченной метрологической организации - 32 ГНИИИ МО РФ. Поскольку результаты аттестации были признаны комиссией положительными, этой уполномоченной организацией был оформлен соответствующий аттестат, шаблон которого представлен в приложении Б к этому стандарту и предусматривает, что его подписывает руководитель предприятия (организации), выдавшего аттестат.

Аудитор же с этим доводом не согласился, сославшись на п. 5.9 стандарта, в котором устанавливается, что аттестат подписывает руководитель предприятия (организации), в подразделении которого проводилась первич­ная аттестация испытательного оборудования.

Просим разъяснить: правомерно ли аудитор оформил это несоответствие? Ведь, во-первых, содержание требований п. 5.9 ГОСТ Р 8.568-97 и приложения Е к нему противоречиво, а, во-вторых, эти подписи, по существу, являются достаточно формальными, поскольку, если аттестат оформлен, значит сами результаты аттестации были положительными.И как нам устранить это несоответствие? Сделать копию аттестата и заверить ее дополнительно подписью нашего руководителя?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №7

Наша организация имеет сертифици­рованную СМК, распространяющуюся на производство инертных газов, в том числе для медицинских целей.

В ходе очередного аудита было выявлено, что условия хранения отдельных видов этикеток, а также номерных голограмм, наносимых на аналитические паспорта, не исключают доступ к ним лиц, не уполномоченных на обращение с этими маркерами, и, тем самым, создают возможности для их хищения. Это было расценено аудиторами как критическое несоответствие по п. 7.2 стандарта ISO 9001:2008 и зафиксировано в следующем виде: «Не обеспечено без опасное и надежное хранение печатных материалов (номерных голограмм, этикеток), что является требованием ГОСТ Р 52249-2009».

Мы же считаем, что, несмотря на объективность выявленного факта (а мы его и не отрицаем), он не имеет отношения к области сертификации, поскольку обеспечение сохранности голограмм и этикеток — это область ответственности не менеджмента качества, а менеджмента безопасности. И по этой причине данное нарушение влиять на результаты сертификации СМК не должно. Однако аудиторы не согласились с нашими доводами, сославшись на то, что этот национальный стандарт имеет непосредственное отношение к нашей продукции, при этом его требования не выполнены.

Просим разъяснить, кто же из нас прав?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №6

Согласно п. 4.1а) ГОСТ Р ИСО 9001-2008, «организация должна определить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации». В соответствии с данным требованием в нашей организации такие процессы определены. К ним мы отнесли процессы управленческой деятельности, обеспечения ресурсами, процессы жизненного цикла продукции и процессы измерений — всего 16 процессов. При проведении надзорного аудита СМК нашей организации аудиторами органа по сертификации было зафиксировано следующее несоответствие: «В состав процессов не включены виды деятельности, на которые распространяется сертифицированная СМК и которые отражены в действующем сертификате соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008».

ПРОСИМ СПЕЦИАЛИСТОВ ВЫСКАЗАТЬ СВОЕ МНЕНИЕ О ТОМ, НАСКОЛЬКО ПРАВОМОЧНЫ ВЫВОДЫ АУДИТОРОВ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №4

Наша компания изготовляет отдельные блюда, включаемые в комплекты питания для пассажиров и экипажей воздушных судов различных авиакомпаний, формирует соответствующие индивидуальные комплекты и обеспечивает ими воздушные суда. Консультант, помогающий нам разрабатывать СМК, настаивает, чтобы мы исключили из нее применение требований п. 7.3 стандарта ISO 9001:2008. Он считает, что мы ничего не проектируем и не разрабатываем, поскольку изготовляем блюда на основе готовых рецептов. У нас действительно блюда создаются на основе технологических карт, взятых из соответствующих кулинарных справочников. Но ведь изготовляемое нами второе блюдо и салат — это еще не весь набор. Мы составляем меню на каждый рейс и согласовываем его с авиакомпаниями. Возможно, это, действительно, не проектирование, но разработка — точно. Тем более, что в некоторых случаях (это бывает нечасто, но бывает) нам действительно приходится некоторые блюда разрабатывать самим на основании поступающих от некоторых авиакомпаний пожеланий. И тогда мы делаем пробные варианты, эти блюда тестируют представители авиакомпании, и после одобрения мы их вносим в наш рецептурный набор.

