Аудитирование процессов закупок и цепочки поставщиков

1. Введение

Когда организации создают систему менеджмента, им необходимо иметь такие процессы управления закупками продукции и верификации закупаемой продукции, которые они могли бы считать соответствующими требованиям раздела 7.4 ИСО 9001. Аналогичная ситуация и в отношении аудиторов. Они могут посчитать, что проверка таких аспектов, как поддержание в актуализированном состоянии перечня одобренных поставщиков, размещение заказов только у одобренных поставщиков и осуществление действий, необходимых для обеспечения соответствия установленным требованиям к закупке, является достаточным подтверждением соответствия требованиям.

Однако во многих случаях может оказаться недостаточным просто обеспечить соответствие закупаемой продукции исходным спецификациям во всех отношениях. В таких случаях было бы предпочтительней проанализировать более широко процессы закупок и менеджмента цепочки поставщиков.

2. Аудитирование процесса закупок

Во время аудита процесса управления закупками следует учитывать следующее:

Закупочную деятельность следует начинать с этапа проектирования и разработки продукции, когда разрабатывается спецификация.
Чтобы обеспечить уверенность в том, что потенциальные поставщики могут поставлять продукцию, соответствующую проектной спецификации и по желаемой цене, следует проводить соответствующее обсуждение между подразделениями.
Прежде чем организация сообщит поставщику установленные требования к закупке, она должна убедиться в том, что эти требования корректны.
В требования к закупке следует включать соответствующие законодательные и нормативные требования.
Следует проводить оценку степени риска, связанного с компонентами продукции, и управления, необходимого для обеспечения их соответствия проектной спецификации.

Практические рекомендации относительно способов подтверждения того, что перечисленные выше аспекты были учтены, включают в себя следующее:

Убедитесь в том, что спецификация, приведенная в договоре на поставку, совпадает со спецификацией, указанной в проекте (или со спецификацией, полученной от потребителя).
Установите, проводились ли во время процесса разработки или до того момента, когда заказ был размещен, обсуждения внутри организации или между организацией и потенциальными поставщиками проектных спецификаций, относящихся к критическим компонентам.
Проводилось ли в той или иной форме «утверждение» спецификации до того момента, когда окончательный вариант спецификации/заказа был подтвержден поставщику?
Содержит ли заказ на закупку все соответствующие законодательные или нормативные требования или делается ли на них ссылка?

3. Аудитирование цепочки поставщиков

Во многих случаях аудиты оценки и выбора поставщиков сводятся к анализу перечня одобренных организацией поставщиков и проверке того, регулярно ли этот перечень пересматривается. Во многих случаях этого может оказаться недостаточным для получения уверенности в том, что организация эффективно управляет всеми поставщиками внутри ее цепочки поставщиков. В таких случаях необходимо учесть:

Осуществлялся ли выбор поставщиков критических компонентов
или критической продукции только исходя из их возможности осуществлять поставки по экономной цене или при этом также учитывались их возможности стабильно поставлять продукцию, соответствующую спецификации?
Если поставщик остается в списках одобренных поставщиков, то это происходит исключительно на основе самого факта наличия у него поддерживаемого в силе сертификата соответствия признанному стандарту качества или с учетом анализа его области сертификации?

Примечание.В некоторых случаях для организации было бы предпочтительней проводить аудит планируемых поставщиков для установления четких каналов коммуникации, спецификаций на продукцию, параметров доставки и т.п.

Как часто выставляются организацией кредит-ноты на забракованную, но впоследствии принятую организацией продукцию?
Сколько было оформлено договоров со скидками, позволяющими организации принять забракованную ранее продукцию?

4. Заключение

В целом, для опытного аудитора проведение анализа процесса закупок и цепочки поставщиков организации есть деятельность на основе здравого смысла, но возможны ситуации, когда характер продукции или ее компонентов может потребовать дополнительного изучения. Каждая продукция уникальна, так же как и уникальны все ситуации, возникающие во время аудита.

Дата публикации: 5 июня 2009 г.

Возврат к списку