«Тропа аудита»
Версия для печати«Тропа аудита»
Ниже приведены выдержки из статьи, опубликованной в журнале INForm (выпуск № 24, декабрь 2009), автор – David John Seear.
1. Введение
Существует ряд важных элементов при проведении профессионального аудита. Некоторые требования, как те, например, которые необходимы для проведения аудита процесса, определены в ИСО 9000. Вместе с тем, один из элементов аудита процесса пропущен и не включен в состав определений, содержащихся в ИСО 9000. Это – «тропа аудита».
Уход с «тропы аудита» при проведении аудита процесса является единственной наиболее важной причиной того, почему такие аудиты не результативны.
2. Что такое «тропа аудита»?
При отсутствии определения этого понятия в ИСО 9000, использование стандартных определений «аудит» и «тропа» приводит к следующему:
«Тропа аудита» – это систематический подход к сбору основанных на конкретных примерах свидетельств того, что результат реализации серии взаимосвязанных процессов соответствует ожидаемому.
Но что это означает на практике?
Несмотря на то, что «тропа аудита» применяется не всеми аудиторами, этот подход, вне сомнения, является универсальным. К сожалению, будет ошибкой считать, что во всех случаях аудиты процессов проходят именно по «тропе аудита». А это подрывает доверие к их результатам. Аудиторам следует понимать, как «идет» процесс, который они аудитируют, и проводить аудит по его «тропе», обеспечивая тем самым уверенность в том, что требования к процессу выполнены.
Так, аудиторы, вне сомнения, посетят производственный цех. Это даст им возможность увидеть, что происходит на самом деле, и установить конкретные номера заказов, которые реализуются там в настоящее время. С помощью этой информации в отделе продаж легко идентифицировать установленные спецификации на продукцию или услугу и выбрать соответствующий пример для анализа. Тем самым процесс может быть проверен, чтобы получить уверенность в том, что то, что происходит, находится под управлением и будет соответствовать требуемой спецификации. На основании этого выбирается «тропа аудита», и по ней можно будет следовать, проводя аудит.
Если, затем, вы проводите, например, аудит закупочной деятельности, то вам будет необходимо установить, какой материал или оборудование было закуплено не вообще, а именно для того заказа, который вы выбрали в качестве примера. Всегда важно понимать, что именно является движителем процесса. Обычно это заявка клиента, которая определяет, что именно ему хочется.
Если аудитор не понимает спецификацию, он не сможет проверить, способен ли процесс обеспечить выполнение требований заявки.
- Что требуется в заявке потребителя? Соответствует ли это утвержденной спецификации?
- Как принималось решение о принятии заказа?
- Как была определена спецификация? Адекватна ли она?
- Кто решил, что именно требуется, и имеет ли он на это соответствующие полномочия?
- Кто выбрал поставщика, и на основе каких критериев?
- В чем состоит процесс оценивания предложений от поставщиков?
- Как спецификация была доведена до сведения поставщика?
- Использованы ли в спецификации национальные или международные стандарты?
- Как контролируется процесс?
- Существуют ли какие-то специальные требования к упаковке?
Это лишь некоторые из вопросов, которые следует рассмотреть, многие из которых отражают требования соответствующих разделов ИСО 9001.
3. Корректный выбор примеров для аудита
Начальной точкой аудита является выбор примеров, идентификация реализуемых процессов и применяемых к ним средств управления. При этом жизненно важно, чтобы примеры находились на одной и той же «тропе» и были выбраны из нее. Вместе с тем, очень часто выбранные для аудита примеры взяты из разных стадий процесса и не являются связанными с теми примерами, которые были выбраны в начале аудита, а это означает, что аудитор будет не способен объективно верифицировать работоспособность процесса. Он будет способен проверить лишь, корректно ли заполнен тот или иной конкретный документ.
Процедуры, формы для ведения записей о ходе процесса, контрольные перечни вопросов и т.п. – все они обеспечивают уверенность, что процессом управляют результативно. Существенно важно, чтобы аудиторы нашли время для понимания того, что требуется от процесса, который они аудитируют.
Проводить аудит второй и третьей стороны невозможно, если у аудитора нет времени понять спецификацию на производимую в организации продукцию или предоставляемые ею услуги, включая законодательные и нормативные требования. Профессиональным подходом к аудиту является тот, который позволяет аудитору идентифицировать слабые места в процессе и объективно решить, способна ли организация выполнить установленные требования. Метод «тропы аудита» применим ко всем аудитам, будь то внутренний аудит, аудит второй или третьей стороны.
Дата публикации: 10 декабря 2009 г.