ПРОСИМ ОТВЕТИТЬ, НАСКОЛЬКО ПРАВ КОНСУЛЬТАНТ, УТВЕРЖДАЯ, ЧТО ТРЕБОВАНИЯ П. 7.3 У НАС НЕ ПРИМЕНЯЮТСЯ? И ВООБЩЕ: НАСКОЛЬКО ОБОСНОВАННО ИСКЛЮЧЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ П. 7.3 ИЗ СМК ОРГАНИЗАЦИЙ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, №1

Система менеджмента качества нашей организации, распространяющаяся на разработку и ремонт гражданской, а также на разработку и изготовление военной авиационной техники, сертифицирована. При этом у нас действуют три Руководства по качеству:

  • применительно к разработке и изготовлению военной техники (разработано на основе требований ГОС Т Р ИСО 9001–2008);
  • применительно к разработке и отдельно применительно к ремонту гражданской техники (разработаны на основе требований Авиационных правил).

Наличие трех Руководств обусловлено тем, что каждое из них разработано для описания конкретного вида деятельности, а процессный подход, являющийся основой ГОС Т Р ИСО 9001–2008, принципиально отличается от функционального подхода, изложенного в Авиационных правилах.

В ходе очередного аудита СМК нашей организации эксперты зафиксировали следующее замечание: «Наличие нескольких Руководств по качеству не согласуется со структурой и иерархией документации системы менеджмента качества».

Они считают, что в документации СМК Руководство по качеству должно быть только одно, и рекомендовали «рассмотреть целесообразность создания «общего» Руководства по качеству (при сохранении «специальных» Руководств), содержащего общие положения, которые распространяются на все виды деятельности организации».

ПРОСИМ ОТВЕТИТЬ, НАСКОЛЬКО ДАННОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ И РЕКОМЕНДАЦИЯ ОБОСНОВАННЫ.

Качалов В.А.
Коллизии качества. Журнал «Методы оценки соответствия», 2011, №11

В стандарте ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» «продукция» определена как «результат процесса», т.е. является «результатом совокупности взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Означает ли это, что отходы производства, промышленные сбросы и выбросы также являются продукцией? И следует ли анализировать управление этой «продукцией» так же, как той, которая востребована рынком?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №11

В нашей организации часть технологических операций отдана на аутсорсинг. На соответствующем этапе производства промежуточная продукция передается по акту аусорсинговой компании, которая после осуществления с ней установленных действий возвращает ее нам по акту. Все получаемые от аутсорсинговой компании полуфабрикаты мы подвергаем входному контролю и при выявлении отклонений брак возвращаем на доработку.

В соответствии с требованиями п. 4.1 стандарта ISO 9001:2008 мы контролируем деятельность аутсорсинговой компании, в том числе периодически силами своих представителей непосредственно у нее проводим проверку соблюдения требований переданных ей технологических карт. Проведение таких проверок предусмотрено в заключенном с аутсорсинговой компанией договоре. При выявлении нарушений оформляется акт, в котором, кроме фиксирования несоответствий, содержится требование об их устранении в соответствующий срок и предоставлении нашей компании официального уведомления об этом. Копии актов и уведомления от аутсорсинговой компании мы храним.

При проведении аудита нашей СМК на просьбу аудиторов продемонстрировать доказательства осуществления деятельности по управлению процессами, переданными на аутсорсинг, мы показали несколько таких актов и уведомлений. Ознакомившись с ними, аудиторы зафиксировали несоответствие по разд. 8.5.2 следующего содержания: «Управление аутсорсинговой компанией в случае выявления несоответствий ограничивается требованием устранения несоответствий и не включает требования о проведении анализа причин возникновения этих несоответствий и разработки мероприятий по устранению этих причин».

Мы считаем, что решение вопроса о целесообразности или нецелесообразности разработки корректирующих действий должно относиться к области полномочий самой аутсорсинговой компании. Наша цель — получать от нее соответствующую продукцию, при этом свои риски мы минимизируем путем проведения 100%-ного входного контроля. Доводы же аудиторов были основаны на том, что при передаче исполнения какого-то процесса аутсорсинговой компании последняя должна обеспечить выполнение не только наших технических требований и требований соответствующего раздела стандарта ISO 9001:2008, но и всех других «связанных» с ними требований этого стандарта, включая требования о применении механизма корректирующих действий.

ПРОСИМ ПОЯСНИТЬ, НАСКОЛЬКО ПОЗИЦИЯ АУДИТОРОВ ОБОСНОВАННА. И ЧТО НАМ ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ОНИ ПРАВЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №10

В ходе проведения аудита СМК нашего предприятия на соответствие требованиям ГОС Т Р ИСО 9001-2008 было зафиксировано следующее несоответствие: «В деятельности по проведению внутреннего аудита СМК

в отдельных случаях не в полном объеме обеспечивается выполнение соответствующих требований ГОС Т Р ИСО 9001-2008 (п. 8.2.2), а именно: не отражен порядок планирования с учетом статуса и важности проверяемых процессов и участков».

У нас проведение внутренних аудитов регламентируется стандартом предприятия, в котором сказано: «При составлении программы аудита учитывается информация, полученная в результате обобщения сведений по следующие факторам:

  • результаты предыдущих внутренних и внешних аудитов;
  • изменения в политике в области качества;
  • значительные изменения в функциональных структурах, в частности реорганизация и пересмотр организационной структуры;
  • введение новых процессов, в том числе технологических;
  • освоение новых видов продукции;
  • качество, дефектность, надежность, безопасность продукции;
  • условия контрактов и договоров;
  • предложения руководителей подразделений;
  • проблемы, связанные с безопасностью полетов изделий.

При составлении программы учитываются:

  • результаты анализа информации, ежегодно запрашиваемой от подразделений;
  • подразделения, руководители которых являются организаторами функционирования процессов согласно «Перечню процессов СМК»;
  • подразделения, задействованные в изготовлении продукции.

Подразделения, в которых по результатам предыдущих аудитов выявлено наибольшее число несоответствий, включаются в программу аудита следующего года, и их аудит проводится по всем требованиям ГОС Т Р ИСО 9001, относящимся к их деятельности».

Мы считаем, что данный подход обеспечивает планирование внутренних аудитов с учетом статуса и важности процессов и участков.

Однако аудиторы с нашими доводами не согласились.

КТО ЖЕ ИЗ НАС ПРАВ? И КАК БЫТЬ, ЕСЛИ ВСЕ-ТАКИ ПРАВЫ АУДИТОРЫ?

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №8

В нашей организации по ряду разных причин было принято решение после трехлетнего цикла исключить из области распространения СМК один из видов деятельности, который был ранее сертифицирован.

Ресертификационный аудит у нас проводила та же команда аудиторов, что и предыдущий аудит, при этом она зафиксировала следующее несоответствие по п. 8.5.2 стандарта ISO 9001:2008: «Корректирующие действия,запланированные для устранения причиннесоответствия, выявленного на предыдущем аудите СМК, не реализованы».

Мы это признаем. Но все дело в том, что несоответствие, о котором идет речь, относилось именно к той деятельности, которую мы после предыдущего аудита исключили из области применения СМК.

По этой причине мы считали, что, поскольку данная деятельность уже не попадает в область сертификации, то это никак не должно влиять на результаты новой сертификации – вне зависимости от того, устранены причины выявленного ранее несоответствия или нет.

Свои соображения мы сообщили руководителю команды по аудиту, но он заявил, что это обстоятельство не имеет значения, поскольку год назад эта деятельность входила в область сертификации, несоответствие было обоснованным и с достаточностью предложенных нами корректирующих действий предыдущая команда по аудиту согласилась.

ПРОСИМ РАЗЪЯСНИТЬ, НАСКОЛЬКО ОБОСНОВАННЫМИ ЯВЛЯЮТСЯ АРГУМЕНТАЦИЯ АУДИТОРОВ И ЗАФИКСИРОВАННОЕ ИМИ НЕСООТВЕТСТВИЕ.

Качалов В.А.
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2011, №6

Мы готовимся к сертификации системы менеджмента на соответствие требованиям трех стандартов - ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007.

Недавно у нас прошла плановая комплексная проверка со стороны надзорных органов, по итогам которой нашему предприятию было выписано предписание на устранение выявленных несоответствий. Вместе с тем, характер некоторых из этих несоответствий таков, что на их устранение потребуется несколько месяцев.

Нас интересует: если к моменту аудита не будут устранены несоответствия, зафиксированные в этом предписании, будет ли это оценено аудиторами как серьезное несоответствие, препятствующее выдаче сертификата?

И МОЖЕТ ЛИ БЫТЬ ПОЛУЧЕН СЕРТИФИКАТ, ЕСЛИ К МОМЕНТУ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ОБ ЭТОМ РАБОТА ПО УСТРАНЕНИЮ НЕСООТВЕТСТВИЙ ВСЕ ЕЩЕ НЕ БУДЕТ ЗАВЕРШЕНА?

Страницы:  « 1 2 3 4 5 6  »